Narzędzie, które daje wymierne efekty

Wykorzystanie narzędzi IT w zarządzaniu kadrami ma bezpośrednie przełożenie na wyniki finansowe, gdyż zmniejszają się koszty prowadzenia działalności i zwiększa efektywność procesów biznesowych. Wystarczy spojrzeć na konkretne korzyści jakie uzyskali klienci UNIT4 TETA. Dzięki wdrożeniu systemu TETA Personel są oni w stanie zaoszczędzić aż 200 000 zł rocznie, zyskać dodatkowe 62h miesięcznie dla jednego tylko działu albo skrócić czas wykonywania zadania z 3h do 15 min.

Czy można dziś sobie wyobrazić sprawnie działający dział kadr w firmie bez wsparcia odpowiedniego oprogramowania?

Dziś bez systemu informatycznego, który przede wszystkim obsługuje procesy administracyjne i płace, czyli tzw. twardy HR, trudno wyobrazić sobie sprawnie funkcjonujący dział kadr. W związku z tym, że działy HR przejmują coraz większa liczbę zadań, konieczne staje się korzystanie z systemów informatycznych wspomagających ich efektywność.

Jak prezentują się pod tym względem polskie firmy. Czy chętnie wykorzystują nowoczesne narzędzia IT do zarządzania kadrami?

Michael Page w badaniu „Globalny Barometr HR 2013” podaje, że 98 proc. działów HR w Polce korzysta z systemów kadrowo-płacowych. Jednak z naszych doświadczeń wynika, że nadal wiele firm traktuje inwestycję w system HR jako konieczność, nie wiążąc z nią nadziei na zwiększenie efektywności działania. Dlatego firmy zazwyczaj poprzestają na wdrożeniu funkcjonalności związanej z administracją kadrami i płacami. Nie szukają w obszarze tzw. miękkiego HR, w którym informatyzacja mogłaby przynieść konkretne profity, a szkoda bo np. proces obsługi szkoleń pracowników może przynieść oszczędności na poziomie 25 proc. dotychczasowych kosztów administracyjnych.

W jakim kierunku rozwija się oprogramowanie do zarządzania i co oferują dziś najlepsze rozwiązania w tej dziedzinie?

Systemy HR rozwijają się wraz z rozwojem rynku. Rozwój systemów HR dąży w kierunku coraz szerszego zarządzania miękkim HR. Coraz więcej firm zauważa potrzebę stosowania odpowiedniej polityki motywacyjnej i szkoleniowej. W UNIT4 TETA staramy się aby oprogramowanie, które oferujemy było elastyczne i zmieniało się wraz z firmą, zawsze stanowiąc wartość dodaną. Pracując blisko z klientami z danej branży, umożliwiamy im dokładne zdefiniowanie obszarów, które według nich wymagają szczególnej i specyficznej obsługi, co przynosi podwójną korzyść – i dla danego klienta i dla wszystkich firm na tym rynku, które korzystają potem z tych rozwiązań.

Z jakiej wielkości nakładami musi się liczyć firma średniej wielkości, która dziś wdraża system informatyczny do zarządzenia kadrami i po jakim czasie taka inwestycja się zwraca?

To zależy. Każdorazowo wdrożenie systemu poprzedza analiza przedwdrożeniowa. Analiza przedwdrożeniowa jest procesem, podczas którego specjaliści przeprowadzają rozpoznanie faktycznych potrzeb firmy. Dzięki temu możemy dobrze zaprojektować i zaplanować kompletne wdrożenie, w zakładanym czasie i w ramach przeznaczonego na ten cel budżetu. Każda organizacja cechuje się własnymi procesami biznesowymi. Rozwiązania UNIT4 TETA są zdolne dostosować się do każdej specyfiki organizacyjnej.

Na co powinna zwracać uwagę firma kupując i wdrażając taki system?

Aby system HR spełniał pokładane w nim oczekiwania i przynosił korzyści musi być dobrany pod kątem zadań jakie ma pełnić w organizacji. Każda firma ma własne priorytety jednak kilka zasad dotyczących doboru rozwiązania HR jest niezmiennych. System powinien być łatwy w obsłudze (z elementami samoobsługi), elastyczny, zintegrowany, o przejrzystym interfejsie. Powinien mieć modułową budowę, również z funkcjami „miękkiego” HR, pozwalającą skonfigurować rozwiązanie optymalne dla profilu przedsiębiorstwa, a w razie potrzeby umożliwiać jego rozbudowę. Chcąc uniknąć wdrożeniowych pomyłek najlepiej wybierać systemy dostawców znanych na rynku, im dłuższa lista referencyjna tym lepiej. Systemy takie posiadają szerokie spektrum zastosowań, a producent dba o ich aktualizację i rozwój.

W branży IT wiele się mówi obecnie o cloud computing. Na ile ten model korzystania z zasobów teleinformatycznych da się zastosować w przypadku oprogramowania do zarządzania kadrami i jak to wygląda w przypadku Państwa rozwiązań?

Od lat jesteśmy liderem systemów HR na polskim rynku. Sprzedawany przez nas system TETA Personel może być wdrożony zarówno na serwerach firmowych, jak i zakupiony w modelu usługowym (SaaS). Model abonamentowy, oferowany przez naszą spółkę-córkę UNIT4 TETA HR CENTER, pozwala na korzystanie z nowoczesnych technologicznie rozwiązań bez ponoszenia wysokich kosztów utrzymania i obsługi obszernej infrastruktury informatycznej i bez dużych wydatków początkowych na zakup licencji na oprogramowanie.

Jak zmienia się HR po wdrożeniu oprogramowania? Pobierz Raport UNIT4 TETA i ICAN Institute

Rozmawiał Marek Jaślan

PARTNER OPRACOWANIA