Terminy wykorzystania urlopów wypoczynkowych ustalane są w oparciu o wnioski pracowników i korygowane potrzebą zapewnienia normalnego toku pracy. Chodzi tu o wyważenie z reguły zróżnicowanych potrzeb pracownika i pracodawcy. W polityce udzielania urlopów potrzebny jest zatem pewnego rodzaju kompromis (przykład 1)

PRZYKŁAD 1

TRUDNOŚCI FINANSOWE PRACODAWCY

Pracodawca, mając trudności finansowe, chciałby na dwa tygodnie w lipcu zamknąć zakład, a na ten czas udzielić wszystkim pracownikom urlopów wypoczynkowych. Pracodawca nie może zmusić pracowników do wykorzystania urlopów wypoczynkowych w czasie, który jest dogodny tylko dla niego. Nie ma jednak przeszkód, by przedstawił pracownikom szczególną sytuację w firmie, sugerując jednocześnie swoją propozycję co do wykorzystywania urlopów w określonym czasie. Rozwiązanie problemów w firmie jest bowiem w interesie obu stron.

W praktyce realizacja tego założenia nie zawsze jest sprawą łatwą. Toteż kodeks pracy formułuje generalne zasady, którymi w tym zakresie powinien kierować się pracodawca. Dotyczą one nie tylko ogólnych reguł udzielania i planowania urlopów wypoczynkowych, ale także wyjątkowych sytuacji stanowiących odstępstwo od zasady nieprzerwanego wypoczynku czy też udzielania urlopu tylko na wniosek pracownika. Przepisy prawa wyznaczają także ramy czasowe wykorzystania urlopu wypoczynkowego.

Wypoczynek trzeba zaplanować

Każdy wypoczynek należy uprzednio zaplanować. Możliwe są tu dwie sytuacje. Otóż w zakładzie może funkcjonować plan urlopów stanowiący podstawę planowania wypoczynku albo konkretne terminy urlopów ustalane są w drodze porozumienia pracownika i pracodawcy.

Przypomnijmy, że sporządzenie planu nie dotyczy każdego pracodawcy. Obowiązku takiego nie ma pracodawca, jeżeli działająca u niego zakładowa organizacja związkowa wyrazi na to zgodę. Podobnie pracodawca, u którego nie działają związki zawodowe, może uzgadniać terminy udzielenia urlopów w porozumieniu z pracownikami, bez konieczności konstruowania planu.

Zgodnie z planem

Sporządzenie planu urlopów to czynność powtarzająca się co roku, ale nie należy podchodzić do niej schematycznie. Co roku bowiem pracodawca musi dokładnie przeanalizować sytuację w swojej firmie i tak ustalić terminy wypoczynku pracowników, aby zapewnić im pełną realizację uprawnień urlopowych, a ich nieobecność nie zakłóciła normalnego toku pracy.

W planie urlopów uwzględnia się zarówno urlopy zaległe, tj. niewykorzystane w poprzednim roku kalendarzowym, jak i urlopy, do których pracownicy nabędą prawo w okresie obowiązywania planu (w tym także urlopy uzupełniające i dodatkowe przysługujące na mocy odrębnych przepisów). Plan nie obejmuje natomiast czterech dni urlopu na żądanie.

Plan urlopów pracodawca podaje do wiadomości pracowników zgodnie z przyjętą praktyką zakładową (np. poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń lub wyłożenie do wglądu w dziale kadr). Przyjmuje się, że od tego momentu jest on wiążący dla obu stron, a tym samym stanowi wystarczającą informację o terminach urlopów poszczególnych pracowników.

W wielu zakładach utarła się jednak praktyka potwierdzania udzielania urlopów. Jest to materia nieuregulowana w przepisach prawa, która należy do sfery organizacyjnej pracodawcy i normowana jest z reguły w przepisach zakładowych. W praktyce najczęstszym sposobem potwierdzania udzielenia urlopu jest karta urlopowa lub wniosek podpisany przez przełożonego (przykład 2).

PRZYKŁAD 2

POTWIERDZENIE UDZIELENIA URLOPU

W planie urlopu pracownik zaplanował wypoczynek w 2007 roku na przełomie lipca i sierpnia oraz w listopadzie i grudniu. Plan został podany do wiadomości pracowników w grudniu ubiegłego roku poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń. Choć plan urlopów podany do wiadomości pracowników jest wiążący dla obu stron, to jednak o tym, czy pracownik może bez dodatkowego powiadomienia skorzystać z urlopu we wskazanych miesiącach, decydować będzie treść obowiązujących przepisów zakładowych (np. regulaminu pracy), względnie zwyczaje przyjęte u danego pracodawcy. Pomimo ustalonego planu urlopów w zakładzie może bowiem istnieć obowiązek składania wniosków urlopowych.

