Odpowiedzialność za mienie powierzone stanowi rodzaj odpowiedzialności pracowniczej, a ściślej ujmując jedną z postaci odpowiedzialności majątkowej (materialnej według terminologii ustawowej) uregulowanej w kodeksie pracy. Określa się ją mianem surowszej odpowiedzialności z uwagi na to, że za szkodę wyrządzoną w mieniu powierzonym pracownik odpowiada w pełnej wysokości.

Ta surowsza odpowiedzialność wynika z założenia, że na pracowniku, zobowiązanym do rozliczenia się z mienia pracodawcy, spoczywa obowiązek szczególnej dbałości w sprawowaniu nad nim pieczy. Utrata zaufania do pracownika, który nie rozliczył się z powierzonego mienia, nie tylko więc naraża go na konsekwencje finansowe (wyrównanie niedoboru), ale może stanowić także uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę.

Różny zakres odpowiedzialności

Aby lepiej zrozumieć istotę i praktyczne zastosowanie instytucji odpowiedzialności za mienie powierzone, konieczne jest uprzednie zapoznanie się z kilkoma ogólnymi uwagami dotyczącymi odpowiedzialności pracowniczej. Otóż pracownik ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną pracodawcy na zasadach ogólnych lub według trybu szczególnego, jeżeli szkoda powstała w mieniu powierzonym.

W pierwszym przypadku odpowiedzialność może opierać się na winie nieumyślnej lub umyślnej i w zależności od tego różny jest zakres odszkodowania należnego pracodawcy. W przypadku odpowiedzialności za mienie powierzone w grę wchodzą dwie sytuacje. Pracownik może bowiem ponosić odpowiedzialność indywidualną lub wspólną, jeżeli na podstawie umowy przyjmie łączną pieczę nad mieniem powierzonym.

Wynika z tego, że zasady egzekwowania odpowiedzialności majątkowej pracowników nie są jednolite, jak również zróżnicowany jest zakres obowiązku odszkodowawczego względem pracodawcy. Pracownik może bowiem być zobowiązany do zapłaty odszkodowania w kwocie limitowanej do trzykrotnego wynagrodzenia albo do naprawienia szkody w pełnej wysokości.

W każdym jednak przypadku oznacza to dla pracownika określoną dolegliwość majątkową. Należy też podkreślić, że wyciągnięcie konsekwencji finansowych wobec pracownika nie wyklucza jednoczesnego zastosowania innych kar o charakterze dyscyplinującym. Pracodawca może bowiem ukarać pracownika jedną z kar porządkowych i zarazem zażądać zapłaty stosownego odszkodowania.

Obowiązek ochrony mienia

Odpowiedzialność za wyrządzoną szkodę na zasadach ogólnych znajduje swoje odzwierciedlenie w realizacji generalnego obowiązku dbałości o mienie pracodawcy ciążącego na każdym pracowniku i nie wymaga zawarcia dodatkowej umowy. W odpowiedzialności za mienie powierzone chodzi natomiast o szczególny obowiązek ochrony mienia dotyczący pracownika, który przyjął pieczę nad tym mieniem i odpowiada za brak wymaganej staranności w wykonywaniu tego obowiązku (przykład 1).

Zróżnicowanie to znalazło także wyraz w systematyce kodeksu pracy, który każdej z tych odpowiedzialności poświęca odrębny rozdział. Rozgraniczenie obu odpowiedzialności opiera się przy tym na dwojakim kryterium. W pierwszym przypadku szkoda ma być wyrządzona pracodawcy, zaś druga forma odpowiedzialności zawęża swój zakres do mienia powierzonego pracownikowi z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się.

Poza tym odpowiedzialność za mienie powierzone opiera się na domniemaniu winy pracownika, gdyż na pracodawcy ciąży jedynie obowiązek wykazania szkody, bez potrzeby wykazywania uchybień pracownika. Istnienie szkody stwarza bowiem domniemanie, że miały miejsce zawinione uchybienia pracownika, a dopiero pracownik, jeśli chce się uwolnić od odpowiedzialności, powinien wykazać, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych.

PRZYKŁAD 1

BRAK NALEŻYTEJ STARANNOŚCI

Pracownik na skutek roztargnienia doprowadził do pożaru w pomieszczeniu biurowym, zapominając o wyłączeniu kuchenki elektrycznej. Naraziło to pracodawcę na straty w wysokości 1000 zł. Odpowiedzialność pracownika wynikająca z nieprzestrzegania obowiązków pracowniczych, w tym zwłaszcza łamania przepisów przeciwpożarowych, jest niewątpliwa i rodzi obowiązek zapłaty stosownego odszkodowania. Jego wysokość powinna obejmować rzeczywistą stratę, która została określona przez pracodawcę na kwotę 1000 zł, i nie powinna przekraczać trzymiesięcznego wynagrodzenia pracownika. Dla powstania odpowiedzialności na zasadach ogólnych nie ma bowiem potrzeby zawierania z pracownikiem umowy o odpowiedzialności majątkowej, gdyż wynika ona wprost z przepisów prawa.

Przesłanki odpowiedzialności

Tak samo jak odpowiedzialność majątkowa pracowników na zasadach ogólnych, tak i odpowiedzialność za szkody wyrządzone w mieniu, które zostało powierzone pracownikowi z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się, opiera się na czterech łącznie występujących przesłankach, a mianowicie:

  •  powstanie szkody,
  •  niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków pracowniczych,
  •  wina umyślna lub nieumyślna,
  •  związek przyczynowy między zawinionym niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem obowiązków pracowniczych a szkodą wyrządzoną pracodawcy.

