Pracownicy często obok wynagrodzenia zasadniczego otrzymują również inne składniki pensji. Są nimi różnego rodzaju premie i nagrody. Nierzadko pojawia się pytanie, czy powinny one zostać uwzględnione w podstawie wymiaru danego składnika wynagrodzenia.
Dodatkowe składniki mają ogromne znaczenie przy ustalaniu wysokości innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy, takich jak: wynagrodzenie urlopowe, ekwiwalent za niewykorzystany urlop, wynagrodzenie chorobowe czy zasiłek. Aby prawidłowo ustalić podstawy tych świadczeń, należy przede wszystkim odpowiedzieć na pytanie, czym jest nagroda, a czym premia oraz czym się one różnią. Premia jest dodatkowym składnikiem wynagrodzenia za pracę uzupełniającym wynagrodzenie zasadnicze. Warunki nabycia prawa do niej, jej wysokość i sposoby wypłaty regulowane są w sposób właściwy danemu pracodawcy w regulaminie wynagradzania lub innym akcie funkcjonującym u pracodawcy. Prawo do niej powstaje z chwilą spełnienia regulaminowych przesłanek jej nabycia. Od premii należy odróżnić nagrodę, która ma charakter dobrowolny zależny od swobodnego uznania pracodawcy oceniającego pracę pracownika. Uznaniowy charakter nagrody polega na tym, że zarówno przyznanie jej pracownikowi, jak i określenie wysokości należy do zakresu swobodnego uznania zakładu. Nagroda nie jest składnikiem wynagrodzenia i stanowi przysporzenie majątkowe na rzecz pracownika ponad obowiązek wynikający z umowy o pracę. O tym, czy przy obliczaniu różnych należności pracowniczych należy brać pod uwagę premie i nagrody, decyduje ich periodyczny charakter.
Wynagrodzenie za urlop i ekwiwalent
Wynagrodzenie urlopowe oblicza się uwzględniając płacę zasadniczą przysługującą pracownikowi oraz inne świadczenia związane z pracą. Przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia urlopowego nie należy uwzględniać nagród, gdyż nie mają one charakteru periodycznego i przyznawane są zazwyczaj jednorazowo za szczególne osiągnięcia zawodowe lub wyniki w pracy. Również premii jednorazowych o charakterze uznaniowym nie należy wliczać do podstawy obliczenia wynagrodzenia za urlop. Także składników wynagrodzenia wypłacanych za okresy dłuższe niż jeden miesiąc w ogóle się nie uwzględnia w wynagrodzeniu urlopowym, okres urlopu jest bowiem traktowany na równi z okresem wykonywania pracy (przykład). Nagród jako składników sporadycznych i nieregularnych nie uwzględnia się również przy obliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Nieco inaczej przedstawia się sytuacja w przypadku premii. Wiele rodzajów premii obowiązujących u pracodawców wypłaca się po upływie określonego okresu, np. miesiąca, kwartału, roku. Premia jako składnik zmienny wypłacany w stałych odstępach czasu wchodzi do podstawy naliczania ekwiwalentu.
Wynagrodzenie chorobowe i zasiłek
Premie i nagrody uzyskiwane przez pracownika mają także istotne znaczenie przy obliczaniu wysokości wynagrodzenia chorobowego i zasiłku. Podstawowym warunkiem uzasadniającym wliczenie premii i nagród do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego bądź zasiłku jest ustalenie, czy od tych składników pensji jest opłacana składka na ubezpieczenia społeczne. W podstawie wymiaru nie uwzględnia się bowiem przychodów pracownika, które zgodnie z obowiązującymi przepisami nie stanowią podstawy wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe. Należy jednak zaznaczyć, że niektórych składników wynagrodzenia nie uwzględnia się w podstawie wymiaru wynagrodzenia i zasiłku chorobowego, mimo że stanowią one podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe. Są to składniki, których zasady wypłaty określone w układach zbiorowych pracy lub w regulaminach wynagradzania nie zawierają przepisu nakazującego zmniejszenie tych składników za okres pobierania wynagrodzenia bądź zasiłku. W zależności od sposobu pomniejszania premii i nagród będą one uwzględniane w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego bądź zasiłku albo w kwocie faktycznej, albo po uzupełnieniu. Jeśli premie i nagrody przysługują pracownikowi za czas faktycznie przepracowany, to za czas nieobecności w pracy z powodu choroby podlegają one proporcjonalnie zmniejszeniu. W takim przypadku uwzględnia się je w podstawie wymiaru po ich uprzednim uzupełnieniu. Jeżeli natomiast premie lub nagrody przysługują miesięcznie w stałej kwocie, która w sytuacji gdy pracownik choruje, jest pomniejszana w inny sposób niż proporcjonalny, np. procentowo, wówczas uwzględnia się te składniki w podstawie wymiaru zasiłku bądź wynagrodzenia w kwocie faktycznie wypłaconej. W podstawie wymiaru nie uwzględnia się również premii, nagród lub innych składników wynagrodzenia, których zasady wypłaty wyraźnie wskazują, że są wypłacane także za okresy pobierania wynagrodzenia chorobowego bądź zasiłku. Odmiennie przedstawia się natomiast sprawa dodatkowych nagród, które przysługują z tytułu wykonania dodatkowych zadań. Nagrody te nie są w ogóle wliczane do podstawy wymiaru zasiłku.
PRZYKŁAD OBLICZANIE WYNAGRODZENIA URLOPOWEGO Pracownik w grudniu przebywał pięć dni na urlopie wypoczynkowym. Na jego wynagrodzenie składa się płaca zasadnicza ustalona w stałej wysokości 2 tys. zł. Za czas urlopu wypoczynkowego pracownik otrzymał takie wynagrodzenie, jakie by mu przysługiwało, gdyby wykonywał pracę, a więc ustalone na podstawie stałego wynagrodzenia miesięcznego. W podstawie wynagrodzenia za czas urlopu nie została natomiast uwzględniona nagroda, jaką przed urlopem przyznano pracownikowi za wyniki, bowiem taka nagroda jest świadczeniem jednorazowym, które nie jest uwzględniane przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego.
3 KROKI: UWZGLĘDNIANIE PREMII I NAGRÓD PRZY WYPŁATACH 1 Ustal charakter premii i nagrody. W tym celu określ, czy jest to świadczenie uznaniowe. 2 Określ cykliczność premii i nagród. Sprawdź, czy wypłacane świadczenie jest periodyczne. 3 Ustal, jakie zasady wypłaty świadczeń obowiązują w firmie. Chodzi o to, by określić, czy w regulaminie wynagradzania istnieją zapisy, w myśl których premia bądź nagroda ulega pomniejszeniu w stosunku do dni przepracowanych i sprecyzować sposób jej pomniejszania.