Ustawa z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2001 r. nr 79, poz. 854 z późn. zm.) nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia związkowi pomocy organizacyjnej. Ma ona polegać przede wszystkim na udostępnieniu pomieszczeń i urządzeń technicznych niezbędnych do prowadzenia jego działalności. Pomoc ta powinna odzwierciedlać rzeczywiste potrzeby związku oraz możliwości lokalowe i organizacyjne pracodawcy. Szczegółowe zasady i warunki, na jakich zakładowa organizacja będzie mogła korzystać z pomieszczeń czy urządzeń firmy, powinny zostać określone w odrębnej umowie.

Ustawa nie wymaga, aby udostępnienie pomieszczeń czy urządzeń musiało mieć charakter nieodpłatny lub obciążać koszty pracodawcy. Stanowisko to potwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 28 sierpnia 2009 r. (II FSK 517/08). Dlatego negocjując warunki umowy, strony mogą dowolnie określić formę udostępnienia infrastruktury związkowi.

Decydując się na odpłatną formę korzystania z pomieszczeń i urządzeń, należy precyzyjnie określić sposób ponoszenia tych kosztów przez organizację. Dotyczy to m.in. kosztów eksploatacji pomieszczeń, takich jak opłaty za prąd czy wodę, a także kosztów ich ewentualnych remontów. Umowa powinna także określać, na jakich zasadach związek zawodowy będzie pokrywał koszty obsługi biurowej swojej działalności. Chodzi tutaj m.in. o opłaty abonamentowe za telefon czy internet oraz koszty zakupu materiałów biurowych.

Ustalając takie zasady, strony muszą mieć na uwadze, że pracodawca nie powinien osiągać z tego tytułu przychodu. Dlatego jeżeli ustalą, że związek będzie pokrywał koszty korzystania z pomieszczeń i urządzeń, to wysokość opłaty czynszowej powinna odzwierciedlać jedynie rzeczywiście ponoszone przez pracodawcę wydatki z tym związane.