W tym zakresie zachodzi więc duże podobieństwo pomiędzy odpowiedzialnością na zasadach ogólnych a odpowiedzialnością z tytułu szkody wyrządzonej w mieniu powierzonym. Rzecz jednak w tym, że w tej drugiej sytuacji niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków pracowniczych polega przede wszystkim na niezwróceniu lub niewyliczeniu się z mienia pracodawcy, którego strzeżenie stało się jednym z podstawowych obowiązków pracownika.

Oddane do dyspozycji

Wobec zaostrzonej odpowiedzialności za mienie powierzone istotne jest to, jakie składniki mienia mogą być powierzane pracownikowi z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się. Kodeks pracy wylicza jako mienie powierzone: pieniądze, papiery wartościowe, kosztowności, narzędzia, instrumenty lub inne podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze.

Nie jest to jednak wyliczenie wyczerpujące, gdyż pracownikowi może być także powierzone inne mienie z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się. Trzeba jednak pamiętać, że nie chodzi tu o mienie oddane tylko do dyspozycji pracownika. W związku z wykonywaniem różnych zadań jest bowiem oczywiste, że pracodawca musi udostępniać pracownikowi także inne składniki mienia, np. komputery, środki transportu. W przypadku powstania szkody w takim mieniu, pracownik odpowiada na zasadach ogólnych.

Za szkodę wyrządzoną w mieniu powierzonym pracownik odpowiada zaś w pełnej wysokości, a więc nie tylko za rzeczywistą stratę pracodawcy (damnum emergens), ale i za utracone przez niego korzyści (lucrum cessans). Od powyższej odpowiedzialności, pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia (przykład 2).

PRZYKŁAD 2

CZĘŚCIOWA ODPOWIEDZIALNOŚĆ

Pracownik zawarł z pracodawcą umowę o indywidualnej odpowiedzialności majątkowej, której przedmiotem było powierzenie towarów przechowywanych w kilku pomieszczeniach. Z uwagi na niedogodne warunki sprawowania pieczy nad mieniem i dostęp do pomieszczeń osób postronnych, pracownik odstąpił od umowy za wypowiedzeniem, pracodawca zaś zwleka z przeprowadzeniem inwentaryzacji. Bezspornie na pracodawcy ciąży powinność zapewnienia właściwych warunków umożliwiających zabezpieczenie oraz rozliczenie się pracownika z powierzonego mienia. Pracodawca ma również obowiązek bezzwłocznego przeprowadzenia inwentaryzacji i podjęcia działań związanych z wypowiedzeniem przez pracownika umowy o odpowiedzialności. Nie oznacza to jednak, że w razie niedotrzymania tych warunków pracownik automatycznie zostanie zwolniony od odpowiedzialności majątkowej. Całkowite zwolnienie od obowiązku zapłaty odszkodowania mogłoby bowiem nastąpić nie tylko przy jednoczesnym wykazaniu, że nie zapewniono pracownikowi właściwych warunków do sprawowania pieczy nad powierzonym mieniem i że zbyt długo oczekiwał na przeprowadzenie inwentaryzacji, ale także przy braku wykazania naruszenia przez niego obowiązków pracowniczych lub braku winy umyślnej. Dopiero taka sytuacja może być podstawą wyłączenia odpowiedzialności majątkowej pracownika. W przeciwnym razie wina może leżeć zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracownika i rodzić częściową odpowiedzialność każdego z nich.

Prawidłowe powierzenie mienia

W celu ustalenia szkody i rozmiaru odszkodowania konieczne jest prawidłowe powierzenia mienia. Stanowi to dodatkową i zarazem bardzo istotną przesłankę powstania odpowiedzialności pracownika za mienie powierzone, niezależnie od ogólnych przesłanek wymienionych w rozdziale I działu piątego kodeksu pracy.

Ta dodatkowa przesłanka oznacza, że odpowiedzialność za mienie pracodawcy powierzone pracownikowi z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się jest uzależniona od ustalenia, czy mienie powierzone zostało w sposób umożliwiający sprawowanie nad nim pieczy. Przede wszystkim chodzi o to, czy został należycie udokumentowany fakt przekazania do rąk pracownika poszczególnych składników mienia pracodawcy i to zarówno pod względem ilościowym, jak i wartościowym.

Rodzaj stosowanej dokumentacji może być zróżnicowany, gdyż jest to uzależnione od rodzaju powierzanego mienia, a także stanowiska pracownika przyjmującego na siebie odpowiedzialność i czasu, w jakim ma on sprawować pieczę nad mieniem. Wspólną cechą różnych form powierzania mienia jest natomiast to, aby pracownik przyjmujący na siebie odpowiedzialność miał możliwość wyliczenia się na podstawie przyjętej dokumentacji z powierzonego mienia i ewentualnie wykazania, że nie ponosi odpowiedzialności za powstały niedobór.

Jeżeli mienie zostaje pracownikowi powierzone w sposób prawidłowy, to dowód powstania szkody i jej wysokość nie nasuwa z reguły większych trudności. W szczególności przeprowadzona w takich warunkach inwentaryzacja pozwala na stwierdzenie, czy powstała szkoda i jaka jest jej wysokość. Jest to kwestia o tyle istotna, że to pracodawca zobowiązany jest udowodnić istnienie szkody i jej wysokość oraz fakt powierzenia mienia w sposób prawidłowy.

