Platforma usług elektronicznych umożliwia m.in. sprawdzenie stanu konta, składanie formularzy czy przekazywanie reklamacji. Swój internetowy profil można uzyskać po zarejestrowaniu się w portalu Pue.zus.pl. W zależności od tego, w jakiej roli występuje klient, do takich danych uzyskuje dostęp po zarejestrowaniu na platformie.
Dostępny bez ograniczenia czasu i miejsca internet stał się powszechnym sposobem wymiany informacji, a załatwianie spraw drogą elektroniczną jest wygodną formą kontaktu klienta z wybraną instytucją. W przypadku ZUS taką możliwość daje platforma usług elektronicznych (PUE).

Portal dla wszystkich

Platforma jest to zestaw zintegrowanych ze sobą systemów informatycznych, które za pomocą portalu PUE, centrum obsługi telefonicznej i samoobsługowych urządzeń Informacyjnych udostępniają obywatelom i przedsiębiorcom usługi z zakresu objętego działalnością ZUS oraz usprawniają realizację tych usług, umożliwiając korzystanie z nich za pośrednictwem nowoczesnych kanałów komunikacji.
W portalu PUE zamieszczane są treści ogólnodostępne, dedykowane dla wszystkich klientów oraz tych zarejestrowanych.
Po wejściu na stronę internetową Pue.zus.pl użytkownik witany jest przez wirtualnego doradcę. Awatar na bieżąco udziela ogólnych informacji na tematy związane z funkcjonowaniem ZUS oraz ubezpieczeniami społecznymi. Można zadać pytanie z zakresu zasiłków, świadczeń emerytalno-rentowych, kapitału początkowego, ubezpieczenia zdrowotnego oraz składek i ulg związanych z ich opłacaniem, a wirtualny doradca udzieli odpowiedzi w czasie rzeczywistym.

Zaufany profil

W celu skorzystania z usług spersonalizowanych należy posiadać na PUE swój profil (konto). Profil PUE można uzyskać po zarejestrowaniu się na portalu Pue.zus.pl. Dla bezpieczeństwa danych, do których uzyskuje się dostęp, po rejestracji trzeba potwierdzić swoją tożsamość i dopiero wówczas profil PUE zostanie aktywowany.
Osoby, które posiadają profil zaufany ePUAP lub certyfikat kwalifikowany, mogą dokonać potwierdzenia tożsamości (uwierzytelnienia) samodzielnie podczas rejestracji profilu PUE.
W tych przypadkach uzyskanie spersonalizowanego dostępu do danych w ZUS nie wymaga wizyty klienta w placówce, ponieważ stosując certyfikat kwalifikowany lub profil zaufany ePUAP, klient sam potwierdza swoją tożsamość. Natomiast pozostałe osoby muszą „zaufać swój profil”, czyli potwierdzić dane, dla których rejestrowane jest konto dostępu do indywidualnych danych w ZUS. W tym celu muszą osobiście odwiedzić jednostkę ZUS i na podstawie okazanego dokumentu tożsamości pracownik ZUS „zaufa profil”.

Wybrać panel

W portalu PUE dla każdej grupy klientów przygotowano specjalny panel ułatwiający załatwienie spraw, które ich dotyczą:
● panel dla ubezpieczonych – umożliwia m.in. składanie wniosków i dokumentów oraz zadawanie pytań przez internet, jak również zapewnia dostęp do danych zapisanych na indywidualnych kontach ubezpieczonych w ZUS;
● panel dla świadczeniobiorców – umożliwia m.in. otrzymywanie informacji o przyznanych i wypłaconych świadczeniach, składanie wniosków i dokumentów oraz zadawanie pytań;
● panel dla płatników składek – umożliwia zapoznanie się z danymi zgromadzonymi na indywidualnym koncie płatnika w kompleksowym systemie informatycznym ZUS (KSI ZUS) oraz korzystanie z aplikacji ePłatnik, składanie wniosków i dokumentów oraz zadawanie pytań,
● panele dla grup specjalistów: lekarzy i komorników.
W zależności od tego, w jakiej roli w ZUS występuje klient (ubezpieczonego, płatnika składek, świadczeniobiorcy, lekarza czy komornika), do takich danych uzyskuje dostęp po zarejestrowaniu i uwierzytelnieniu.

