Pracodawcy często mają wątpliwości, jak powinni rozliczać wynagrodzenia pracowników, z którymi zawarli więcej niż jedną umowę o pracę. Dotyczy to zarówno zasad ustalania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, jak i zaliczek na podatek.
W przypadku zawarcia kilku umów z jednym pracownikiem należy przede wszystkim zastanowić się nad tym, w jaki sposób rozliczyć przychody z tych umów: czy każdy z nich ująć odrębnie, czy może raczej zsumować je i od ich sumy obliczyć wszystkie należne składki i podatek. Wiele kontrowersji budzi również kwestia obliczania zaliczki na podatek dochodowy, a dokładniej problem z zastosowaniem odpowiednich kosztów uzyskania przychodów.
Tytuły do ubezpieczeń
Umowa o pracę zawsze stanowi obowiązkowy tytuł do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Bez znaczenia pozostaje tu liczba zawartych z pracodawcą umów oraz kwota osiągniętego przychodu. W przypadku kilku równoległych umów o pracę z jednym pracownikiem, należy zatem zsumować poszczególne podstawy wymiaru składek do łącznej kwoty, którą wykaże w jednym bloku raportu i od sumy podstaw dokonać naliczenia składek.
Koszty uzyskania przychodu
Pracodawcy również mają wątpliwości, czy jeżeli z jednym pracownikiem zawarto dwie umowy o pracę, to od każdej z nich należy potrącać miesięcznie koszty w wysokości 108,50 zł lub 135,63 zł. Jeżeli zawarcie każdej umowy traktowane jest jako odrębny stosunek pracy, to umowę taką należy traktować na równi z umowami zawartymi z różnymi zakładami pracy. Gdy pracownika łączą z jednym pracodawcą dwie umowy, przy obliczaniu zaliczki na podatek zakład pracy zobowiązany jest uwzględnić koszty uzyskania od obydwu stosunków w pełnej wysokości, bez względu na przekroczenie limitu rocznego. Limity przewidziane dla kosztów uzyskania przychodów mają tak naprawdę znaczenie tylko dla pracowników, którzy powinni je uwzględnić w swoim zeznaniu rocznym. Pracodawca może pomniejszyć zaliczkę na podatek dochodowy o kwotę ulgi tylko wówczas, gdy pracownik złoży oświadczenie PIT-2. Bez względu na liczbę zawartych umów pracownik może złożyć tylko jedno takie oświadczenie.
Składka i zaliczka
Zaliczka na podatek dochodowy obliczana jest od sumy przychodów z obydwu umów. Od zsumowanego przychodu odejmuje się koszty uzyskania przychodu, tak z jednej, jak i z drugiej umowy, w pełnej wysokości. Suma przychodów z obydwu umów, pomniejszona o składki społeczne z tych umów, stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne. Składka na ubezpieczenie zdrowotne finansowana jest (do wysokości 7,75 proc.) z zaliczki, dla której naliczenia podstawę stanowi suma przychodów z dwóch umów o pracę. Gdy pracownik zawarł z jednym pracodawcą dwie umowy o pracę, należy zwrócić uwagę na sposób obliczania wysokości składki zdrowotnej. W przypadku małych kwot wynagrodzeń, składka ta ulega obniżeniu do wysokości zaliczki na podatek dochodowy. Jednakże, gdy z pracownikiem zawarto dwie umowy o pracę, składki zdrowotnej nie należy obliczać od każdego przychodu odrębnie (przykład).
3 ETAPY ROZLICZENIA PRACOWNIKA NA DWÓCH ETATACH 1 Ustal podstawę składek społecznych i składki zdrowotnej – zsumuj podstawy składek z tytułu każdej umowy 2 Określ przysługujące koszty uzyskania przychodów – uwzględnij koszty z tytułu każdej z umów 3 Ustal ulgę podatkową – zastosuj tylko jedną ulgę podatkową (pod warunkiem złożenia przez pracownika PIT-2)