Zmiana w tym zakresie na niekorzyść pracownika jest w świetle prawa niedopuszczalna. Należy też podkreślić, że obowiązku prawidłowego powierzenia mienia i zapewnienia pracownikowi majątkowo odpowiedzialnemu takich warunków, które zapewniają właściwe wyliczenie się z niego, nie uchyla akceptacja pracownika (przykład 3).

PRZYKŁAD 3

AKCEPTACJA PRACOWNIKA

Pracownica podpisała z pracodawcą umowę o odpowiedzialności za mienie powierzone i jednocześnie oświadczenie, że zgadza się na potrącenie w przyszłości wszelkich ujawnionych niedoborów z jej wynagrodzenia. Oświadczenie pracownicy tej treści jest nieważne, gdyż kwota tych niedoborów i samo ich powstanie są w chwili jego składania nieznane. Pracodawcy zaś nie wolno w ten sposób asekurować się przed wszelkimi ewentualnymi stratami. Trudności, jakie w pewnych wypadkach może mieć pracodawca w udowodnieniu szkody (i jej wysokości) w mieniu powierzonym pracownikowi, pomijając dopuszczalne czy naturalne ubytki, nie mogą bowiem prowadzić do przerzucenia na pracownika ciężaru dowodu, by to on wykazywał, iż szkoda w powierzonym mu mieniu w ogóle nie powstała lub powstała w mniejszej wysokości, niż to podaje pracodawca. Kodeks pracy na pracownika przerzuca jedynie ciężar dowodzenia, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, nie zaś wykazywania, iż w ogóle ona nie istnieje. Zasady tej nie można zmienić w drodze zawierania stosownych klauzul umownych czy akceptacji pracownika.

Przyczynienie się do szkody

Nie zawsze pracownik będzie zobowiązany do zapłaty odszkodowania za szkodę powstałą w mieniu powierzonym. Kodeks pracy zwalnia go bowiem od odpowiedzialności w takim zakresie, w jakim wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.

Chodzi tu o różne przyczyny dotyczące warunków pracy, zarówno zawinione, jak niezawinione przez pracodawcę. Niezależnymi od pracownika przyczynami powstania szkody, uchylającymi jego odpowiedzialność odszkodowawczą, mogą być także okoliczności niemające żadnego związku z pracą, którym pracownik nie mógł zapobiec nawet przy dołożeniu należytej staranności, np. włamanie czy kradzież powierzonego mu mienia.

Nie każde jednak utrudnienie w sprawowaniu pieczy nad powierzonym mieniem może stanowić okoliczność zwalniającą pracownika od odpowiedzialności za powstałą szkodę. Pracownik jest bowiem obowiązany informować pracodawcę o zagrożeniach w zapewnieniu należytego zabezpieczenia powierzonego mu mienia i współdziałać z nim w celu stworzenia warunków zapewniających należyte zabezpieczenie tego mienia (przykład 4 i 5).

PRZYKŁAD 4

NALEŻYTE ZABEZPIECZENIE

Z zaparkowanego samochodu skradziono konwojowaną gotówkę. Pracownik przewożący pieniądze przebywał w tym czasie w przydrożnym barze, a do pilnowania samochodu zaangażował osobę obsługującą parking. Pracodawca uznał, że do kradzieży doszło z winy pracownika, gdyż zostawił samochód na niestrzeżonym parkingu i powierzył pilnowanie go osobie trzeciej. Pracownik zaś broni się tym, że jest zwolniony z odpowiedzialności, gdyż pracodawca mimo wcześniejszych monitów z jego strony nie zainstalował w samochodzie systemu alarmowego ani koniecznych urządzeń zabezpieczających konwojowaną gotówkę. Brak zabezpieczenia samochodu oraz przewożonej gotówki stanowi niewątpliwie częściową przyczynę kradzieży pieniędzy, ale w tym konkretnych przypadku, nie jest jednak przyczyną wyłączną. Gdyby bowiem, pomimo braku specjalistycznych urządzeń zabezpieczających gotówkę, pracownik zachował należytą o nią dbałość i większą zapobiegliwość, kradzieży można by uniknąć. W opisanym przykładzie pracownik poprzez fakt zatrzymania się w przydrożnym barze oraz zostawienia samochodu na niestrzeżonym parkingu i powierzenie pilnowania go osobie trzeciej częściowo przyczynił się do powstania szkody, umożliwiając swoim zachowaniem dokonanie kradzieży konwojowanej gotówki. Natomiast brak odpowiednich warunków zabezpieczenia powierzonego mienia, a więc systemu alarmowego oraz specjalistycznych urządzeń przeznaczonych do przechowywania gotówki, obciąża pracodawcę.

