Centrala ZUS wyjaśnia, że formularz ZSWA służy zgłoszeniu okresów pracy, w których ubezpieczony wykonywał obowiązki we wspomnianych szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. W takim dokumencie muszą zostać zawarte informacje dotyczące pracowników, za których firmy obowiązkowo muszą płacić składki na FEP. Dotyczy to nie tylko bieżącego okresu, ale także danych od roku 2010 r. przekazywanych za osoby, które w 2009 r. wykonywały prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Konieczne elementy

Firma wypełniająca taki dokument musi wpisać prawidłowy identyfikator zgłoszenia. Niezbędne jest podanie numeru raportu oraz wskazanie roku kalendarzowego. Pierwszy dokument za dany rok kalendarzowy ma numer 001. Może być to zarówno dokument za poprzedni rok kalendarzowy (jeśli w jego trakcie nie było konieczności składania dokumentów za poszczególnych ubezpieczonych), jak i za obecny (np. za ubezpieczonego, który zgłosił wniosek o emeryturę pomostową w trakcie roku). Firma wypełniająca ten dokument musi numerować kolejne dokumenty ZUS ZSWA dotyczące tego samego roku kalendarzowego kolejnymi identyfikatorami (z zakresu 001–999). Nie ma przy tym znaczenia, czy w dokumencie dokonywane są zgłoszenia, czy też ich korekty.

Przedsiębiorca, wypełniając formularz, musi też bezbłędnie podać numer identyfikacji podatkowej oraz numer REGON.

Dokumenty składane do ZUS umożliwiają również zgłoszenie pracownika przez przedsiębiorcę będącego osobą fizyczną. W takim przypadku konieczne jest wpisanie numeru PESEL oraz ewentualnie dowodu osobistego lub paszportu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej.

Dane o zatrudnionych

Firma musi też przekazać do ZUS informacje o osobach wykonujących prace uprawniające do emerytury pomostowej. Z tego powodu niezbędne jest podanie danych osobowych zatrudnionego (w tym numeru PESEL). Taki wpis w przyszłości będzie podstawą do ustalenia prawa do wymienionego wcześniej świadczenia. Właśnie z tego powodu pracodawca musi podać dokładnie datę rozpoczęcia okresu świadczenia wspomnianej pracy. Tym samym niezbędne jest wskazanie dnia, miesiąca i roku. Firma musi także podać kod pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze i zawiadomić ZUS o tym, do kiedy ona trwała.