Pomoc z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych może mieć charakter zwrotny (pożyczki) lub bezzwrotny (zapomogi, dopłaty). Przepisy dotyczące działalności socjalnej prowadzonej w ramach tego funduszu, jako rodzaj pomocy wymieniają m.in. pomoc na cele mieszkaniowe.
Wzór umowy pożyczki w pdf (64 KB) Rodzaj działalności socjalnej, jaka będzie realizowana w ramach funduszu, wybiera pracodawca. Ze względu na to, że środki socjalne są w tym zakresie ograniczone, nie we wszystkich firmach wystarcza pieniędzy na każdą działalność dopuszczalną przepisami. Zwrotna pomoc mieszkaniowa nie obciąża trwale działalności realizowanej w ramach zfśs. Pożyczone pieniądze wpływają bowiem z powrotem na konto socjalne w miarę spłaty rat przez pożyczkobiorców. Trwałe obciążenie powstaje tylko przy umorzeniu danej pożyczki lub udzielaniu dopłat i zapomóg na cele mieszkaniowe. W przypadku pożyczek mieszkaniowych pomoc taka, mimo że ma charakter zwrotny, stanowi jednak w niewielkich firmach pewne zagrożenie dla budżetu funduszu socjalnego. Udzielenie kilku pożyczek na znaczące kwoty może bowiem spowodować ograniczenie możliwości prowadzenia działalności socjalnej innego rodzaju. W praktyce najbardziej popularnym rodzajem pomocy mieszkaniowej świadczonej przez pracodawcę są pożyczki udzielane na zakup lub remont mieszkania.
Regulacje zakładowe
Rodzaj pomocy mieszkaniowej realizowanej w ramach zfśs powinien określać regulamin gospodarowania jego środkami. Należy w nim zawrzeć także ogólne warunki udzielania pożyczek, które zostaną doprecyzowane umową, np. maksymalny okres spłaty, ewentualne oprocentowanie, sytuacje, w których pożyczka może na wniosek pracownika zostać umorzona, postępowanie w przypadku rozwiązania stosunku pracy w czasie spłacania zadłużenia. Regulamin musi także określać, jakimi dokumentami pracownik powinien udowodnić prawidłowość wykorzystania pieniędzy. Pomoc mieszkaniowa ma bowiem charakter celowy, a pracodawca jako administrator funduszu ma obowiązek dopilnować prawidłowości wykorzystywania jego środków). Częścią regulaminu funduszu (lub załącznikiem do niego) powinien być także wzór umowy o udzielenie pożyczki mieszkaniowej. Jeżeli zakład pracy realizuje również inną pomoc mieszkaniową, to także kryteria udzielania tych świadczeń powinny znaleźć się w tym dokumencie. Częstym błędem pracodawców jest powoływanie się na ogólnie obowiązujące przepisy przy odmawianiu pomocy mieszkaniowej pracownikom zatrudnionym za granicą. Jednak warto podkreślić, że ograniczenia w prowadzeniu działalności socjalnej tylko do terenu kraju dotyczą jedynie: różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej. W przypadku pomocy mieszkaniowej nie ma takiego zakazu, w związku z czym sfera ta powinna zostać poddana regulacji w prawie wewnątrzzakładowym.