PRZYKŁAD 5

ZDARZENIA NIEZALEŻNE

Pracownik zatrudniony na stanowisku kierownika sklepu zajmował się obsługą klientów i sporządzaniem dokumentacji, natomiast jego współpracownik wydawaniem towarów z magazynu. Umowa o wspólnej odpowiedzialności nie została między nimi zawarta. Podczas kilkakrotnych nieobecności kierownika sklepu w pracy nie przeprowadzano inwentaryzacji, a pracodawca powierzał na ten czas obsługę sklepu innym pracownikom. Inwentaryzacja obejmująca okres 18 miesięcy wykazała niedobór w kwocie 15 600 zł. W opisanej sytuacji powstanie niedoboru łączyć należy z nieprawidłowościami w działaniu obydwu stron w zakresie organizacji funkcjonowania sklepu oraz pieczy nad powierzonym mieniem. Po stronie pracodawcy będzie to: brak objęcia odpowiedzialnością majątkową współpracowników mających dostęp do mienia oraz zastępowanie pracownika podczas jego nieobecności w sklepie przez inne osoby bez sporządzania remanentów kontrolnych przed i po zakończeniu nieobecności. Natomiast pracownik, chcąc się całkowicie uwolnić od odpowiedzialności, musi udowodnić okoliczności, które z dużym prawdopodobieństwem pozwalają stwierdzić, że szkoda jest następstwem zdarzeń od niego niezależnych. Innymi słowy musi wykazać, że nie było z jego strony żadnych niedociągnięć i że wykonywał swoje zobowiązanie z należytą starannością. Niestety bierna postawa pracownika, zwłaszcza godzenie się na to, aby zastępowały go w czasie jego nieobecności w pracy inne osoby, a także niepodejmowanie działań zmierzających do zabezpieczenia swoich interesów - choćby przez sporządzenie we własnym zakresie spisu z natury, gdy przewidywał dłuższą nieobecność w pracy oraz brak dążenia do podpisania umowy o współodpowiedzialności z pracownikami zatrudnionymi w tym samym sklepie, mogą być podstawą do przypisania również pracownikowi odpowiedzialności za powstały niedobór.

PRZYCZYNIENIE SIĘ PRACODAWCY DO SZKODY

Przyczynienie się pracodawcy do powstania szkody może polegać m.in. na:

  •  niewłaściwej organizacji pracy,
  •  braku odpowiedniego nadzoru i kontroli,
  •  uchybieniach w zakresie inwentaryzacji,
  •  powierzeniu obowiązków pracownikowi nieposiadającemu wymaganych kwalifikacji lub ustaleniu zbyt szerokiego zakresu obowiązków, którym nie jest w stanie podołać mimo dołożenia wszelkich starań.

Współodpowiedzialność za mienie powierzone

Pracownik może ponosić nie tylko indywidualną odpowiedzialność za mienie powierzone, ale także być zobowiązanym do rozliczenia się wspólnie z innymi pracownikami za mienie powierzone im na podstawie umowy o współodpowiedzialności.

Współodpowiedzialność majątkowa jest rodzajem odpowiedzialności za mienie powierzone i polega na umownym określeniu zakresu odpowiedzialności poszczególnych pracowników. Ta forma odpowiedzialności praktykowana jest w firmach zajmujących się sprzedażą, świadczeniem usług, produkcją czy przechowywaniem towarów i stanowi odstępstwo od zasady indywidualnego rozliczania się z mienia powierzonego.

Regulacja dotycząca wspólnej odpowiedzialności majątkowej za mienie powierzone, jest dość skomplikowana. Z jednej strony bowiem pracodawca nadal pozostaje obciążony ryzykiem prowadzonej przez siebie działalności, z drugiej zaś istnieje potencjalna groźba przerzucenia części tego ryzyka na poszczególnych pracowników.

Zawarcie umowy

Podobnie, jak ma to miejsce w przypadku indywidualnej odpowiedzialności majątkowej za mienie powierzone, także pracownicy, którzy przyjęli na siebie odpowiedzialność na podstawie umowy o współodpowiedzialności zawartej z pracodawcą, odpowiadają na zasadzie winy, a nie ryzyka. Oznacza to, że w stosunku do każdego pracownika, który związał się umową o współodpowiedzialności majątkowej, konieczne jest zaistnienie łącznie czterech przesłanek:

  •  bezprawność działania (zaniechania) polegająca na niewyliczeniu się z powierzonego mienia,
  •  szkoda w mieniu powierzonym,
  •  wina pracownika (co najmniej nieumyślna),
  •  normalny związek przyczynowy pomiędzy bezprawnością działania lub zaniechania a powstałą szkodą w mieniu powierzonym.

Poza tym wspólna odpowiedzialność majątkowa została uzależniona od wielu gwarancji mających zabezpieczyć interesy pracowników przyjmujących na siebie wspólną pieczę nad mieniem. Przestrzeganie tych procedur jest obowiązkiem pracodawcy, ale i zarazem koniecznością, by móc skutecznie dochodzić odszkodowania od odpowiedzialnych pracowników.

Podstawową gwarancję w tym zakresie stanowi wymóg zawarcia pisemnej umowy o współodpowiedzialności. Warunek dokonania pomiędzy pracodawcą a pracownikami pisemnych ustaleń co do warunków sprawowania wspólnej pieczy nad powierzonym mieniem narzuca kodeks pracy, który od zawarcia stosownej umowy uzależnia istnienie określonej w nim odpowiedzialności majątkowej.

Umowa taka jest podstawą łącznego powierzenia mienia i musi być sporządzona na piśmie. Stanowi ona źródło poważnej odpowiedzialności, a u jej podstaw leży wzajemne zaufanie pracowników, którzy ją podpisują. Umowa o wspólnej odpowiedzialności majątkowej pracowników niezawarta w formie pisemnej jest nieważna (przykłady 6 i 7).

PRZYKŁAD 6

UMOWA CYWILNOPRAWNA

Pracodawca zamierza zawrzeć umowę o współodpowiedzialności z trzema pracownikami zatrudnionymi w zakładzie tapicerskim. Jeden z nich wykonuje określone czynności na podstawie umowy zlecenia, zaś dwaj pozostali zatrudnieni są na podstawie umowy o pracę. Pracodawca nie może skutecznie zawrzeć umowy o wspólnej odpowiedzialności majątkowej z osobami zatrudnionymi na innej podstawie niż umowa o pracę (względnie spółdzielcza umowa o pracę). Dlatego też w opisanej sytuacji nie jest możliwe zawarcie ważnej umowy o współodpowiedzialności z pracownikiem zatrudnionym na podstawie umowy cywilnoprawnej, tj. umowy zlecenia.

