Przede wszystkim musi to być osoba kierująca komórką, która w strukturze zakładu pracy została wyraźnie wskazana jako wewnętrzna jednostka organizacyjna odrębna od innych. Musi ona mieć przy tym stały charakter. Taką komórką nie będą zatem zespoły pracowników (stąd przepis nie dotyczy np. kierownika zmiany) ani struktury tworzone przejściowo do realizacji doraźnych zadań.

Pracownik stojący na czele tak zdefiniowanej odrębnej komórki organizacyjnej ma kierować zespołem pracowników. Musi więc mieć uprawnienie do wydawania podwładnym poleceń związanych z pracą. Tradycyjnie przyjmuje się, że kierownik ma jedynie zarządzać wyodrębnioną komórką organizacyjną, a nie wykonywać równocześnie pracy na równi z członkami kierowanego zespołu. Jednak w dzisiejszych realiach taka organizacja pracy nie występuje. Takie pozycjonowanie się menadżera byłoby sprzeczne ze współczesnymi zasadami zarządzania. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego należy w szczególności wziąć pod uwagę to, czy pracownik organizuje i nadzoruje pracę innych członków zespołu, czy ustala ich czas pracy, udziela im zwolnień od pracy.

Co do zasady, osobie, która spełnia powyższe wymogi, nie przysługuje rekompensata za nadgodziny. Jednak zgodnie z orzecznictwem SN osoby te nie mogą być pozbawione prawa do wynagrodzenia oraz dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych, jeżeli wskutek niezależnej od nich wadliwej organizacji pracy są zmuszone do systematycznego przekraczania obowiązujących norm czasu pracy.