Wnioski nie są wiążące

Niezależnie od tego, czy termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego został ustalony w planie urlopów czy w drodze indywidualnego porozumienia z pracownikiem, pracodawca ma możliwość jego zmiany. Nieobecność pracownika musi być wkomponowana w organizację pracy, dlatego proponowane terminy wykorzystania urlopów są weryfikowane potrzebami pracodawcy w zakresie konieczności zapewnienia niezakłóconej pracy.

Z drugiej strony celem urlopu jest wypoczynek i regeneracja sił pracownika, dlatego zasadniczo powinien on korzystać z urlopu zgodnie ze swoimi potrzebami. Pracodawca powinien więc brać pod uwagę wnioski składane przez pracowników, ale nie są one dla niego wiążące. Wyjątkiem są tu dwie sytuacje. Do udzielenia urlopu we wskazanym terminie obliguje pracodawcę wniosek urlopowy złożony przez pracownika bezpośrednio po urlopie macierzyńskim oraz przez młodocianego uczęszczającego do szkoły na okres ferii szkolnych (przykład 3).

PRZYKŁAD 3

BRAK ZGODY PRACODAWCY

Pracownik złożył wniosek o udzielenie 6 dni urlopu od początku lipca. W tym okresie jeden z pracowników tego działu będzie już korzystać z urlopu, a drugi zachorował i prawdopodobnie będzie nieobecny do końca miesiąca. W zakładzie nie obowiązuje plan urlopów, a urlopy każdorazowo uzgadniane są z pracodawcą. Wprawdzie pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał on do niego prawo, ale nie oznacza to bezwzględnego nakazu uwzględniania każdego wniosku pracownika o udzielenie urlopu, złożonego w każdym czasie. Terminy urlopów powinny być bowiem uzgadniane między pracodawcą a pracownikiem. Uzgodnieniem takim jest w przypadku braku planu każdorazowa akceptacja pracodawcy. W opisanej sytuacji pracodawca nie musi więc zgodzić się na urlop we wnioskowanym terminie, jeżeli ze względu na nieobecność dwóch pracowników zakłóciłoby to normalny tok pracy działu. Brak zgody na udzielenie urlopu w określonym terminie nie wymaga przy tym szczególnego uzasadnienia.

Przesunięcie urlopu

Zaplanowany urlop nie zawsze jest możliwy do zrealizowania. Wynikać to może z przyczyn leżących zarówno po stronie pracownika czy pracodawcy, jak i od nich niezależnych.

UDZIELENIE URLOPU W INNYM TERMINIE NASTĘPUJE W RAZIE:

  •  ważnych przyczyn leżących po stronie pracownika,
  •  szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy,
  •  niemożności rozpoczęcia urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu: czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do trzech miesięcy, urlopu macierzyńskiego.

Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Kodeks pracy nie wypowiada się w kwestii treści wniosku pracownika, ale skoro przesunięcie urlopu możliwe jest z ważnych powodów, niewątpliwie powinien zawierać on uzasadnienie. Pracownik musi zatem przesunięcie urlopu umotywować ważnymi przyczynami, które wcale nie muszą przekonać pracodawcy. Wprawdzie pracodawca w miarę możliwości powinien uwzględnić wniosek pracownika, ale kodeks pracy nie zobowiązuje go w takim przypadku do uzgodnienia nowego terminu urlopu. Kwestia przesunięcia urlopu pozostawiona jest bowiem jego uznaniu.

Kodeks pracy nie wyjaśnia, o jakie ważne przyczyny chodzi, i nie wskazuje nawet przykładowo, w jakich sytuacjach pracownik może wnioskować o przesunięcie urlopu na inny termin. Z reguły są to przyczyny dotyczące pracownika, związane z jego sytuacją rodzinną lub osobistą (przykład 4).

PRZYKŁAD 4

UZASADNIENIE WNIOSKU

Pracownik zaplanował urlop w sierpniu. Okazało się jednak, że w maju zachorowała poważnie jego żona. Pracownik opiekował się chorą żoną od momentu jej powrotu ze szpitala po przebytej operacji. Z uwagi na potrzebę dalszej opieki, pracownik chciałby wykorzystać urlop w lipcu, a nie, jak pierwotnie planował, w sierpniu. Pracownik może w takiej sytuacji wnioskować do pracodawcy o przesunięcie urlopu. O tym jednak, czy będzie mógł udać się na niego w lipcu, ostatecznie zadecyduje pracodawca.

Do przesunięcia urlopu może też dojść z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy. Kodeks pracy dopuszcza taką sytuację, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. W takim przypadku na ogół inicjatorem zmiany terminu urlopu jest pracodawca, choć nie można wykluczyć, że sam pracownik dostrzeże potrzebę przełożenia urlopu z powodu szczególnej sytuacji w zakładzie.

Trzecia z sytuacji, w której następuje przesunięcie planowanego urlopu, nie wymaga akceptacji żadnej ze stron i jest skutkiem zaistnienia zdarzenia, które powoduje obligatoryjne przesunięcie urlopu, na termin późniejszy. Chodzi tu o niemożność rozpoczęcia urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:

  •  czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
  •  odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
  •  powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
  •  urlopu macierzyńskiego.