Dane dla firm

Przedsiębiorca będący płatnikiem składek po zalogowaniu się na swój profil uzyskuje dostęp do szczegółowych informacji zgromadzonych na koncie płatnika. Może sprawdzić m.in.dane:
● identyfikacyjne, ewidencyjne, dane adresowe, dotyczące biura rachunkowego oraz rachunków bankowych płatnika składek,
● dotyczące wysokości stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, opłacanej aktualnie przez płatnika składek,
● z deklaracji rozliczeniowych o podstawach wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz o wpłatach dokonanych przez płatnika w podziale na poszczególne fundusze,
● dotyczące osób zgłoszonych do ubezpieczeń przez płatnika składek,
● o zawiadomieniach i ponagleniach wysłanych do płatnika składek, w związku z nieprawidłowościami w dokumentach złożonych do ZUS i brakującymi dokumentami oraz wpłatami.
Prezentowane informacje pochodzą z okresu ostatnich 12 miesięcy. Jeżeli użytkownikowi potrzebne są dane wcześniejsze, to powinien zamówić dane archiwalne, które dostępne będą na portalu w ciągu 48 godzin.

E-dokument

Na portalu Pue.zus.pl przedsiębiorca może również załatwić większość spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi bez potrzeby osobistej wizyty w placówce. Nie tylko sprawdzić swoje dane na koncie, ale także złożyć dokumenty elektroniczne. Należą do nich m.in. wnioski o:
● rozliczenie konta płatnika składek,
● przeksięgowanie wpłaty pomiędzy kontami płatników,
● wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek,
● kontrolę prawidłowości wystawienia zaświadczenia lekarskiego.
Aktualnie dostępnych jest ponad 100 różnych wzorów dokumentów elektronicznych. Wysłanie dokumentów z PUE wymaga podpisania ich bezpiecznym podpisem elektronicznym osoby lub przy użyciu bezpłatnego profilu zaufanego ePUAP.
Przekazywane w formie elektronicznej dokumenty trafiają bezpośrednio do systemu informatycznego ZUS, a do każdego z nich jest wystawione Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPP), będące potwierdzeniem wpływu dokumentu do ZUS. Jeżeli załatwienie jakiejś sprawy wymaga jednak osobistej wizyty w placówce ZUS, to przez internet można zarezerwować wizytę z odpowiedniej grupy tematycznej, na określony dzień i godzinę. Wówczas, po zgłoszeniu się w placówce, bez oczekiwania zainteresowany zostanie przyjęty przez pracownika obsługującego daną grupę klientów.
Płatnicy składek mogą skorzystać z udostępnionej w ramach portalu aplikacji ePłatnik, która umożliwia wypełnianie i przygotowanie do przekazania do ZUS dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych. Jeśli posiadają certyfikat kwalifikowany lub profil zaufany ePUAP, mogą je wysłać do ZUS drogą elektroniczną.

Konsultanci COT

Funkcjonujące od 14 czerwca 2012 r. centrum obsługi telefonicznej (COT) zostało utworzone przez ZUS w celu jednolitej, kompleksowej obsługi klientów, bez konieczności odsyłania ich do terenowych jednostek organizacyjnych (TJO) ZUS i przy zachowaniu możliwie najwyższych standardów zarówno pod względem merytorycznym, jak i zasad profesjonalnego świadczenia usług telefonicznych. Konsultanci COT są dostępni dla klientów we wszystkie dni robocze (poniedziałek – piątek) w godz. 7.00–18.00. Uzupełnieniem bezpośredniej obsługi jest automatyczny telefoniczny system informacyjny (IVR), dostępny 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu. Umożliwia on uzyskanie informacji o charakterze ogólnym, dotyczącym każdego obszaru działalności ZUS.
Z pomocą COT można skorzystać z możliwości, jakie daje Platforma Usług Elektronicznych. Po uwierzytelnieniu osoby dzwoniącej (przez podanie identyfikatora i hasła do COT) można m.in. uzyskać informacje o danych zgromadzonych na indywidualnym koncie w ZUS. Poza tradycyjnym połączeniem telefonicznym możliwe są też inne formy kontaktu z COT: e-mail, czat oraz usługa Skype.
Z przedstawionych powyżej rozwiązań korzystają przedsiębiorcy – płatnicy składek, ubezpieczeni i świadczeniobiorcy. Przedsiębiorcy posiadający profil PUE i dysponujący hasłem dostępu do COT mogą uzyskać od konsultanta szczegółowe informacje o danych zgromadzonych na koncie, dokumentach, wpłatach itd. COT pomaga przedsiębiorcom w wyborze formularza, odpowiedniego ze względu na zakres informacji, jakie płatnik składek chciałby uzyskać w odpowiedzi zwrotnej. Za pośrednictwem COT możliwe jest przekazanie wniosków i uwag do dowolnej jednostki ZUS w kraju.