PRZYKŁAD 7

ZGODA PRACOWNIKA

Pracodawca otwiera nowy sklep, w którym pracować ma sześć osób. Ze wszystkimi nowymi pracownikami zamierza zawrzeć umowę o współodpowiedzialności majątkowej, ale jeden z nich nie wyraża na to zgody, ponieważ do nowego sklepu będą miały dostęp także osoby niezwiązane umową. Pracodawca może zawrzeć stosowną umowę, jeżeli na przyjęcie wspólnej odpowiedzialności wyrażą zgodę wszyscy pracownicy zatrudnieni w nowo otwartym sklepie. Nie wystarczy więc zgoda większości pracowników. Pisemna zgoda wszystkich zainteresowanych pracowników konieczna jest także na wykonywanie w sklepie określonych czynności przez osoby niezwiązane umową. Skoro zabrakło zgody jednego pracownika, to nie jest możliwe zawarcie skutecznej umowy. Pracodawca może więc w takiej sytuacji postąpić dwojako, a mianowicie uruchomić sklep przy zmniejszonym składzie osobowym albo zawrzeć z każdym pracownikiem umowę o indywidualnej odpowiedzialności majątkowej.

Każdy odpowiada za swoje

Najistotniejszą kwestią jest ustalenie w treści umowy zakresu odpowiedzialności poszczególnych pracowników. Można określić to w różny sposób, np. w stosunku procentowym lub ułamkowym do wyrządzonej szkody. Natomiast części, w jakich pracownicy odpowiadają za szkody w powierzonym mieniu, mogą być równe lub zróżnicowane.

Pracownicy ponoszący wspólną odpowiedzialność majątkową odpowiadają w takiej części, jaka została określona w umowie. Kodeks pracy przewiduje odstępstwo od tej zasady tylko wówczas, gdy zostanie stwierdzone, że cała szkoda lub jej określona część została spowodowana przez niektórych pracowników.

W takiej sytuacji dopuszczalne jest obciążenie tych pracowników odpowiedzialnością za cały niedobór lub za określoną jego część, co nie wyłącza jednakże ich odpowiedzialności za resztę niedoboru wraz z pozostałymi pracownikami, na zasadach określonych w umowie (przykład 8).

Wspólna odpowiedzialność pracowników nie ma charakteru odpowiedzialności solidarnej, nawet jeśli zgodnie z umową odpowiadają oni w częściach równych. Jeśliby zatem pracownicy zobowiązali się w ramach umowy do ponoszenia przez każdego z nich odpowiedzialności za całą powstałą szkodę, czyli solidarnie, to umowa w tej części staje się nieważna, a pracownicy w konsekwencji odpowiadać będą za szkodę w częściach równych.

Nie można jednak w ogóle wykluczyć sytuacji powstania odpowiedzialności solidarnej. Wiąże się ona jednak z umyślnym wyrządzeniem szkody przez pracowników związanych umową. W takim jednak przypadku ich odpowiedzialność kształtuje się na podstawie przepisów o czynach niedozwolonych, a nie w oparciu o postanowienia umowy zawartej z pracodawcą (przykład 9).

PRZYKŁAD 8

SKAZANY PRACOWNIK

Jeden z pracowników, który zawarł z pracodawcą i dwoma innymi pracownikami umowę o wspólnej odpowiedzialności majątkowej w częściach równych, został skazany za kradzież. Szkoda wyrządzona w mieniu pracodawcy wskutek kradzieży wyniosła 22 000 zł. Inwentaryzacja wykazała jednak niedobór o 9 000 zł wyższy. Prawomocne skazanie za kradzież jednego z pracowników nie przesądza samo przez się o zwolnieniu od odpowiedzialności pozostałych pracowników związanych umową o współodpowiedzialności majątkowej. Zależy to bowiem od wielu okoliczności występujących w konkretnej sprawie. Przede wszystkim uwarunkowane jest to ustaleniem, w jakim zakresie wyłącznie skazany pracownik przyczynił się do powstania szkody. W przytoczonym przykładzie skazany pracownik odpowiada wyłącznie za szkodę o równowartości 22 000 zł. Oznacza to, że resztę niedoboru powinni pokryć dwaj pozostali pracownicy, nie wyłączając jednak pracownika winnego kradzieży, który odpowiada także na zasadach określonych w umowie współodpowiedzialności. Każdy z trzech odpowiedzialnych pracowników zobowiązany jest zatem pokryć pozostały niedobór w częściach równych, czyli w kwocie 3000 zł.

PRZYKŁAD 9

WINA NIEUMYŚLNA

Pracownik przez roztargnienie zostawił klucze od magazynu na biurku. Wykorzystał to inny z pracowników, który dokonał kradzieży składowanych tam artykułów spożywczych. Wskutek tego pracodawca poniósł znaczną szkodę, za którą obu pracowników obciążył odpowiedzialnością solidarną. Nie budzi wątpliwości, że pracownik, który dopuścił się zagarnięcia mienia pracodawcy, zobowiązany jest do naprawienia szkody w całości. Jego zachowanie było bowiem bezprawne i nosiło znamiona przestępstwa, określonego w kodeksie karnym. Drugi z pracowników nie dopełnił wprawdzie ciążących na nim obowiązków, związanych z pieczą nad powierzonym mu mieniem pracodawcy, ale w takim przypadku trudno przypisać mu winę umyślną. Można by o niej mówić, jeżeli pracownik świadomie ułatwiłby drugiemu pracownikowi wejście do pomieszczenia i kradzież znajdującego się tam mienia pracodawcy. Jeżeli jednak przyczynił się on do szkody w sposób nieumyślny, poprzez niewłaściwe zamknięcie drzwi do pomieszczenia, to w przytoczonej sytuacji nie można obu pracowników obciążyć odpowiedzialnością solidarną.