Gdy przeszkodą w rozpoczęciu urlopu jest usprawiedliwiona nieobecność w pracy, pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy. Wymaga on uzgodnienia między stronami. Oznacza to, że pracownik, który zachorował przed pójściem na planowany urlop, nie może bez uzgodnienia z pracodawcą skorzystać z niego bezpośrednio po chorobie.

Odwołanie z urlopu

Kodeks pracy przewiduje jeszcze jedno odstępstwo od zasady nieprzerwanego wypoczynku. Ma to miejsce wówczas, gdy rozpoczęty w planowanym terminie urlop zostanie zakłócony nagłym wezwaniem stawienia się do pracy. Instytucja odwołania z urlopu opiera się na założeniu, że realizacja prawa pracownika do wypoczynku korygowana jest potrzebami pracodawcy, który musi być wyposażony w środki prawne na wypadek wyjątkowych sytuacji.

Pracownik może być zatem odwołany z urlopu wypoczynkowego, ale to szczególne uprawnienie pracodawcy ma wyraźne granice zakreślone w przepisach kodeksu pracy. Odwołanie z urlopu może mieć miejsce tylko wtedy, gdy zachodzą okoliczności nieprzewidziane w chwili jego rozpoczęcia, a obecność pracownika w zakładzie jest niezbędna (przykład 5).

PRZYKŁAD 5

NIEPRZEWIDZIANE OKOLICZNOŚCI

Zgodnie z planem urlopów pracownica księgowości rozpoczęła urlop 11 czerwca. Zaplanowany wypoczynek miał trwać dwa tygodnie. W trakcie jej urlopu pracodawcę poinformowano o niespodziewanej kontroli, przy której konieczna jest obecność pracownika księgowości zajmującego się kosztami i rozliczeniami podatkowymi. W tych dniach nie ma w zakładzie żadnego z takich pracowników, gdyż główna księgowa uczestniczy w zagranicznym szkoleniu, a drugi pracownik księgowości zachorował. Pracodawca może w takim przypadku odwołać pracownicę z urlopu. Jest to bowiem sytuacja szczególna, której pracodawca nie mógł przewidzieć przed rozpoczęciem urlopu. Obecność pracownicy w pracy jest natomiast konieczna dla sprawnego przeprowadzenia kontroli.

ODWOŁANIE Z URLOPU MOŻE MIEĆ MIEJSCE TYLKO WTEDY, GDY:

  •  zachodzą okoliczności nieprzewidziane w chwili jego rozpoczęcia (np. choroba osoby zastępującej urlopującego pracownika, awaria),
  •  obecność pracownika w zakładzie jest niezbędna (np. ważne niezaplanowane wcześniej spotkanie, na którym potrzebna jest wiedza pracownika).

Pracownik musi wrócić

Odwołanie z urlopu może nastąpić w różnej formie, gdyż przepisy nie stawiają w tym zakresie szczególnych wymagań. W praktyce dogodnym środkiem komunikacji z pracownikiem jest telefon lub poczta elektroniczna. Trzeba jednak pamiętać, że odwołanie z urlopu rodzi po obu stronach określone obowiązki.

Z uwagi na to, że odwołanie z urlopu następuje w drodze jednostronnej decyzji pracodawcy, dla pracownika ma ono charakter polecenia służbowego. Oznacza to, że pracownik ma obowiązek stawić się do pracy w wyznaczonym terminie pod rygorem wyciągnięcia wobec niego konsekwencji służbowych.

Pracodawca za niewykonanie polecenia powrotu z urlopu może bowiem nałożyć na pracownika karę porządkową, a także wypowiedzieć czy nawet rozwiązać z nim umowę o pracę w trybie natychmiastowym. Na pracodawcy spoczywa zaś powinność dokonania odwołania z takim wyprzedzeniem, aby pracownik miał możliwość wykonać polecenie w terminie przez niego wyznaczonym.

Zwrot kosztów

Pracownik, któremu pracodawca przerwał wypoczynek, ma prawo upomnieć się o zwrot kosztów poniesionych w związku z odwołaniem go z urlopu. Przepisy kodeksu pracy nie precyzują bliżej, o jakie koszty chodzi i które z nich można uznać za pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem.

W każdym razie zaliczyć do nich można koszty związane z zorganizowanym wypoczynkiem (np. opłata za wykupione wczasy w hotelu w części, w której pracownik nie uzyskał ewentualnego zwrotu), koszty dojazdu do miejsca wypoczynku lub podróży powrotnej (np. bilety kolejowe, lotnicze).

Terminy wykorzystania urlopów

Zasadniczo urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany w tym roku, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Jeżeli jednak urlop nie został wykorzystany w tym czasie, kodeks pracy wyznacza najpóźniejszy termin wypoczynku na koniec I kwartału następnego roku kalendarzowego.

