Definicja przyczyn usprawiedliwiających nieobecność pracownika w pracy zawiera zatem dwa człony. Jeden z nich obejmuje przypadki przewidziane i unormowane przez ustawodawcę, które z mocy prawa, po udowodnieniu ich przez pracownika, usprawiedliwiają jego nieobecność w pracy. Drugi człon normuje sytuacje nieprzewidziane i nieuregulowane przepisami prawnymi. Niemożność wykonywania pracy w tych przypadkach musi być wskazana przez pracownika, udowodniona, ale również uznana przez pracodawcę. Niektóre z takich przypadków, zdarzające się częściej, powinny zostać uregulowane w układach zbiorowych pracy lub regulaminach. Inne, występujące rzadziej, są przedmiotem uznania przez pracodawcę w każdej konkretnej sprawie. Pracownik, któremu na skutek nieuwzględnienia wskazanej przez niego usprawiedliwionej przyczyny nieobecności obniżono wynagrodzenie lub wymierzono karę pieniężną, ma prawo domagania się wyrównania uszczerbku także na drodze sądowej.

Jeżeli przyczyna nieobecności jest pracownikowi z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia, powinien on uprzedzić o tym pracodawcę i określić przewidywany czas nieobecności. W innych przypadkach pracownik obowiązany jest zawiadomić pracodawcę niezwłocznie, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Jeżeli sposób zawiadomienia nie jest unormowany odpowiednimi przepisami, zawiadomienia należy dokonać osobiście lub przez każdą inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności (np. telefaks, e-mail) albo drogą pocztową. Jeżeli szczególne okoliczności uniemożliwiły zawiadomienie pracodawcy, należy tego dokonać niezwłocznie po ustaniu tych przeszkód.

Dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są: zaświadczenia lekarskie, imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się przez kompetentny organ państwowy lub samorządowy oraz oświadczenie samego pracownika. Szczegółowe zasady usprawiedliwiające nieobecność w pracy obowiązujące u danego pracodawcy powinny być określone w regulaminie pracy lub w układzie zbiorowym.

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwienia nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281) wymienia dwie kategorie zwolnień od pracy. Są to zwolnienia przysługujące na podstawie kodeksu pracy (na poszukiwanie pracy, na badania lekarskie związane z ciążą, na opiekę nad dzieckiem do lat 14, okresowe i kontrolne badania lekarskie, udział w posiedzeniach komisji bhp i pojednawczej) oraz na podstawie przepisów wykonawczych do kodeksu pracy lub innych (w tym m.in. zwolnienia związane z nauką, piastowaniem funkcji społecznych, w celu wzięcia udziału w uroczystościach religijnych różnych kościołów i wyznań). Ponadto w samym rozporządzeniu ustalono listę zwolnień od pracy przysługujących pracownikom w określonych sytuacjach. Należą do nich m.in. zwolnienia związane z ważnymi wydarzeniami rodzinnymi i osobistymi w życiu pracownika, zwane zwolnieniami lub urlopami okolicznościowymi.

Za czas niektórych zwolnień od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, co ma miejsce wtedy, gdy zgodnie z art. 80 k.p. o odpłatności zwolnienia stanowi wyraźny przepis prawa pracy, np. w przypadku korzystania z urlopów okolicznościowych. Za czas pozostałych zwolnień pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie, ale w pewnych sytuacjach otrzymuje od właściwego organu rekompensatę pieniężną z tytułu utraconego wynagrodzenia, m.in. w razie wezwania do stawienia się przed organem administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sądu, prokuratury, policji albo organu prowadzącego postępowanie w sprawach o wykroczenia.

prof. JERZY WRATNY

Uniwersytet Rzeszowski