Łódzka firma z branży handlowej, aby uniknąć zarzutów naruszenia dóbr osobistych jej pracownika (przedstawiciela), zgodziła się wypłacić byłemu zatrudnionemu rekompensatę finansową za wykorzystywanie prywatnego smartfonu do celów służbowych. Zdecydowała się na taką ugodę, ponieważ sądziła, że sama zgoda na użytkowanie własnego urządzenia do celów zawodowych chroni zatrudniającego przed ewentualnymi roszczeniami pracownika.

– W podobnej sytuacji mogą znaleźć się inni pracodawcy, którzy godzą się na wykorzystywanie prywatnych telefonów w sprawach służbowych – ostrzegają eksperci.

Konieczne zasady

– Kwestia wykorzystywania prywatnych telefonów do celów służbowych nie jest uregulowana w przepisach. Pracodawca powinien więc opracować regulamin określający jego uprawnienia (np. to, czy może zdalnie usuwać dane dotyczące firmy z urządzenia należącego do pracownika) oraz cel i zakres stosowanego przez niego monitoringu urządzenia – mówi Katarzyna Dulewicz, radca prawny i partner w Kancelarii CMS Cameron McKenna.

Tłumaczy, że największym problemem może być takie ustalenie dostępu pracodawcy, aby nie mógł on zapoznać się z prywatnymi danymi i materiałami zatrudnionego. W ten sposób ograniczy ryzyko naruszenia dóbr osobistych pracownika (co umożliwiłoby temu ostatniemu dochodzenia zadośćuczynienia finansowego).

– Choć co do zasady wystarczy, aby zatrudniający informował o stosowanych metodach nadzoru nad zatrudnionymi, to w omawianym przypadku należy wystąpić o jego zgodę na monitoring telefonu – mówi Małgorzata Lorenc z firmy Lorenc – Doradztwo Kadrowe.

Podkreśla, że nie gwarantuje ona braku jakichkolwiek roszczeń ze strony pracowników, bo sądy lub generalny inspektor ochrony danych osobowych mogą ja podważyć jako zawartą przez dwie nierównoprawne strony (pracownik podlega pracodawcy). Ale na pewno wskazuje, że zatrudniający był zainteresowany porozumieniem z podwładnym w sprawie monitoringu i chciał tę kwestię unormować.

Pracodawcy powinni także pamiętać o poinformowaniu, że będą stosować konkretne aplikacje, i określeniu zasad ich używania. Dotyczy to np. usług geolokalizacji, które można wykorzystać do nadzoru nad pracownikiem, ale tylko w godzinach pracy.

Szczegółowe warunki

Pracodawca może także ograniczyć ryzyko wycieku poufnych informacji, np. w razie zgubienia telefonu lub oddania go do naprawy.

– Może zastrzec prawo do zdalnego usunięcia materiałów służbowych oraz zobowiązać zatrudnionego do informowaniu o przypadku utraty urządzenia. Niewywiązanie się z takiego wymogu może być przyczyną zwolnienia pracownika z tytułu naruszenia art. 100 par. 2 pkt 5 kodeksu pracy, który zobowiązuje do zachowania w tajemnicy informacji służbowych – wskazuje Katarzyna Dulewicz.

Podkreśla też, że przepisy nie przesądzają czy za udostepnienie prywatnego telefonu do wykonywania zadań służbowych pracownikom przysługuje wynagrodzenie. Wskazują jedynie, że ekwiwalent finansowy należy się np. pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego, choć do ich dostarczenia (ze względu na warunki pracy) zobowiązany jest pracodawca (art. 2379 par. 3 k.p.). Podobne świadczenie należy się telepracownikowi, który do wykonywania obowiązków służbowych wykorzystuje własny sprzęt (art. 6711 par. 2 ust. 3).

– Skoro ustawodawca przewidział wypłatę ekwiwalentów za wykorzystywanie własności pracownika, ale nie w stosunku do ich telefonów, można uznać, że zatrudnionym nie należy się za to świadczenie. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby pracodawca zdecydował o wypłacie takiej rekompensaty z własnej woli – uważa Katarzyna Dulewicz.

Bez wiedzy

W praktyce zdarza się też, że zatrudnieni wykorzystują prywatny telefon do celów służbowych bez wiedzy pracownika.

– W takich przypadkach nie mają jednak bezpośredniego dostępu do baz danych pracodawcy. Bez kodu dostępu nie zalogują się na firmowym serwerze – podkreśla Małgorzata Lorenc.

Jej zdaniem, jeśli pracownicy w inny sposób wprowadzają materiały służbowe do prywatnego telefonu bez zgody zatrudniającego, narażają się na naruszenie art. 100 par. 2 ust. 4 dotyczącego zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Uzasadnia ono wypowiedzenie umowy o pracę.