Pracodawca musi mieć na uwadze nie tylko tę generalną zasadę, ale także okoliczności konkretnych przypadków, dla których przepisy prawa stanowią odrębne procedury udzielania urlopów. Dotyczy to m.in. pracowników podejmujących swoją pierwszą pracę, którym urlopów udziela się na innych zasadach niż pracownikom ze stażem zawodowym. Także wymiar czasu pracy zatrudnionego nie pozostaje bez znaczenia w zakresie udzielania urlopów. Pracodawca musi także pamiętać o zasadzie proporcjonalności urlopu w przypadku nieprzepracowania przez pracownika całego roku kalendarzowego lub zmiany pracodawcy (przykłady 6 i 7).

PRZYKŁAD 6

PIERWSZY URLOP

Pracodawca zatrudnił od 1 czerwca nowego pracownika, który studiuje na drugim roku w systemie zaocznym. Umowa została zawarta do końca grudnia 2007 r. Pracownik ma wykształcenie średnie i jest to dla niego pierwsza praca. Pracownik podejmujący swoją pierwszą pracę uzyskuje prawo do tzw. urlopów cząstkowych z upływem każdego miesiąca pracy. W roku kalendarzowym, w którym pracownik podjął pracę, urlop ten przysługuje mu w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. W przytoczonej sytuacji pracownik uzyska więc prawo do pierwszego urlopu w wymiarze 7/12 z 20 dni urlopu za miesiące przepracowane do końca 2007 roku.

PRZYKŁAD 7

URLOP PROPORCJONALNY

Pracownik nabył w styczniu prawo do kolejnego urlopu w wymiarze 26 dni. W maju otrzymał ofertę innej pracy i złożył wypowiedzenie umowy o pracę, które upłynie z końcem sierpnia. W razie zmiany zatrudnienia w ciągu roku zasada proporcjonalności urlopu polega na podziale go pomiędzy dotychczasowego a kolejnego pracodawcę. Aktualny pracodawca udziela pracownikowi urlopu w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u niego w roku ustania stosunku pracy (w opisanej sytuacji będzie to dotyczyło ośmiu miesięcy), chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze. Kolejny pracodawca udziela urlopu w wymiarze proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego, a w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca roku kalendarzowego - w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia.

Wymienione sytuacje różnicują zasady udzielania urlopów, ale w każdej z nich obowiązuje reguła, że dany rok kalendarzowy stanowi termin wykonania przez pracodawcę ciążącego na nim obowiązku udzielenia w naturze pracownikowi corocznego, nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego. Gdy z różnych powodów skorzystanie z urlopu w danym roku okaże się niemożliwe, najpóźniejszą datę wykorzystania urlopu wyznacza koniec I kwartału następnego roku kalendarzowego. Co jednak istotne, nieskorzystanie z wypoczynku w tym terminie nie pozbawia pracownika prawa do urlopu, który przechodzi na kolejny rok. Może się jednak zdarzyć, że pracownik upomni się o zaległy urlop zbyt późno. Ma on bowiem na to trzy lata.

3 ETAPY

OBLICZANIA WYNAGRODZENIA URLOPOWEGO

1. Ustalamy podstawę wymiaru tego wynagrodzenia

2. Określamy wynagrodzenie za 1 godzinę urlopu

3. Obliczamy wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy

Przymusowy urlop

Zasadniczo pracodawca nie może przymusić pracownika do pójścia na urlop wypoczynkowy, który jest udzielany na jego wniosek. Niekiedy jednak pracodawca może go zobligować do urlopowania w terminie przez siebie wyznaczonym. Kodeks pracy przewiduje taką sytuację w okresie wypowiedzenia.

Pracodawca ma zatem prawo udzielić pracownikowi przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w okresie trwającego wypowiedzenia umowy o pracę i to bez względu na długość tego okresu i stronę inicjującą wypowiedzenie stosunku pracy. Dotyczy to wszystkich urlopów wypoczynkowych, a więc zarówno bieżących, jak i zaległych (przykład 8).

PRZYKŁAD 8

URLOP W OKRESIE WYPOWIEDZENIA

Okres trzymiesięcznego wypowiedzenia, na którym aktualnie przebywa pracownik, upływa 31 sierpnia. Pracownik ma 16 dni zaległego urlopu oraz do wykorzystania urlop bieżący za ten rok. Pracodawca może udzielić pracownikowi w miesiącach czerwiec - sierpień całego urlopu zaległego oraz urlopu bieżącego w wymiarze proporcjonalnym do czasu przepracowanego w tym roku, a więc za osiem miesięcy (8/12). Skorzystanie z urlopu w trakcie biegnącego wypowiedzenia nie zależy od wniosku czy zgody pracownika. O tym, czy pracownik ma w okresie wypowiedzenia skorzystać z urlopu, decyduje pracodawca, który może wyjątkowo zamienić urlop w naturze na świadczenie pieniężne i wypłacić je tytułem ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Zaległy urlop

Przymusowy urlop w okresie wypowiedzenia nie budzi większych wątpliwości, gdyż kodeks pracy wprost reguluje taką możliwość. W pozostałych przypadkach udzielenie urlopu powinno odbywać się po konsultacji z pracownikiem. Co jednak zrobić, gdy pracownik ma na swym koncie zaległy urlop i nie chce z niego skorzystać, a zbliża się koniec I kwartału.

