Dziś trudno sobie wyobrazić prowadzenie przedsiębiorstwa bez systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie kadrami. Jak potwierdza badanie agencji Michael Page „Globalny barometr HR, 2013” już 95 proc. szefów HR używa takich rozwiązań. Stosowanie odpowiednich narzędzi IT jest istotne nie tylko do sprawnego funkcjonowania działu, ale szerokiej strategii budowania i motywowania zespołu. Według Michael Page w 2013 aż 93 proc. firm planuje działania związane z zatrzymaniem pracowników, a 86 proc. – rekrutację. Bez systemów HR nie wykonają sprawnie tego zadania.

Aby system HR spełniał pokładane w nim oczekiwania i przynosił korzyści musi być dobrany pod kątem zadań jakie ma pełnić w organizacji. Każda firma ma własne priorytety jednak kilka zasad dotyczących doboru rozwiązania HR jest niezmiennych. System powinien być łatwy w obsłudze (z elementami samoobsługi), elastyczny, zintegrowany, o przejrzystym interfejsie. Powinien mieć modułową budowę, również z funkcjami „miękkiego” HR, pozwalającą skonfigurować rozwiązanie optymalne dla profilu przedsiębiorstwa, a w razie potrzeby umożliwiać jego rozbudowę. Najlepiej by pochodził od znanego dostawcy. Doświadczenie dostawcy i jego znajomość otoczenia rynkowego istotne jest zwłaszcza w przypadku wdrożeń zaawansowanych, gdyż pozwala na implementację rozwiązania dostosowanego do potrzeb konkretnej organizacji. System HR może być wdrożony zarówno na serwerach firmowych jak i zakupiony w modelu usługowym (SaaS). Model abonamentowy pozwala na korzystanie z nowoczesnych technologicznie rozwiązań bez ponoszenia wysokich kosztów.

Wykorzystanie narzędzi IT w zarządzaniu kadrami ma bezpośrednie przełożenie na wyniki finansowe, gdyż zmniejszają się koszty prowadzenia działalności i zwiększa efektywność procesów biznesowych. Wystarczy spojrzeć na konkretne korzyści jakie uzyskali klienci jednego z wiodących na rynku polskim dostawców systemu wspomagającego zarządzanie twardym i miękkim HR. Optymalizacja procesów kadrowych wraz z obszarem miękkiego HR pozwoliła im zaoszczędzić do 62 godz. pracy miesięcznie. Sama optymalizacja oceny pracowniczej zmniejszyła o 15 proc. koszty administracyjne. Dzięki przejściu na elektroniczny obieg dokumentów uzyskano oszczędności na poziomie 200 tys. zł rocznie. Przedsiębiorstwo wysyłające z systemu HR 57 000 egzemplarzy e-PIT-11 zaoszczędziło ok. 114 ryz papieru i 6 tonerów do drukarek. Inna firma poprzez automatyzację przelewów skróciła czas ich wykonania z 3 godz. do 15 minut.

Komentarz eksperta

Wojciech Romanowicz,
dyrektor działu opieki eksploatacyjnej w firmie UNIT4 TETA SA

Coraz więcej organizacji decyduje się na wymianę, rozbudowę lub wdrożenie nowego systemu IT do obsługi kadr. Szukają rozwiązań wspierających również „miękki” HR m. in. rekrutację, szkolenia, oceny pracownicze. Cena systemu nawet dla mniejszych firm przestaje być najważniejszym kryterium wyboru, gdyż mogą zdecydować się na model abonamentowy (SaaS) i korzystać z zaawansowanych rozwiązań bez dużych nakładów finansowych.

Jak zmienia się HR po wdrożeniu oprogramowania? Pobierz Raport UNIT4 TETA i ICAN Institute