Zatrudnionemu wykonującemu na polecenie pracodawcy zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się jego siedziba, przysługuje dieta na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. W przypadku pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej jej wysokość oraz zasady ustalania tej należności określa rozporządzenie wydane przez ministra pracy i polityki społecznej 29 stycznia 2013 r. (Dz.U. poz. 167), które obowiązuje od 1 marca. W odniesieniu do osób zatrudnionych u innych pracodawców warunki wypłacania tego świadczenia określa się w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli zakład nie jest objęty układem zbiorowym lub nie jest zobowiązany do ustalenia wspomnianego regulaminu.

Pracodawca nie może dowolnie ustalać wysokości należności z tytułu podróży służbowej. Stawka za podróż krajową przyjęta u prywatnego pracodawcy nie może być niższa niż dieta określona w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej. Inaczej jest w przypadku zagranicznych wyjazdów. Tu dieta może być niższa niż ta określona dla pracowników sfery budżetowej, ale nie powinna wynieść mniej niż należność wskazana w rozporządzeniu dla krajowych podróży służbowych. Takie stanowisko potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 10 stycznia 2007 r. (sygn. akt III PK 90/06).

Ponadto dieta z tytułu podróży służbowej na terenie kraju nie przysługuje, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatnie całodzienne wyżywienie. W konsekwencji proponowany przez pracodawcę zapis w regulaminie jest prawidłowy.

O ile układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają postanowień dotyczących diet, pracownikowi przysługują należności według przepisów rozporządzenia.