Dla pracodawcy jest to sytuacja niedogodna. Przymuszając pracownika do urlopu, może bowiem spotkać się z zarzutem, że narusza w ten sposób jego prawa pracownicze. Z drugiej strony wiąże go najpóźniejsza data udzielenia urlopu, określona na 31 marca następnego roku kalendarzowego. Uchybienie temu obowiązkowi traktowane jest zaś jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za które grozi kara grzywny.

Sąd Najwyższy udziela w takiej sytuacji przyzwolenia pracodawcy do przymusowego wysłania pracownika na urlop. Według jego stanowiska, gdy pracownik odmawia pójścia na urlop, pracodawca może udzielić go do końca I kwartału następnego roku nawet bez jego zgody - wyrok z 2 września 2003 r., I PK 403/02 (OSNP 2004/18/310) i z 24 stycznia 2006 r., I PK 124/05 (M.P.Pr. 2006/3/119).

Jak obliczyć wynagrodzenie urlopowe

Obliczenie wynagrodzenia urlopowego nie przysparza wielu problemów, jeśli na pensję pracownika składa się stała płaca. Zgodnie bowiem z ogólną zasadą pracownikowi za czas tego urlopu przysługuje takie wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Nierzadko jednak pracownicy oprócz płacy zasadniczej otrzymują również inne składniki wynagrodzenia. Są nimi zarówno te elementy pensji, które wynikają z przepisów wewnętrznych obowiązujących u pracodawcy (dodatek funkcyjny, za staż pracy, za pracę w szkodliwych warunkach, za znajomość języków obcych, premie i nagrody), jak również i te, które przysługują im z mocy przepisów powszechnie obowiązujących (dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych i za pracę w porze nocnej, wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy). Jak wówczas obliczyć wynagrodzenie urlopowe?

Pierwszą, najważniejszą i najtrudniejszą czynnością przy obliczaniu pensji za czas urlopu jest ustalenie jej podstawy wymiaru. Kolejne wyliczenia nie są już tak bardzo skomplikowane.

Zasady ustalania podstawy wymiaru

W podstawie wynagrodzenia urlopowego nie należy brać pod uwagę:

  •  jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
  •  wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
  •  gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
  •  wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
  •  ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
  •  dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
  •  wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby,
  •  nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
  •  odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
  •  wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Powyższy katalog jest zamknięty, zatem przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego uwzględniamy wszystkie inne składniki wynagrodzenia za pracę oraz wypłaty ze stosunku pracy.

Jeśli pracownik oprócz zatrudnienia na umowę o pracę wykonuje na rzecz pracodawcy inne prace na podstawie umów cywilnoprawnych, wówczas przy ustalaniu należności za czas urlopu wypoczynkowego nie należy brać pod uwagę wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi w ramach tych umów. Wynagrodzenie przysługujące pracownikowi na podstawie umów cywilnoprawnych nie jest bowiem wynagrodzeniem ze stosunku pracy (przykład 9).

PRZYKŁAD 9

TYLKO PENSJA

Pracownik w czerwcu 2007 r. przez 5 dni przebywał na urlopie wypoczynkowym. Wynagradzany jest on stałą stawką miesięczną w kwocie 2000 zł, a także otrzymuje wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia zawartej z tym samym pracodawcą w wysokości 500 zł miesięcznie. Przy ustalaniu podstawy wynagrodzenia za urlop nie uwzględniamy wynagrodzenia uzyskanego na podstawie umowy cywilnoprawnej. W terminie wypłaty pracownik otrzyma stałą pensję 2000 zł.

W wynagrodzeniu urlopowym powinny zaś zostać ujęte wszystkie inne niż wymienione powyżej (wyłączone) składniki wynagrodzenia, pod warunkiem że przysługują one w okresie korzystania przez pracownika z urlopu.

Przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego odrębne zasady stosuje się w stosunku do składników określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości i do określonych w zmiennej wysokości przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc.

Wynagrodzenie miesięczne stałe

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej kwocie uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu.

Dla tego typu elementów pensji nie trzeba robić żadnych obliczeń, bowiem przysługują one pracownikowi zawsze, bez względu na długość urlopu. Są nimi: wynagrodzenie zasadnicze, dodatek funkcyjny, dodatek stażowy, stała miesięczna premia regulaminowa (przykład 10).

PRZYKŁAD 10

STAŁE SKŁADNIKI WYNAGRODZENIA

W maju 2007 r. pracownik przebywał 4 dni na urlopie wypoczynkowym. Jego wynagrodzenie składa się z:

  •  płacy zasadniczej w stałej wysokości 2230 zł,
  •  dodatku funkcyjnego 250 zł,

czyli razem miesięcznie 2480 zł.

