Zgodnie z przepisami kodeksu pracy, urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z planem urlopów lub w terminie ustalonym indywidualnie z pracownikiem należy udzielić pracownikowi najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. Pracodawca nie może jednak jednostronnie wysłać pracowników na zaległe urlopy, by uniknąć kary za nieudzielanie urlopów pracownikom w czasie, kiedy powinny być one wykorzystane. Zgodnie z art. 282 kodeksu pracy, kto wbrew obowiązkowi nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża jego wymiar, podlega karze grzywny. W wyroku z 25 stycznia 2005 r., sygn. akt I PK 124/05, Sąd Najwyższy uznał, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. Jest to jednak pogląd odosobniony i pracodawca nie może na jego podstawie wysyłać pracowników na zaległe urlopy bez ich zgody. Według Głównego Inspektoratu Pracy, z analizy orzecznictwa Sądu Najwyższego nie wynika uprawnienie pracodawcy do wysyłania pracowników na zaległy urlop. Udzielenie przez pracodawcę urlopu wypoczynkowego, wbrew woli pracownika, poza przypadkiem określonym w art. 1671 k.p. (udzielenie urlopu w okresie wypowiedzenia), nawet jeżeli jest to urlop zaległy, wkracza w sferę uprawnień pracowniczych i jako takie jest niedopuszczalne. Pracodawca ma możliwości, żeby pracownik wykorzystał urlop w ustawowym terminie. W przypadku urlopu zaległego ma zastosowanie przepis art. 163 k.p. o planowaniu urlopów. Przepisy stanowią bowiem o powinności udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie do końca pierwszego kwartału, a nie o konieczności jego wykorzystania w tym terminie. Fakt, że pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu za rok poprzedni do końca pierwszego kwartału roku następnego, nie upoważnia pracownika do samowolnego skorzystania z tego urlopu. Powinien być on wykorzystany w terminie uzgodnionym z pracodawcą. Nie należy obawiać się jego szybkiego przedawnienia. Roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się bowiem po upływie trzech lat od dnia, w którym stało się wymagane.