Firma ma obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie, ale w wyjątkowych przypadkach może go odmówić. Ma prawo tak postąpić np. w sytuacji, gdy wszyscy lub większość pracowników zakładu pracy wystąpią z wnioskiem o urlop tego samego dnia. Takie stanowisko wielokrotnie potwierdził Sąd Najwyższy, m.in. w wyrokach z 15 listopada 2006 r. (sygn. akt I PK 128/06) oraz z 28 października 2009 r. (sygn. akt II PK 123/09).

Pracownik, który zamierza skorzystać z urlopu na żądanie, powinien ten zamiar zgłosić pracodawcy najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Tak stanowi art. 1672 k.p. Żądanie należy zgłosić pracodawcy przed rozpoczęciem pracy (por. wyrok Sądu Najwyższego z 15 listopada 2006 r., sygn. akt I PK 128/06). Jeśli zatem pracownik w danym dniu zaczyna wypełniać swoje obowiązki o 8 rano, to przed tą godziną powinien zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o urlop. Ten nie musi być złożony na piśmie, wystarczy zgłoszenie telefoniczne.

Należy pamiętać, że pracownik nie może zaplanować urlopu na żądanie z wyprzedzeniem. Przykładowo przełożony, robiąc w styczniu plan urlopów, odmawia pracownikowi wyjazdu na majówkę. Pracownik nie może już wtedy wiedzieć, że będzie chciał w tym czasie wykorzystać urlop na żądanie. Pracodawca może mu odmówić. Uprawnienie to dotyczy nadzwyczajnych sytuacji, które powodują, że pracownik w danym dniu nie może świadczyć pracy.

Należy pamiętać, że do rozpoczęcia urlopu na żądanie niezbędna jest zgoda pracodawcy. Nie wystarczy sam zamiar zgłoszenia chęci przez pracownika (por. wyrok Sądu Najwyższego z 16 września 2008 r., sygn. akt II PK 26/08). Jeśli zatrudniony rozpocznie urlop na żądanie bez zgody pracodawcy, musi się liczyć nawet z rozwiązaniem umowy o pracę w trybie natychmiastowym.