Przy stałych składnikach pensji korzystanie przez pracownika z urlopu wypoczynkowego nie ma wpływu na wysokość przysługującego mu z tego tytułu wynagrodzenia. Za maj pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie w wysokości 2480 zł, a więc tyle, ile dostałby, gdyby przepracował cały miesiąc.

Wynagrodzenie miesięczne zmienne

Odmienne zasady obowiązują przy ujmowaniu w podstawie urlopowej wynagrodzenia zmiennego. Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc uwzględnia się bowiem w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie trzech miesięcy kalendarzowych poprzedzający miesiąc rozpoczęcia urlopu, a jeżeli ulegają znacznym wahaniom - nawet z 12 miesięcy.

Do tej grupy składników pensji należy wynagrodzenie określone stawką godzinową, akordową lub prowizyjne, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych i porze nocnej (przykład 11).

PRZYKŁAD 11

ZMIENNE SKŁADNIKI WYNAGRODZENIA

Pracownik w czerwcu 2007 r. przebywał na urlopie wypoczynkowym. Jego pensja składa się z płacy zasadniczej, określonej w stałej stawce miesięcznej 2400 zł, oraz zmiennego wynagrodzenia akordowego. Wynagrodzenie określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu, czyli w kwocie 2400 zł. Natomiast zmienny składnik, czyli akordy, trzeba przyjąć w wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy poprzedzających czerwiec 2007 r., tj. w maju, kwietniu i marcu 2007 r.

Natomiast składników wynagrodzenia wypłacanych za okresy dłuższe niż jeden miesiąc w ogóle nie uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym. Należności te wypłaca się w przyjętych terminach wypłaty tych składników. Takimi składnikami wynagrodzenia są m.in. premia kwartalna, półroczna, roczna.

Wynagrodzenie płatne z dołu

Jeśli w zakładzie pracy, zgodnie z przepisami o wynagradzaniu, pracownik otrzymuje pensję do dziesiątego dnia miesiąca następnego, wówczas przy ustalaniu podstawy wynagrodzenia urlopowego należy brać pod uwagę wynagrodzenie wypłacone pracownikowi w okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc korzystania z urlopu (przykład 12).

PRZYKŁAD 12

WYNAGRODZENIE ZA 3 MIESIĄCE

Pracownik w czerwcu 2007 r. przebywał na urlopie wypoczynkowym. Wynagrodzenie jego ustalone jest według stawki godzinowej. Zgodnie z zakładowym regulaminem wynagradzania pensja jest płatna do 10 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

W sytuacji gdy wynagrodzenie płatne jest w miesiącu następnym za miesiąc poprzedni, przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia urlopowego należy wziąć pod uwagę pensję wypłaconą w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu. Należy zatem uwzględnić wynagrodzenie wypłacone pracownikowi w maju, kwietniu i marcu 2007 r., przysługujące mu za pracę w miesiącach: kwietniu, marcu i lutym 2007 r.

Zmiany w składnikach wynagrodzenia

W sytuacji gdy w okresie, z którego ustalana jest podstawa wymiaru nastąpiły zmiany w składnikach wynagrodzenia, przysługujących za okresy nie dłuższe niż miesiąc, lub nastąpiły zmiany w ich wysokości, i zostały one wprowadzone przed rozpoczęciem urlopu lub w miesiącu jego rozpoczęcia, podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian (przykłady 13 i 14).

PRZYKŁAD 13

PODWYŻSZENIE WYNAGRODZENIA

Pracownik zarabia 3200 zł miesięcznie. Od 15 czerwca 2007 r. otrzymał on podwyżkę pensji do kwoty 3500 zł. W okresie od 13 do 20 czerwca 2007 r. pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego.

W takiej sytuacji należy osobno policzyć wynagrodzenie urlopowe za okres od 13 do 14 czerwca według stawki przed podwyżką i osobno od 15 do 20 czerwca według nowej stawki.

PRZYKŁAD 14

OBNIŻENIE WYNAGRODZENIA

Pracownik do końca marca 2007 r. zarabiał 11 zł/godz. Od 1 kwietnia 2007 r. obniżono stawkę za godzinę pracy do 8 zł. W czerwcu 2007 r. przebywał przez 3 dni na urlopie wypoczynkowym. Do podstawy wymiaru jego wynagrodzenia urlopowego należy przyjąć miesiące: maj, kwiecień i marzec 2007 r. Wynagrodzenie za marzec należy jednak przeliczyć według niższej stawki, tak jakby przysługiwała ona pracownikowi przez cały okres, z którego ustala się podstawę wymiaru.

Jeżeli zmiana wysokości wynagrodzenia w miesiącu, w którym pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego, ma miejsce przed wykorzystywaniem tego urlopu lub w trakcie jego wykorzystywania, wówczas wynagrodzenie urlopowe należy ustalić z uwzględnieniem tych zmian. Jeśli natomiast zmiana wysokości wynagrodzenia ma miejsce w miesiącu wykorzystywania urlopu, ale już po jego zakończeniu, nie wpływa ona w żaden sposób na wysokość wynagrodzenia urlopowego (przykład 15).

