W oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub o rozwiązaniu jej bez wypowiedzenia musi być wskazana przyczyna decyzji o zwolnieniu. Tak stanowi art. 30 par. 4 kodeksu pracy.

Przyczyna podana przez pracodawcę musi być prawdziwa i konkretna. Nie jest wystarczające podanie ogólnikowej przesłanki, takiej, jak np. niewywiązywane się z obowiązków, utrata zaufania czy brak możliwości dalszej współpracy. Pracownik musi bowiem wiedzieć dokładnie, dlaczego prawodawca podjął decyzję o zwolnieniu. Przyczyna będzie mogła podlegać dalszej kontroli w przypadku odwołania się podwładnego do sądu pracy. Dlatego też ważne jest, aby była zrozumiała zarówno dla samego pracownika, jak i dla osób trzecich, w tym sądu rozpoznającego sprawę.

Podanie w wypowiedzeniu lub oświadczeniu o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia powodu innego niż faktyczny wiąże się z ryzykiem uznania czynności pracodawcy za niezgodne z prawem. Może mieć to miejsce w sytuacji, gdy pracodawca jako przyczynę wypowiedzenia podaje likwidację stanowiska pracy, ale faktycznie do niej nie doszło, ponieważ pozostaje ono w organizacji tylko pod inną nazwą. Czynności pracodawcy mogą być podważone także wtedy, kiedy zdecyduje się na podanie w uzasadnieniu wypowiedzenia przyczyny pozornej, uważając, że na uzasadnienie rzeczywistej nie posiada wystarczających dowodów.

Ponadto należy pamiętać o tym, że prawdziwa i konkretna przyczyna, która jednakże nie została podana w pisemnym oświadczeniu o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, nawet jeśli faktycznie stanowiła powód rozstania z pracownikiem, nie będzie mogła być przywołana w razie późniejszego sporu przed sądem. Sąd pracy będzie badał tylko to uzasadnienie, które pracodawca podał pracownikowi w momencie składania oświadczenia o rozwiązaniu umowy.