Warunkiem odpowiedzialności jest wina pracownika – umyślna lub nieumyślna oraz związek przyczynowy pomiędzy zawinionym działaniem pracownika a powstaniem szkody. Ciężar dowodu w tym zakresie spoczywa na pracodawcy, który powinien wykazać zarówno okoliczności uzasadniające odpowiedzialność pracownika, jak i wysokość powstałej szkody.

Zatrudniony ponosi odpowiedzialność w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę i tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego wynikła szkoda. Możliwe jest zatem dochodzenie przez pracodawcę rekompensaty jedynie za faktyczny uszczerbek majątkowy, jaki pracodawca poniósł w związku z zawinionym przez pracownika działaniem. Podwładny nie odpowiada za tzw. utracone korzyści. Nie dotyczy to jednak sytuacji, kiedy szkoda została wyrządzona umyślnie, gdyż wtedy pracownik jest obowiązany do naprawienia szkody w pełnej wysokości.

W przypadku nieumyślnego wyrządzenia szkody wysokość odszkodowania jest ograniczona do kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia. Zatrudniony nie będzie odpowiedzialny za szkodę w zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniły się do jej powstania albo zwiększenia. Nie odpowiada on także za stratę wynikłą w związku z działaniem w granicach dopuszczalnego ryzyka związanego z działalnością pracodawcy. W razie wyrządzenia szkody przez kilku pracowników każdy z nich ponosi odpowiedzialność za jej część stosownie do przyczynienia się do niej i stopnia winy. Nie jest to zatem odpowiedzialność solidarna wszystkich sprawców za całość straty, lecz odpowiedzialność indywidualna za tę część uszczerbku, którą można przypisać danemu pracownikowi. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie stopnia winy i przyczynienia się poszczególnych zatrudnionych do powstania szkody, odpowiadają oni w częściach równych.