PRZYKŁAD 15

PODWYŻKA PO URLOPIE

Pracownik w okresie od 2 do 11 maja 2007 r. przebywał na urlopie wypoczynkowym. Wynagradzany jest on stałą stawką miesięczną 1750 zł. Od 28 maja 2007 r. nastąpiła podwyżka jego płacy zasadniczej do kwoty 2000 zł. W tej sytuacji podwyżka wynagrodzenia nie ma wpływu na wysokość wynagrodzenia urlopowego, ponieważ miała miejsce już po urlopie wypoczynkowym. Za urlop wypoczynkowy pracownikowi przysługuje takie wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zatem pracownik wynagradzany według stałych stawek miesięcznych za urlop w okresie od 2 do 11 maja powinien otrzymać wynagrodzenie obliczone z wówczas obowiązującej stawki wynagrodzenia, tj. kwoty 1750 zł.

Przy obliczaniu podstawy wynagrodzenia za urlop nie uwzględnia się tych składników pensji, które nie przysługują już pracownikowi w czasie wykorzystywania urlopu. Jeżeli więc w trakcie urlopu pracownik utracił prawo do jakiegoś składnika wynagrodzenia, to od dnia utraty do niego prawa nie będzie on brany pod uwagę przy obliczaniu wynagrodzenia za okres urlopu, pomimo że występował w czasie, z którego ustala się podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Gdyby bowiem pracownik zamiast wykorzystywać urlop pracował, to nie otrzymałby już tego składnika (przykład 16).

PRZYKŁAD 16

OBNIŻKA W CZASIE URLOPU

Pracownik w okresie od 30 kwietnia do 4 maja 2007 r. przebywał na urlopie wypoczynkowym. Do końca kwietnia przysługiwała mu płaca zasadnicza w stałej wysokości 1500 zł oraz dodatek funkcyjny 420 zł. Od 1 maja pracownik utracił prawo do dodatku funkcyjnego. Ustalając wysokość wynagrodzenia urlopowego za 30 kwietnia należy uwzględnić płacę zasadniczą oraz dodatek funkcyjny. Natomiast wynagrodzenie urlopowe za okres od 1 do 4 maja należy obliczyć jedynie z samej płacy zasadniczej.

Nieobecność przed urlopem

Szczególne zasady stosuje się również, jeśli w okresie, z którego ustalana jest podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego, pracownik np. dłużej chorował lub był na urlopie bezpłatnym.

W sytuacji gdy przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie za okresy nie dłuższe niż miesiąc, przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi należało się takie wynagrodzenie (przykłady 17 i 18).

PRZYKŁAD 17

CHOROBA PRZED URLOPEM

Pracownik w maju 2007 r. przebywał na urlopie wypoczynkowym. Oprócz stałej płacy miesięcznej w wysokości 1400 zł otrzymuje on zmienne premie miesięczne. Do wyliczenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy przyjąć wynagrodzenie wypłacone mu w kwietniu, marcu i lutym 2007 r. Pracownik w kwietniu 2007 r. przez cały miesiąc przebywał na zwolnieniu lekarskim. W związku z tym podstawę wymiaru należy obliczyć z wynagrodzenia wypłaconego mu w marcu, lutym i styczniu 2007 r. Kwiecień należy natomiast pominąć.

PRZYKŁAD 18

PRZED URLOPEM NA WYCHOWAWCZYM

Pracownica w czerwcu 2007 r. przebywała przez 18 dni na urlopie wypoczynkowym. Na jej wynagrodzenie składa się płaca zasadnicza ustalona w stawce miesięcznej 1850 zł oraz zmienne premie miesięczne. Do wyliczenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego powinno się przyjąć wynagrodzenie wypłacone jej w maju, kwietniu i marcu 2007 r. Pracownica w okresie od 6 czerwca 2006 r. do 5 czerwca 2007 r. przebywała na urlopie wychowawczym, a jeszcze wcześniej na urlopie macierzyńskim. W związku z tym podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy ustalić biorąc pod uwagę pensję wypłaconą jej w okresie 3 miesięcy poprzedzających urlop macierzyński. Zarówno okres urlopu macierzyńskiego, jak i wychowawczego należy pominąć, gdyż przez ten czas pracownicy nie przysługiwało wynagrodzenie za pracę.

Krótki okres zatrudnienia

Nie zawsze można ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego z pełnych 3 albo 12 miesięcy. Jeżeli przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego pracownik otrzymywał wynagrodzenie za okres krótszy niż przyjęty do ustalania podstawy, wówczas zmienne składniki za okresy nie dłuższe niż miesiąc uwzględnia się w podstawie wymiaru w wysokości wypłaconej za okres faktycznie przepracowany (przykład 19).

PRZYKŁAD 19

BRAK PEŁNYCH 3 MIESIĘCY

Pracownik zatrudniony jest od kwietnia 2007 r. i otrzymuje zmienne wynagrodzenie prowizyjne. W czerwcu 2007 r. przebywał 7 dni na urlopie wypoczynkowym. W takim przypadku podstawę wymiaru należy obliczyć z wynagrodzenia wypłaconego w okresie faktycznie przepracowanym, czyli w kwietniu i maju 2007 r.