Zasady przeprowadzania inwentaryzacji

Inwentaryzacja stanowi istotną czynność w zakresie odpowiedzialności za mienie powierzone, której znaczenie trudno przecenić. Nie chodzi tu bowiem jedynie o czynności techniczno-rachunkowe, ale przede wszystkim o miarodajną podstawę ustalenia ewentualnego niedoboru i egzekwowania pracowniczej odpowiedzialności z tego tytułu.

Warunkiem ustanowienia wspólnej odpowiedzialności majątkowej jest powierzenie mienia łącznie wszystkim pracownikom, którzy mają być objęci taką odpowiedzialnością. Dokonuje się tego na podstawie inwentaryzacji przeprowadzonej z ich udziałem, z zapewnieniem im możliwości zgłaszania uwag w związku z przebiegiem i wynikami czynności inwentaryzacyjnych.

Pracownik ponoszący wspólną odpowiedzialność majątkową, który z określonych przyczyn nie może uczestniczyć w czynnościach inwentaryzacyjnych, może wskazać na piśmie osobę w zastępstwie. Prawo takie przysługuje pracownikowi powołującemu się na niemożność wzięcia udziału w inwentaryzacji z powodu choroby lub innej ważnej przyczyny.

Wskazana przez niego osoba będzie mogła jednak zastąpić go podczas przeprowadzanej inwentaryzacji, za zgodą pracodawcy. Natomiast w przypadku gdy pracownik nie bierze udziału w czynnościach inwentaryzacyjnych ani też nie wskaże innej osoby, pracodawca przeprowadza inwentaryzację z udziałem komisji składającej się co najmniej z trzech osób.

Gdy powstanie niedobór

Jeżeli rozliczenie mienia wykaże niedobór, każdy z pracowników ponoszących wspólną odpowiedzialność majątkową może, w ciągu trzech dni od powzięcia wiadomości o stwierdzonym niedoborze, odstąpić na piśmie, ze skutkiem na przyszłość od umowy ustanawiającej taką odpowiedzialność.

W takim przypadku do przeprowadzenia inwentaryzacji należy przystąpić w ciągu siedmiu dni od dnia odstąpienia od umowy pierwszego pracownika. Prawo odstąpienia przysługuje także pracodawcy, który może to uczynić w każdym czasie. Wówczas do przeprowadzenia inwentaryzacji należy przystąpić niezwłocznie, jednakże nie później niż w ciągu trzech dni od dnia odstąpienia pracodawcy od umowy zawartej z pracownikami.

Nieobecność w pracy

Nieobecność w pracy pracownika w okresie ustalonym umową o współodpowiedzialności nie ma wpływu na zakres odpowiedzialności majątkowej. Jednakże wydłużenie się nieobecności ponad umowny okres rodzi obowiązek niezwłocznego przeprowadzenia inwentaryzacji. Uczynić to należy nie później niż w ciągu siedmiu dni od dnia upływu okresu ustalonego w umowie (przykład 10).

Pracownik ponoszący wspólną odpowiedzialność, który powróci do pracy po nieobecności trwającej dłużej niż okres ustalony w umowie, ale przed rozpoczęciem lub zakończeniem inwentaryzacji związanej z jego nieobecnością (a nawet przeprowadzonej z innych powodów), jest nadal związany umową o współodpowiedzialności. Natomiast pracownik powracający do pracy już po zakończeniu inwentaryzacji jest związany umową jedynie do dnia jej zakończenia.

PRZYKŁAD 10

NIEZWŁOCZNA INWENTARYZACJA

Przez prawie miesiąc pracownik był nieobecny w pracy z powodu choroby. Po jego powrocie przeprowadzono inwentaryzację, która wykazała niedobór w kwocie 6900 zł. W związku z tym pracownik złożył pracodawcy oświadczenie o odstąpieniu od umowy o współodpowiedzialności, którą podpisał z dwoma innymi pracownikami zatrudnionymi w magazynie. Pracodawca zobowiązał go do pokrycia niedoboru w wysokości 2300 zł, gdyż według umowy wszyscy pracownicy ponoszą odpowiedzialność w częściach równych. Niemożność świadczenia przez pracownika pracy przez okres ustalony w umowie o współodpowiedzialności nie ma wpływu na zakres odpowiedzialności osoby nieobecnej, jak i pozostałych pracowników wspólnie odpowiedzialnych. Odstąpienie od zawartej umowy nie niweczy bowiem odpowiedzialności pracownika za okres objęty inwentaryzacją, przeprowadzoną po jego powrocie do pracy i będzie dopiero skutkować na przyszłość po przeprowadzeniu kolejnej inwentaryzacji, która powinna nastąpić najpóźniej w ciągu siedmiu dni od dnia jego odstąpienia od umowy. Ustanie wspólnej odpowiedzialności nastąpi zatem dopiero po przeprowadzeniu inwentaryzacji wywołanej odstąpieniem pracownika od umowy, a do tego czasu wspólna odpowiedzialność majątkowa wszystkich pracowników kształtować się będzie według zasad ustalonych w umowie, czyli tak jak ustalił pracodawca każdy z nich zobowiązany jest pokryć niedobór w kwocie 2300 zł.

