W ubiegłym roku ZUS przeprowadził o 3,9 tys. więcej kontroli niż w 2012 r. Ich liczba co roku rośnie. W porównaniu z 2009 r. jest wyższa już o 1/5.

Zdaniem ekspertów najistotniejszą przyczyną zmasowanych wizytacji jest trudna sytuacja finansowa Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Jeśli kontrolerzy wykryją nieprawidłowości, zakład może nakładać kary (do 5 tys.) lub domagać się opłaty dodatkowej do wysokości 100 proc. nieopłaconych składek oraz odsetki ustawowe. Dlatego firmy nie oczekują spadku liczby wizyt w najbliższych latach, mimo przekazania do ZUS części składek zgromadzonych w OFE (150 mld zł).

Sam zakład twierdzi, że zwiększa swoją efektywność m.in. dzięki coraz bardziej zaawansowanym narzędziom informatycznym. – Pozwalają one szybciej i bardziej precyzyjnie realizować procedury związane z kontrolą – dodaje w oficjalnym stanowisku.

Jak ZUS sprawdza płatników

Jak ZUS sprawdza płatników

źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Są powody

Do obowiązków zakładu należy czuwanie nad prawidłowym obliczaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz ich terminową wpłatą przez płatników. Ważnym zadaniem jest też stwierdzanie obowiązku ubezpieczeniowego oraz ustalanie uprawnień do wypłaty świadczeń. Błędy nie oznaczają automatycznie wizyty kontrolerów.

– Jeśli ZUS wykryje nieprawidłowości, wzywa przedsiębiorcę do złożenia deklaracji korygującej. Dopiero gdy ten nie odpowie, wysyłana jest kontrola. Taki system powinien obowiązywać we wszystkich instytucjach państwowych – mówi Witold Polkowski, ekspert Pracodawców RP.

Zakład przygotowuje plan kontroli na dany rok. Kieruje się np. kryterium częstotliwości przeprowadzanych wizyt (z ustaleń DGP wynika, że wewnętrzne zarządzenia ZUS nakazują prześwietlić każdą firmę raz na dziesięć lat). Na podjęcie decyzji o wszczęciu nadzoru wpływa też monitorowanie Kompleksowego Systemu Informatycznego (obejmującego całość elektronicznych aplikacji ZUS). Dodatkowo przeprowadzane są kontrole pozaplanowe w ramach ustaleń własnych i w wyniku zawiadomienia (donosu).

Dzień dobry, tu ZUS

Kontrolerzy rzadko przychodzą niezapowiedziani. Potrafią dopasować się do terminu, który odpowiada płatnikowi, i wskazać, jakie zagadnienia będą ich najbardziej interesować. Nie przekraczają czasu przeznaczonego na kontrolę (12 dni w roku dla przedsiębiorców mikro, 18 dla małych firm, 24 dla średnich i 48 dla pozostałych). – Starają się raczej pomagać, niż piętnować – uważa Małgorzata Zioło, księgowa firmy Batek.

Zdaniem Witolda Polkowskiego kontrole są potrzebne w tym sensie, że uczą rozumienia przepisów ubezpieczeniowych, które – w powszechnej opinii – są niezwykle skomplikowane, a ich interpretacja niejednolita.

– Kontrolerzy zachowują się poprawnie, ale czasami nadużywają swoich uprawnień zwłaszcza wobec najmniejszych firm, np. żądając od przedsiębiorcy dokumentacji zatrudnienia w innej firmie – twierdzi z kolei Czesława Senik, wiceprezes Stowarzyszenia Poszkodowanych Przedsiębiorców RP. – Radzę osobom prowadzącym jednoosobowe firmy, żeby na czas kontroli przywoływali świadków, najlepiej osoby obce. To ukróci taką praktykę – dodaje.

Porady w tym zakresie są cenne, bo przepisy dają sprawdzającym szerokie uprawnienia. Mogą badać wszystkie dokumenty finansowo-księgowe i akta osobowe, spisywać i zabezpieczać składniki majątku płatnika, przesłuchiwać pracodawcę, ubezpieczonego i świadków. W wyjątkowych sytuacjach, np. w celu udaremnienia przestępstwa, mogą sprawdzić firmę pod nieobecność płatnika lub prowadzić kilka kontroli naraz.

Właściciel firmy musi podporządkować się wszystkim wymaganiom, jeśli nie chce być posądzony o utrudnianie lub udaremnianie nadzoru. Za takie przewinienie grozi sprawa sądowa. W 2013 r. inspektorzy skierowali 243 wnioski o nałożenie grzywny z tego powodu.

Najczęstsze uchybienia

Z danych ZUS wynika, że ujawnione na podstawie kontroli nieprawidłowości polegają przede wszystkim na unikaniu oskładkowania. Chodzi najczęściej o zawieranie umów o dzieło (które są nieozusowane) w warunkach świadczenia pracy na innych zasadach (najczęściej zlecenia). Kolejna powszechna nieprawidłowość polega na braku zgłoszenia przychodów z umów cywilnoprawnych wykonywanych na rzecz własnego pracodawcy. Niepotrzebnie opłacane są też składki za osoby pobierające zasiłki macierzyńskie i przebywające na urlopach wychowawczych oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – za ubezpieczonych, którzy osiągnęli wiek 55 lat (kobiety) oraz 60 lat (mężczyźni).

Czesława Senik podaje inną kolejność najczęstszych naruszeń przepisów. Jej zdaniem w przypadku małych firm ZUS kwestionuje zasadność wypłaty kobietom zasiłków macierzyńskich i wychowawczych oraz podważa zbiegi tytułów i prawdziwość zawieszenia działalności gospodarczej.