W sytuacji gdy urlop wypoczynkowy przypada na przełomie miesięcy, podstawę wynagrodzenia urlopowego ustala się osobno dla każdego miesiąca (przykład 20).

PRZYKŁAD 20

WYNAGRODZENIE PRZY AKORDZIE

Pracownik w okresie od 28 maja do 8 czerwca 2007 r. przebywał na urlopie wypoczynkowym. Zatrudniony jest on w systemie pracy akordowej i z tego tytułu każdego miesiąca otrzymuje inne wynagrodzenie. W celu obliczenia wynagrodzenia urlopowego za maj 2007 r. podstawę tego wynagrodzenia ustalamy z uwzględnieniem pensji wypłaconych w kwietniu, marcu i lutym 2007 r. Natomiast, aby obliczyć wynagrodzenie urlopowe za czerwiec 2007 r., w podstawie wymiaru uwzględniamy akordy wypłacone w maju, kwietniu i marcu 2007 r.

Zasady obliczania wynagrodzenia urlopowego

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy ze stałych składników wynagrodzenia oblicza się, dzieląc podstawę wymiaru wynagrodzenia ze stałych składników przez liczbę godzin, które pracownik przepracowałby w miesiącu wykorzystywania urlopu wypoczynkowego, a następnie mnożąc tak otrzymane wynagrodzenie za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu wypoczynkowego, gdyby z niego nie korzystał.

Gdy natomiast pojawią się zmienne składniki wynagrodzenia, przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, wówczas podstawę wymiaru należy ustalić w oparciu o łączną sumę wypłaconych składników wynagrodzenia z 3 lub 12 miesięcy.

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy ze zmiennych składników wynagrodzenia oblicza się dzieląc podstawę wymiaru, tj. łączną sumę wynagrodzeń zmiennych, przez liczbę godzin przepracowanych w tym okresie, a następnie mnożąc wynagrodzenie za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu wypoczynkowego, gdyby z niego nie korzystał. Całkowite wynagrodzenie za urlop jest sumą powyższych wynagrodzeń (przykład 21).

PRZYKŁAD 21

PREMIE MIESIĘCZNE

Pracownik w czerwcu 2007 r. korzystał z urlopu wypoczynkowego w wymiarze 5 dni. Jego wynagrodzenie składa się z płacy zasadniczej w stałej wysokości 3200 zł oraz zmiennych premii miesięcznych. Pracownik otrzymał następujące premie: w maju 2007 r. - 775 zł (168 godzin), w kwietniu 2007 r. - 710 zł (160 godzin), w marcu 2007 r. - 809 zł (176 godzin).

Wynagrodzenie zasadnicze, określone w stałej wysokości, uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu.

Ustalamy wynagrodzenie za urlop ze stałych składników wynagrodzenia:

■  stałe składniki dzielimy przez liczbę godzin roboczych w czerwcu:

3200 zł : 160 godzin = 20 zł/godz,

■  stawkę za 1 godzinę urlopu ze stałych składników wynagrodzenia mnożymy przez liczbę godzin urlopu:

20 zł/godz x 40 godzin = 800 zł.

Premię jako zmienny składnik wynagrodzenia przyjmujemy do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik przebywał na urlopie. Zatem sumujemy premie wypłacone w maju, kwietniu i lutym:

775 zł + 710 zł + 809 zł = 2294 zł.

Następnie sumujemy czas przepracowany w tych miesiącach:

168 godzin + 160 godzin + 176 godzin = 504 godziny

Ustalamy średnie wynagrodzenie za 1 godzinę ze zmiennych składników wynagrodzenia. W tym celu sumę premii z 3 miesięcy dzielimy przez liczbę godzin przepracowanych przez te 3 miesiące:

2294 zł : 504 godziny = 4,55 zł/godz.

Obliczamy wynagrodzenie za urlop ze zmiennych składników wynagrodzenia. Stawkę za 1 godzinę urlopu ze zmiennych składników wynagrodzenia mnożymy przez liczbę godzin urlopu:

4,55 zł/godz x 40 godzin = 182 zł.

Obliczamy wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy. W tym celu sumujemy wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy ze stałych składników wynagrodzenia z wynagrodzeniem za urlop ze zmiennych składników wynagrodzenia:

800 zł + 182 zł = 982 zł.

Pracownik za czas urlopu powinien otrzymać wynagrodzenie w wysokości 982 zł.

Przy obliczaniu wynagrodzenia za godzinę pracy należy brać pod uwagę wszystkie przepracowane przez pracownika godziny - również harmonogramowo wolne niedziele, święta i inne dni wolne od pracy, a także godziny nadliczbowe.

DANUTA KLUCZ, DOROTA TWARDO

gp@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

■  Dział siódmy rozdział I i art. 205 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

■  Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.).