Utrata zaufania

U podstaw umowy o współodpowiedzialności majątkowej leży wzajemne zaufanie pracowników sprawujących wspólnie pieczę nad powierzonym mieniem pracodawcy. Toteż pracownik ponoszący wspólną odpowiedzialność musi mieć możliwość zareagowania na niewłaściwe zachowanie współpracownika, z którym wspólnie zobowiązał się odpowiadać za ewentualne szkody w mieniu powierzonym.

Taką reakcją jest zgłoszenie zarzutów wobec współpracownika, do którego stracił zaufanie. Pracownik wspólnie odpowiedzialny ma także prawo żądać od pracodawcy przeprowadzenia inwentaryzacji w razie stwierdzenia nieprawidłowego wykonywania obowiązków związanych z pieczą nad powierzonym mieniem przez innego pracownika objętego taką odpowiedzialnością.

Może on również odstąpić od umowy ze skutkiem na przyszłość, jeżeli w terminie nieprzekraczającym siedmiu dni od dnia zgłoszenia żądania przeprowadzenia inwentaryzacji nie zostanie ona rozpoczęta lub gdy pracodawca nie zdecyduje o odsunięciu pracownika, którego dotyczą zarzuty od wykonywania pracy w miejscu powierzenia mienia.

Ponadto pracownik, który zgłosił na piśmie zarzuty uzasadniające utratę zaufania w stosunku do osoby, która przystąpiła do umowy, może cofnąć zgodę na dalsze wykonywanie przez nią pracy lub określonych czynności w miejscu powierzenia mienia, a w razie nieuwzględnienia przez pracodawcę skutków cofnięcia takiej zgody - odstąpić od umowy ze skutkiem na przyszłość. W takim przypadku do przeprowadzenia inwentaryzacji należy przystąpić niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu siedmiu dni od dnia zgłoszenia zarzutów.

Wypowiedzenie umowy

Związanie się umową o współodpowiedzialności majątkowej nie jest czymś stałym. Pracownik ma bowiem prawo wypowiedzieć taką umowę na 14 dni naprzód lub od niej odstąpić. W takich przypadkach jego odpowiedzialność trwa do chwili zakończenia inwentaryzacji, przeprowadzanej w związku z jego decyzją o wypowiedzeniu lub odstąpieniu od umowy.

Warunkiem jest jednak, aby czynności inwentaryzacyjne zostały rozpoczęte w wymaganym terminie. Dlatego w razie bezskutecznego upływu terminu rozpoczęcia inwentaryzacji pracownik jest wolny od odpowiedzialności od dnia, w którym przestała go wiązać umowa o wspólnej odpowiedzialności majątkowej (przykład 11).

PRZYKŁAD 11

NIETERMINOWA INWENTARYZACJA

Jeden z pięciu pracowników, którzy podpisali z pracodawcą umowę o współodpowiedzialności w częściach równych, wypowiedział tę umowę, a następnie zachorował. W związku z tym, że przebywał w szpitalu w odległej miejscowości i nie miał możliwości wskazać osoby, która by go zastąpiła podczas inwentaryzacji, do remanentu przystąpiono z jego udziałem dopiero po dwóch miesiącach od wypowiedzenia umowy. Czynności inwentaryzacyjne wykazały niedobór w wysokości 8700 zł. W razie wypowiedzenia umowy o współodpowiedzialności pracodawca ma obowiązek przystąpić do inwentaryzacji przed upływem okresu wypowiedzenia, a więc nie później niż przed upływem 14 dni od dnia wypowiedzenia umowy. Niemożność osobistego udziału w czynnościach inwentaryzacyjnych jednego z odpowiedzialnych pracowników nie stoi na przeszkodzie przeprowadzenia terminowej inwentaryzacji. Jeżeli bowiem pracownik nie wskaże innej osoby, która by zastąpiła go podczas remanentu, pracodawca powinien przeprowadzić inwentaryzację z udziałem komisji składającej się z co najmniej trzech osób. Pracodawca nie ma zaś obowiązku (a nawet nie powinien) wyczekiwać powrotu do pracy jednego z pracowników, który nie ma możliwości wzięcia udziału w inwentaryzacji w wymaganym terminie. Jeżeli więc pracodawca zaniedbuje procedury określone w przepisach prawa i opóźnia przeprowadzenie remanentu, musi się liczyć z tym, że wyrównanie szkody może okazać się kłopotliwe, jeżeli pracownicy odmówią zapłacenia niedoboru w części przypisanej im umową.

Ustanie stosunku pracy

Byt umowy o wspólnej odpowiedzialności majątkowej uzależniony jest od trwania stosunku pracy łączącego pracodawcę i odpowiedzialnych pracowników. Istnieje bowiem ścisłe powiązanie obu umów, sprowadzające się między innymi do tego, że zakończenie stosunku pracy powoduje także ustanie umowy o współodpowiedzialności. Sytuacji tej nie można jednak odwrócić, gdyż pomimo zakończenia odpowiedzialności majątkowej umowa o pracę obowiązuje nadal.