Pomoc urzędomatu

W ramach projektu platforma usług elektronicznych dla klientów ZUS we wszystkich oddziałach i wyranych inspektoratach zainstalowane zostały wielofunkcyjne, samoobsługowe urządzenia informacyjne – urzędomaty. Dzięki nim każdy klient może:
● złożyć w formie papierowej dowolny dokument i wniosek z zakresu zadań realizowanych przez ZUS – w tym dokumenty ubezpieczeniowe – i otrzymać potwierdzenie ich złożenia,
● skorzystać z serwisów internetowych ZUS, ze szczególnym uwzględnieniem dostępu do PUE i jej funkcjonalności (pue.zus.pl, www.zus.pl, http://e-inspektorat.zus.pl/, http://mojaskladka.zus.pl/, http://mojaemerytura.zus.pl/),
● skontaktować się z konsultantem COT.
Z urzędomatu mogą również korzystać osoby niepełnosprawne poruszające się na wózkach inwalidzkich, niedowidzące i niedosłyszące.

1. Obecność na PUE nieobowiązkowa

Właśnie zamierzam założyć działalność gospodarczą. Czy muszę być zarejestrowana na PUE?

Osoba fizyczna rozpoczynająca prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej nie musi być zarejestrowana na PUE. Wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej składa w CEIDG. Natomiast po utworzeniu konta płatnika składek w centralnym rejestrze płatników składek (CRP) w ZUS oraz rejestracji profilu płatnika na PUE uzyska dostęp do swoich danych jako płatnika. Posiadanie konta na portalu PUE umożliwi również załatwianie wielu spraw bez konieczności osobistej wizyty w placówce ZUS.

2. Z e-podpisem łatwiej

Prowadzę firmę i mam swoje konto na PUE. Nie posiadam natomiast certyfikowanego e-podpisu. Do czego jest on mi potrzebny?

Płatnik składek posiadający konto na PUE może wysyłać dostępne na profilu, w katalogu usług elektronicznych wnioski i dokumenty elektroniczne po podpisaniu ich bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym certyfikatem kwalifikowanym lub profilem zaufanym ePUAP. Posiadając podpis elektroniczny, po aktywowaniu aplikacji ePłatnik, płatnik składek może również tworzyć i wysyłać dokumenty ubezpieczeniowe.

3. Wniosek o wydanie zaświadczenia

Potrzebuję zaświadczenia o niezaleganiu ze składkami ubezpieczeniowymi. Czy mogę je uzyskać za pośrednictwem Internetu?

Osoba zalogowana na portalu PUE jako płatnik składek może wysłać elektroniczny wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek (ZUS EWN). Wniosek dostępny jest w menu Usługi. Katalog usług elektronicznych. Wyszukanie wniosku ułatwia wpisanie słowa kluczowego w Filtrze, np. EWN lub „niezaleganie”. Po wypełnieniu i zweryfikowaniu wniosek można wysłać. Po wysłaniu wniosku podpisanego certyfikatem kwalifikowanym lub profilem zaufanym ePUAP, użytkownik otrzyma urzędowe poświadczenie przedłożenia (UPP) informujące o przyjęciu wniosku w ZUS. Odpowiedź użytkownik otrzyma na profilu PUE w Skrzynce odbiorczej menu Dokumenty i wiadomości. Korespondencja z ZUS. Będzie się mógł zapoznać z dokumentem po podpisaniu urzędowego poświadczenia doręczenia (UPD).

Na stronie internetowej ZUS, w ulotce „PUE krok po kroku. Wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek” można zapoznać się z opisanym szczegółowo sposobem postępowania o wydanie zaświadczenia.

Podstawa prawna

Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2013 r. poz. 205).

Zofia Stefaniak, główny specjalista w wydziale organizacji usług elektronicznych w departamencie obsługi klientów