Utrzymanie etatu pracownika ze średnią krajową brutto to 4546 zł, z kolei z płacą minimalną to 2007 zł. Jednak to nie wszystkie wydatki związane z zatrudnieniem, jakie musi ponieść pracodawca.
Płaca minimalna w 2014 r. wynosi 1680 zł. Z tego pracownik otrzyma 1237 zł, a pozostałe 443 zł zostaną przekazane na konto ZUS i urzędu skarbowego. Dodatkowo pracodawca dopłaci minimum 327 zł, czyli 19,48 proc. kwoty brutto wynagrodzenia w postaci składek do ZUS. Składka może być wyższa, jeśli pracodawca ma wyższą niż minimalna stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe oraz jeśli ma obowiązek opłacać składkę na Fundusz Emerytur Pomostowych. Jednak faktyczny koszt zatrudnienia pracownika jest znacznie wyższy.

Badania, szkolenie bhp

Obowiązkowe koszty, jakie powoduje zatrudnienie pracownika, to okresowo szkolenie bhp – kosztuje minimum 60 zł i wykonuje się je średnio raz na 5 lat. Koszt szkolenia bhp może być znacznie wyższy, bo zakres szkolenia, a więc i jego cena są różne w zależności od stanowiska, którego dotyczą.
Jeszcze przed zatrudnieniem należy opłacić za przyszłego pracownika badania lekarskie. To minimum 60 zł, choć cena jest także zależna od regionu oraz od stanowiska, bo np. w przypadku zatrudnienia kierowcy koszt jego badań może być znacznie wyższy niż koszt badań dla pracownika biurowego. Dodatkowo badania należy powtarzać: średnio co 2 do 5 lat w zależności od stanowiska.

Fundusze

Niezależnie od tego, czy pracodawca tworzy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS), czy wypłaca świadczenie urlopowe, musi powiększyć fundusz płac o odpis na ten cel w wysokości 1093,93 zł. Przy spełnieniu określonych warunków może zrezygnować z tworzenia ZFŚS lub wypłacania świadczenia urlopowego, zaoszczędzając tym samym na kosztach. Jest to praktyka często stosowana zwłaszcza wśród małych przedsiębiorców. Nie może natomiast zrezygnować z wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, jeśli zatrudnia co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Średnio składka za jednego pracownika to ok. 90 zł za miesiąc.

Nieprzepracowane, a zapłacone

Pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego oraz prawo do płatnej 15-minutowej przerwy przy założeniu, że pracuje co najmniej 6 godzin w ciągu dnia. Co prawda, te koszty wliczone są w płacę zasadniczą, ale nie należy ich bagatelizować. Zakładając, że pracownik ma prawo do 26 dni urlopu oraz 15-minutowej przerwy oraz otrzymuje wynagrodzenie minimalne, to średniomiesięczny koszt jego urlopu i przerwy to 230 zł.
Regulacje prawne zapewniają pracownikowi prawo do wynagrodzenia w czasie choroby. Teoretycznie za chorego podwładnego pracodawca zapłaci mniej, bo wynagrodzenie chorobowe jest zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne i fundusz pracy, a zasiłek chorobowy jest wypłacany z funduszu ubezpieczeń chorobowych, a nie ze środków pracodawcy. Jednak poniesie on koszt zastępstwa tego pracownika, zatem w ogólnym rozrachunku firma poniesie dodatkowy, wyższy koszt. Może się zdarzyć, że w związku z długą nieobecnością pracownika potrzebne będzie zatrudnienie nowego, zatem ponownie poniesie koszt badania lekarskiego i szkolenia bhp.

Obsługa administracyjna

Należy ją liczyć w wysokości 50 zł na jednego zatrudnionego na umowę o pracę. Jest to minimum, jakie trzeba zapłacić miesięcznie za pełną obsługę kadrowo-płacową przez biuro rachunkowe. Zatrudnienie pracownika do celu obsługi płac i kadr na pełny etat ma sens, jeśli przedsiębiorca zatrudnia co najmniej 50 pracowników. Dopiero wówczas koszt pracownika do spraw kadr i płac zrównoważy się z kosztem obsługi przez biuro. Własny pracownik ma jednak tę przewagę, że jest na miejscu, a zadanie może wykonać bezzwłocznie.

Bonusy

Wszyscy pracownicy lubią otrzymywać premie. Jest to sygnał od pracodawcy, że są skuteczni w swoich działaniach, wykonują swoje obowiązki bardzo dobrze, a ich praca jest oceniana wysoko. Najtańszą gratyfikacją dla pracodawcy jest ustna pochwała i według badań „dziękuję” usłyszane od przełożonego jest pożądaną przez pracowników nagrodą. Dodatkowo jest nieopodatkowane i wolne od składek.
Wszelkie materialne bonusy dla pracowników wiążą się z dodatkową dopłatą. Co do zasady wszystkie otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń jest opodatkowana, a tylko skromną część z nich pozostawiono wolną od składek. Wobec czego pracodawca się zastanowi, zanim wyłoży ok. 165 zł, z których tylko 100 zł na rękę otrzyma pracownik.

Zmiennych jest wiele

Zmiana stanowiska to koszt dodatkowego badania lekarskiego oraz szkolenia stanowiskowego bhp. Zmiana nocna to średnio plus 2,40 zł kosztów za godzinę jednego pracownika. Zmiana umowy, zmiana pracownika to koszt dodatkowej obsługi administracyjnej. Jedynie zmiana etatu na niższy może zmniejszyć koszt wynagrodzenia.
Zmiennych w przypadku kosztów pracy jest tyle, że czasem warto rozważyć niezmienianie pracowników kosztem poniesienia kosztów na ich wyszkolenie i wykorzystanie do wykonania czynności przynoszących przedsiębiorstwu większe zyski.

Bardzo indywidualne

Ogromnym kosztem może być wyposażenie stanowiska – od kilkuset złotych do kilkuset tysięcy czy nawet milionów złotych – jest to sprawa bardzo indywidualna dla każdego przedsiębiorcy, dlatego pominięto je w niniejszym opracowaniu. Pracodawca musi zapewnić każdemu pracownikowi bezpieczne i higieniczne warunki pracy; a dodatkowo środki ochrony osobistej, posiłki profilaktyczne, odzież roboczą, ma obowiązek zrefundować pracownikowi okulary, jeśli te z racji wykonywanych czynności należą się pracownikowi. Wymienić można jeszcze wiele: deputaty, nagrody jubileuszowe, dodatki stażowe czy funkcyjne, ekwiwalenty za pranie odzieży, szkolenia doskonalące, odszkodowania za powstrzymywanie się od działalności konkurencyjnej, odprawy i inne.
A przede wszystkim pracodawca musi znaleźć sobie pracownika, czyli ponieść koszt rekrutacji (wizyta w urzędzie pracy – koszt paliwa i czas, ogłoszenie w internecie – koszt ogłoszenia, profesjonalne usługi rekrutacyjne – koszt jednomiesięcznego wynagrodzenia pracownika). Zatem tym bardziej powinien docenić tego kandydata, który sam do niego trafił.