Umowa pożyczki
Pożyczek mieszkaniowych udziela się na zasadach określonych umową. Umowa precyzuje ogólne ramy udzielania pożyczek zawarte w regulaminie zfśs. Powinna być w niej wskazana kwota udzielonej pożyczki, sposób spłaty, okres, na jaki pieniądze zostały pożyczone, i cel, na jaki muszą zostać wykorzystane. Dodatkowo w umowach o udzielenie pożyczki często zawarte są też inne elementy, np. klauzula dotycząca warunków, jakie muszą zostać spełnione, aby pracownik został zwolniony z obowiązku jej spłaty. Umowa pożyczki powinna wskazywać także sposób przekazania środków pożyczkobiorcy. Najczęściej będzie to przelew na konto, na które pracownik otrzymuje wynagrodzenie za pracę. Z praktyki wynika, że termin dostarczenia dokumentów potwierdzających cel wykorzystania środków także powinien być przewidziany w umowie o udzielenie pożyczki, a nie w regulaminie, tak by można go było dopasować do sytuacji konkretnego pracownika. W niektórych przypadkach dotyczących zakupu mieszkań ich uzyskanie może być bowiem bardzo czasochłonne. Umowa pożyczki na kwotę poniżej 500 zł nie musi być zawarta w formie pisemnej. W interesie pracodawcy leży jednak, by każda umowa o udzielenie pożyczki została zawarta na piśmie. Pomoże to uniknąć ewentualnych nieporozumień. Jeżeli pracodawca z pracownikiem ustalą, że raty pożyczki będą potrącane z wynagrodzenia za pracę, postanowienie takie będzie skuteczne tylko w przypadku umowy pisemnej (chyba że pracownik udzieli zgody na potrącanie oddzielnym pismem). Pracodawcy nie wolno bowiem potrącać z pensji zatrudnionego tego rodzaju należności bez jego zgody wyrażonej na piśmie. Podpisanie umowy pożyczki, w której jako sposób spłaty określono potrącanie rat z wynagrodzenia, uznaje się za wyrażenie takiej zgody. Zarówno umowę o udzieleniu pożyczki, jak i ewentualną oddzielną zgodę na dokonywanie potrąceń zamieszcza się w części B akt osobowych. Nie ma możliwości potrącania rat pożyczki z pensji pracownika wynagradzanego stawką minimalną. Umowa pożyczki w takiej sytuacji powinna przewidywać dokonywanie wpłat przez pracownika w kasie lub na konto firmy. Potrącanie należności na fundusz jest traktowane jako potrącenie na rzecz pracodawcy. Do tego rodzaju potrąceń jako kwotę wolną należy stosować równowartość minimalnego wynagrodzenia za pracę (po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek). Maksymalna wysokość pożyczki powinna być uzależniona od celu, na jaki przeznaczone są pieniądze i od sytuacji socjalnej uprawnionego. Zazwyczaj kwoty pożyczek na remont mieszkania wynoszą kilka tysięcy złotych, a na zakup mieszkania można pożyczyć od pracodawcy niekiedy nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych.
Zabezpieczenie spłaty
Na druku umowy pożyczki może znajdować się też zabezpieczenie spłaty. Najpopularniejszym zabezpieczeniem pracowniczych pożyczek mieszkaniowych jest ich poręczenie. O tym, kto może poręczyć pożyczkę, rozstrzygają zapisy regulaminu funduszu. Zazwyczaj poręczycielami (żyrantami) mogą być tylko pracownicy tej firmy, i to tylko ci zatrudnieni na czas nieokreślony. Takie postanowienia regulaminu funduszu są zgodne z prawem, dobór żyrantów nie jest bowiem objęty obowiązkiem stosowania kryteriów socjalnych. Pracodawca nie może bowiem potrącać z pensji zatrudnionego bez jego zgody tzw. świadczeń wzajemnych. Dla firmy jest to korzystne, że może dochodzić od żyrantów zwrotu pożyczki, którą przestano spłacać, nie wyczerpując wszelkich możliwości jej odzyskania od pracownika pożyczkobiorcy. To pracodawca wierzyciel wybiera także, od którego żyranta będzie dochodził spłaty, odpowiadają oni bowiem za dług solidarnie (przykład).
PRZYKŁAD: SPŁATA POŻYCZKI PRZEZ PORĘCZYCIELI Pracownik, któremu udzielono pożyczkę ze środków socjalnych na zakup mieszkania, został zwolniony. Po pewnym czasie zaprzestał jej spłacania. Zakład nie ma informacji, gdzie obecnie przebywa pracownik. W tej sytuacji pracodawca ma obowiązek zawiadomić żyrantów o zaprzestaniu dokonywania spłaty zadłużenia. Następnie może przystąpić do egzekwowania od nich niespłaconej części pożyczki. Wolno mu domagać się spłaty długu od poręczycieli łącznie lub od jednego z nich. To pracodawca wierzyciel decyduje, od kogo, w jakim rozmiarze i w jaki sposób będzie dochodził spłaty. Spłata długu przez jednego z żyrantów zwalnia z tego obowiązku pozostałych. Ewentualne rozwiązanie stosunku pracy z którymś z żyrantów nie zwalnia go z odpowiedzialności z tytułu poręczenia pożyczki mieszkaniowej.
W praktyce umowa poręczenia ogranicza się do oświadczenia żyrantów zamieszczonego pod podpisami stron umowy pożyczki. W przeciwieństwie do umowy pożyczki poręczenie zawarte w formie ustnej jest nieważne z mocy prawa. Wymagana jest tu więc bezwzględnie forma pisemna.