Wkrótce firmy będą mogły korzystać z nowej wersji bezpłatnego programu Płatnik (9.01.001). Wdrożenie programu będzie odbywało się etapami.

Na przełomie listopada i grudnia br. rozpocznie się udostępnianie programu Płatnik, jednak płatnicy składek będą początkowo korzystać tylko z funkcjonalności dotyczącej obsługi nowych kodów i wzorów dokumentów ubezpieczeniowych. Pozostałe, związane z weryfikacją dokumentów na podstawie danych w ZUS, będą sukcesywnie uruchamiane w 2014 r., ze względu na konieczność przygotowania się płatników do sporządzania dokumentów z uwzględnieniem nowych wymagań weryfikacji. Etapowe wdrażanie do użytku nowego programu Płatnik podyktowane jest przede wszystkim tym, aby płatnicy składek mogli zapoznać się z nowymi wymaganiami i bezproblemowo przejść do stosowania pełnego programu Płatnik.

Automatyczna kontrola

Warunkiem niezbędnym do posługiwania się programem Płatnik po wdrożeniu wszystkich funkcjonalności jest dostęp do internetu i posiadanie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego certyfikatem kwalifikowanym. Dzięki temu będzie mogła odbywać się dwustronna komunikacja: program Płatnik – ZUS.

Jest to zupełnie nowe rozwiązanie, bowiem w dotychczasowych wersjach użytkownik sporządzał dokumenty na podstawie danych wprowadzanych samodzielnie lub z programu kadrowo-płacowego. W wersji 9.01.001 dokumenty będą wypełniane w oparciu o te pobrane online z bazy ZUS. Automatycznie będzie przeprowadzana kontrola ich poprawności. Dzięki temu dane w programie i w systemie ZUS będą spójne, a weryfikacja dokumentów wysyłanych do ZUS – zawsze poprawna.

Jeśli dane niezbędne do sporządzenia dokumentów nie zostaną potwierdzone w ZUS, program nie pozwoli na wysyłkę dokumentów (występują tu nieliczne wyjątki, m.in. nie dotyczy to dokumentów zakładających konto płatnika osoby fizycznej). W określonych sytuacjach wysyłka może być również blokowana, np. gdy w jednej przesyłce będą znajdować się dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe, lub uzupełniana o dodatkowe funkcje, np. oznaczenie właściwej kolejności przetworzenia dokumentów zgłoszenia i wyrejestrowania.

System podpowie

Wersja 9.01.001 będzie miała również funkcję przypominania o konieczności sporządzenia i wysłania dokumentów do ZUS. Przykładowo – podczas tworzenia dokumentu wyrejestrowującego płatnika składek program umożliwi automatyczne wyrejestrowanie również wszystkich ubezpieczonych, tworząc odpowiednie dokumenty. Podczas tworzenia przez użytkownika dokumentu Informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek (ZUS ZBA) program sam podpowie numery rachunków bankowych, a podczas tworzenia dokumentu Informacja o adresach prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek (ZUS ZAA) – zgłoszone wcześniej adresy prowadzenia działalności gospodarczej.

W przypadku zmiany stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe w deklaracji rozliczeniowej (ZUS DRA) pojawi się komunikat o konieczności utworzenia i wysłania do ZUS również imiennych raportów miesięcznych (ZUS RCA) z przeliczoną składką na ubezpieczenie wypadkowe.

Dzięki nowej funkcjonalności tzw. kreatora, znacznie prostsze będzie tworzenie Informacji miesięcznej dla osoby ubezpieczonej i Informacji rocznej dla osoby ubezpieczonej – dokumentów, które zastąpiły dotychczasowy Imienny raport miesięczny dla osoby ubezpieczonej (ZUS RMUA).

Zastąpienie raportu ZUS RMUA informacją miesięczną i roczną wynika ze zmian w przepisach. Wersja 9.01.001. programu Płatnik uwzględnia także pozostałe zmiany prawa w dokumentach rozliczeniowych ZUS DRA, ZUS RCA i ZUS RZA, zgłoszeniowych ubezpieczonego oraz aktualizację kodów wykorzystywanych przy tworzeniu dokumentów ubezpieczeniowych.

Dokumenty przez sieć

ZUS przygotował również zmiany w aplikacji e-Płatnik. Jest ona dedykowana małym i średnim firmom, zatrudniającym do 100 osób. Oprogramowanie dostępne jest na portalu pue.zus.pl.

Aby móc pracować w aplikacji e-Płatnik, należy mieć nadane uprawnienia do roli płatnika oraz aktywować aplikację dla niego. W momencie aktywacji e-Płatnika pobierane są aktualne dane identyfikacyjne i ewidencyjne płatnika z Kompleksowego Systemu Informatycznego ZUS (KSI ZUS), które stają się widoczne w kartotece płatnika, oraz dane aktualnie zgłoszonych ubezpieczonych – w ich kartotekach.

W ramach tej aplikacji płatnicy już od ubiegłego roku wypełniają i przekazują do ZUS dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe przez internet, z wykorzystaniem danych prosto z KSI ZUS. Dzięki zastosowaniu kreatorów, które prowadzą użytkownika krok po kroku, aplikacja jest łatwa w obsłudze. Dokumenty tworzone w ramach oprogramowania przed wysłaniem są weryfikowane.

Za pomocą e-Płatnika można również opłacać składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych (tzw. płatności ubezpieczeniowe) z banków Inteligo i PKO.

Na stronie internetowej ZUS dostępne są ulotki z serii PUE krok po kroku, zawierające szczegółowo opisany proces tworzenia i wysyłania dokumentów ubezpieczeniowych za pomocą aplikacji ePłatnik.

W jednej przesyłce

W IV kwartale br. w aplikacji ePłatnik zostały wdrożone zmiany, których celem jest zmniejszenie liczby błędnych dokumentów przekazywanych do ZUS i unikania konieczności wykonywania ich korekty przez płatników po długim czasie.

Wśród wprowadzonych zmian szczególną uwagę należy zwrócić na automatyczne tworzenie dokumentów wyrejestrowujących ubezpieczonych oraz członków ich rodziny.

Jeżeli płatnik będzie chciał wyrejestrować ubezpieczonego, wówczas z aplikacji e-Płatnik otrzyma informację o konieczności wyrejestrowania członków rodziny, a aplikacja utworzy odpowiedni dokument. Jeżeli natomiast zaistnieje sytuacja zaprzestania prowadzenia działalności przez płatnika, to w momencie tworzenia ZUS ZWPA aplikacja wygeneruje dokumenty wyrejestrowujące zarówno aktualnych ubezpieczonych, jak również członków ich rodzin.

Ponadto wprowadzono kontrolę wysyłki pary dokumentów ZUS ZWUA/ZUS ZUA lub ZUS ZZA jako zgłoszenie zmiany (wyrejestrowanie ubezpieczonego/zgłoszenie ubezpieczonego) w jednej przesyłce oraz blokowanie przekazywania do ZUS dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych w tej samej przesyłce.

W oprogramowaniu wprowadzono również zmiany wynikające z rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 9 września 2013 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2013 r. poz. 1101).

Za pomocą e-Płatnika można również opłacać składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych (tzw. płatności ubezpieczeniowe) z banków Inteligo i PKO

Zofia Stefaniak, główny specjalista w wydziale organizacji usług elektronicznych w departamencie obsługi klientów ZUS