Zasadniczo pracodawca nie musi udzielać zatrudnionemu urlopu w terminie, o który wystąpił we wniosku. Reguły postępowania wyznacza art. 163 par. 1 k.p. Zgodnie z nim plan wolnych dni ustala firma, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Wyjątkowo zatrudniony ma prawo samodzielnie dysponować swoim urlopem wypoczynkowym bezpośrednio po macierzyńskim. Nie ma znaczenia, czy z tego ostatniego świadczenia korzysta matka czy ojciec wychowujący dziecko. W takim przypadku pracodawca nie może sprzeciwić się wnioskowi pracownika, jeżeli urlop wypoczynkowy zaplanowany jest wprost po zakończeniu macierzyńskiego. Z art. 163 par. 3 k.p. wynika, że musi go udzielić (por. wyrok SN z 10 listopada 1999 r., sygn. akt I PKN 350/99, z 20 sierpnia 2001 r., sygn. akt I PKN 590/00 oraz z 9 marca 2011 r., sygn. akt II PK 240/10). Pomimo że pracodawca nie ma prawa odmowy, pracownik nie może rozpocząć urlopu bez powiadomienia go. Do jego rozpoczęcia wystarczy samo złożenie wniosku.

Przepisy kodeksu pracy nie wskazują żadnego terminu, w którym zatrudniony powinien wystąpić z prośbą o urlop, może więc zrobić to praktycznie w ostatniej chwili. Wniosek taki powinien zostać udokumentowany. Jednak nawet krótkotrwały powrót do pracy pracownika po urlopie macierzyńskim uniemożliwia mu skorzystanie z tego przywileju.

Pracodawca nie może żądać przedstawienia orzeczenia o zdolności do pracy przez zatrudnionego rozpoczynającego urlop wypoczynkowy po zakończeniu niezdolności do jej świadczenia trwającej dłużej niż 30 dni. Nie wolno mu także uzależniać przyznania kolejnych wolnych dni od spełnienia dodatkowych warunków przez pracownika.