Bartłomiej Raczkowski adwokat i partner Kancelaria Sołtysiński, Kawecki & Szlęzak Kwestię tę regulują specjalne przepisy w kodeksie spółek handlowych, których brzmienie w odniesieniu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i do spółki akcyjnej jest zbliżone. Są to odpowiednio art. 210 i 379 k.s.h. Z przepisów tych wynika, że w takich przypadkach za spółkę powinna działać rada nadzorcza albo specjalny pełnomocnik, powołany uchwałą zgromadzenia wspólników w przypadku sp. z o.o. albo walnego zgromadzenia w przypadku s.a. Spółka może swobodnie wybrać, którą metodę reprezentacji wybierze. Jeżeli więc Jan Kowalski zostanie powołany do zarządu spółki, a w ślad za tym powstaje potrzeba zawarcia z nim kontraktu menedżerskiego albo umowy o pracę, to umowy takiej w imieniu spółki nie podpisują pozostali członkowie zarządu, lecz rada nadzorcza albo wspomniany specjalny pełnomocnik. Trzeba pamiętać o tym, że w celu powołania takiego pełnomocnika potrzebne jest odbycie, a więc również zwołanie, zgromadzenia wspólników w sp. z o.o. albo walnego zgromadzenia w s.a. Procedury te mogą trwać nawet kilka tygodni (w pewnych wyjątkowych przypadkach w sp. z o.o. zgromadzenie wspólników może odbyć się bez formalnego zwołania). Kiedy zapadnie uchwała zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia o powołaniu danej osoby na takiego pełnomocnika, wówczas osoba ta może podpisać umowę z Janem Kowalskim. Działanie przez radę nadzorczą łączy się z pewnymi problemami prawnymi. Cóż to mianowicie oznacza, że spółkę ma reprezentować rada nadzorcza? Czy oznacza to, że umowę mają podpisać wszyscy członkowie rady, czy na przykład przewodniczący rady, czy też ma się to odbyć w jakiś inny sposób? Zasadą jest, iż rada nadzorcza jako organ kolegialny działa poprzez uchwały. Uważam więc, że jeżeli w danym przypadku działaniem rady ma być wyrażenie oświadczenia woli, to powinno się to odbyć w formie uchwały. Rada powinna więc uchwalić zawarcie z Janem Kowalskim umowy o treści określonej w tej samej uchwale. Jeżeli na dokumencie zawierającym treść umowy, odpowiadającą treści zawartej w uchwale, podpis złoży również Kowalski, to dojdzie do zawarcia umowy (pominę tutaj analizę tego, czy z punktu widzenia przepisów kodeksu cywilnego spełnia to wymogi zachowania formy pisemnej). W praktyce jednak poszukuje się takiego sposobu reprezentacji spółki przez radę, w wyniku którego powstanie dokument z podpisami obu stron – spółki i Kowalskiego. Uważam, że zgodne z prawem jest, aby w ślad za zawarciem umowy w sposób opisany powyżej doszło do jej technicznego podpisania w imieniu spółki np. przez przewodniczącego rady, który do takiego podpisu powinien być upoważniony również uchwałą rady. Oczywiście można dyskutować z podziałem czynności na zawarcie umowy w drodze uchwały i techniczne potwierdzenie tego przez podpisanie. W szczególności, znane mi są przypadki uznawania, w jednym nawet przez sąd okręgowy, że decydującą czynnością jest właśnie owo podpisanie. Uznano, że jeżeli dokonał go jednoosobowo przewodniczący rady, to stanowi to naruszenie przepisów k.s.h. o reprezentacji spółki wobec członka zarządu, gdyż rada nie działała kolegialnie.