Zgodnie z jego art. 77 5 rozporządzenie szczegółowo określające zasady ustalania należności z tytułu podróży służbowych (Dz.U. z 2013 r. poz. 167) obejmuje jedynie pracowników sfery budżetowej. Pozostałych dotyczy tylko wówczas, jeśli warunków wypłaty takich świadczeń nie określa obejmujący zatrudnionego układ zbiorowy, regulamin wynagradzania lub jego umowa o pracę. Kodeks zastrzega jedynie, że postanowienia wspomnianych aktów wewnątrzzakładowych (lub umowy) nie mogą określać wysokości diety za dobę delegacji na poziomie niższym od tej wskazanej w rozporządzeniu (30 zł). Nie wspomina zaś o innych należnościach wynikających z podróży. W swoim corocznym sprawozdaniu z działalności Państwowa Inspekcja Pracy wskazała, że niefortunna konstrukcja przepisów umożliwia firmom przyjęcie takich postanowień w regulacjach wewnątrzzakładowych lub umowach o pracę, które obciążą kosztami delegacji pracowników.

Eksperci uspokajają jednak, że w tym przypadku nie chodzi o przerzucenie na zatrudnionych wydatków na nocleg czy przejazd.

– Zgodnie z art. 77 5 par. 1 pracownikowi wysłanemu w podróż przysługują należności na pokrycie kosztów z nią związanych – wskazuje Dawid Zdebiak, radca prawny z kancelarii Gujski Zdebiak.

Jego zdaniem ten ogólny przepis zabezpiecza pracowników przed koniecznością sfinansowania wydatków, które wprost wynikają z delegacji (czyli np. wspomniany koszt noclegu lub przejazdu).

– Przepisy rozporządzenia wskazują jednak jeszcze na inne udokumentowane wydatki, które określa lub uznaje pracodawca – wskazuje Alina Giżejowska, radca prawny i partner w kancelarii Sobczyk i Współpracownicy.

Można do nich zaliczyć np. koszty leczenia (jeśli podwładny w delegacji zachoruje), opłaty za parking, nadbagaż (w razie przemieszczania się np. samolotem), przechowanie bagażu czy nawet przetransportowanie zwłok w razie śmierci zatrudnionego w trakcie podróży służbowej. Pracodawca może tak skonstruować postanowienia np. umowy o pracę, aby takimi kosztami obciążyć zatrudnionych. Podwładny jest słabszą stroną stosunku pracy, więc może przystać na takie warunki.

Alina Giżejowska tłumaczy, że w przypadku takich kosztów wiele zależy od ustaleń zawartych np. w regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę.

– Firmom może zależeć na bardzo ogólnym określaniu należności za delegację, aby móc łatwiej kwestionować ewentualne nadużycia zatrudnionych. Jednak z drugiej strony w razie sporu obu stron sąd może uznać, że skoro postanowienia wewnątrzzakładowe są nieprecyzyjne lub niepełne, to dany wydatek powinien pokryć zatrudniający – dodaje.