W przypadku wypowiedzenia przez jedną ze stron umowy o pracę z pracownikiem ponoszącym wspólną odpowiedzialność majątkową konieczne jest przeprowadzenie inwentaryzacji, której zakończenie powinno nastąpić najpóźniej w dacie rozwiązującej stosunek pracy. Natomiast w razie rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia lub jej wygaśnięcia do przeprowadzenia inwentaryzacji należy przystąpić niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu siedmiu dni od daty ustania stosunku pracy (przykłady 12 i 13).

PRZYKŁAD 12

BEZ WYPOWIEDZENIA

Z dniem 10 lipca pracodawca rozwiązał umowę o pracę bez wypowiedzenia z pracownikiem ponoszącym wspólną odpowiedzialność z trzema innymi pracownikami sklepu. Pracodawca jest zobowiązany przeprowadzić inwentaryzację niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od daty ustania stosunku pracy. Poza tym powinien on umożliwić pracownikowi ponoszącemu wspólną odpowiedzialność majątkową, którego stosunek pracy ustał, udział w przeprowadzonej inwentaryzacji, a za czas wykonywania czynności z nią związanych ma obowiązek wypłacić wynagrodzenie obliczone według przeciętnej stawki dziennej z ostatniego miesiąca jego pracy. Takie samo wynagrodzenie przysługuje osobie, która zastępuje pracownika w czynnościach inwentaryzacyjnych, w razie niemożności osobistego wzięcia przez niego udziału w inwentaryzacji z powodu choroby lub innej ważnej przyczyny.

PRZYKŁAD 13

PRZEJĘCIE ZAKŁADU PRACY

W drodze przejęcia części zakładu pracy dwa sklepy i hurtownia znalazły się w rękach nowego właściciela. Wśród przejętych pracowników pięciu zatrudnionych w sklepach związanych jest umową o współodpowiedzialności z byłym pracodawcą. W razie przejęcia części zakładu pracy (sklepów) przez innego pracodawcę wraz z pracownikami, których wiązała ważna umowa o wspólnej odpowiedzialności majątkowej, nie ma potrzeby zawierania nowej umowy, chyba że dotychczasowa umowa została uprzednio wypowiedziana przez pracowników lub odstąpił od niej były pracodawca. Zgodnie bowiem z kodeksem pracy w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Skoro więc nie ma obowiązku zawierania umów o pracę z pracownikami przejmowanymi wraz z częścią zakładu pracy, bo stosunek pracy trwa nadal (ulega zmianie tylko strona podmiotowa), to nie ma podstaw do tego, aby uznać, że skutek tej zmiany nie rozciąga się jeszcze dalej na obszar praw lub obowiązków związanych ze stosunkiem pracy. Skoro zaś żaden przepis prawa pracy nie reguluje następstw przejęcia zakładu pracy lub jego części w odniesieniu do dalszego bytu prawnego umowy o współodpowiedzialności majątkowej za powierzone pracownikom mienie, to nie ma powodów, aby podważać moc obowiązującą umowy zawartej z byłym pracodawcą. Należy więc przyjąć, że umowa o współodpowiedzialności będzie obowiązywać dalej, wobec czego bez wypowiedzenia lub odstąpienia od niej nie może ulec także zmianie podstawa odpowiedzialności majątkowej przejętych pracowników.

UPRAWNIENIA PRACOWNIKA

Pracownik ponoszący wspólną odpowiedzialność za mienie powierzone jest uprawniony m.in. do:

  •  współdecydowania o składzie osobowym zespołu ponoszącego wspólną odpowiedzialność,
  •  aktywnego uczestnictwa w inwentaryzacji zarówno poprzedzającej łączne powierzenie mienia, jak i w późniejszych inwentaryzacjach, z możliwością zgłaszania uwag w związku z przebiegiem i wynikami czynności inwentaryzacyjnych,
  •  wglądu w księgi rachunkowe pracodawcy, w zakresie dotyczącym rozliczania powierzonego mienia oraz uczestniczenia w przyjmowaniu i wydawaniu mienia,
  •  odstąpienia na piśmie, ze skutkiem na przyszłość, od umowy ustanawiającej taką odpowiedzialność, jeżeli rozliczenie mienia wykaże niedobór, w ciągu trzech dni od powzięcia wiadomości o stwierdzonym niedoborze,
  •  żądania przeprowadzenia inwentaryzacji w sytuacji, gdy zachodzi podejrzenie, że inny współodpowiedzialny pracownik nie wykonuje swoich obowiązków.

INNE OSOBY U PRACODAWCY

Pracodawca musi uzyskać pisemną zgodę wszystkich pracowników objętych wspólną odpowiedzialnością majątkową na wykonywanie pracy lub określonych czynności w miejscu powierzenia mienia przez inne osoby, a mianowicie:

  •  osoby wykonujące czynności niezwiązane z dysponowaniem mieniem,
  •  osoby wykonujące pracę dorywczo lub przez czas określony,
  •  osoby nowo przyjęte do pracy obejmującej czynności związane z dysponowaniem mieniem - do czasu przeprowadzenia najbliższej inwentaryzacji,
  •  pracowników młodocianych w okresie odbywania przygotowania zawodowego, a po zakończeniu tego przygotowania - do czasu przeprowadzenia najbliższej inwentaryzacji,
  •  osoby odbywające praktykę zawodową.

DANUTA KLUCZ

gp@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

■  Art. 124-125 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

■  Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (t.j. Dz.U. 1996 r. nr 143, poz. 663).

■  Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 10 października 1975 r. w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę w powierzonym mieniu (t.j. Dz.U. 1996 r. nr 143, poz. 662).