Ponad milion Polaków będzie mógł ubiegać się o przeliczenie otrzymywanych rent, emerytur oraz ponowne wyliczenie kapitału początkowego. W Sejmie trwają prace nad rządowym projektem ustawy, który umożliwia przejmowanie przez archiwa państwowe porzuconych i niszczejących akt osobowych i płacowych. Za ich przechowywanie zapłaci budżet. Na ich podstawie archiwa będą mogły wystawiać honorowane przez ZUS zaświadczenia o wysokości osiągniętych przez ubezpieczonych zarobków, których do tej pory nie byli oni w stanie udokumentować.
Słuszna nowelizacja
– W Polsce porzucanie dokumentacji pracowniczej jest poważnym problemem. Według naszych szacunków na przejęcie czeka od 80 do 100 km akt osobowych i płacowych. To bardzo dużo zważywszy, że na podstawie obowiązujących przepisów archiwa państwowe przejęły na odpłatne przechowywanie nie więcej niż 10 km akt pracowniczych. Reszta nadal czeka w piwnicach, na strychach czy w garażach – wyjaśnia Zbigniew Pustuła, wiceprezes Stowarzyszenia Archiwistów Polskich. Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o Narodowym Zasobie Archiwalnym i archiwach oraz ustawy Kodeks pracy umożliwi przejmowanie dokumentacji pracowniczej przez archiwa państwowe, w przypadku braku następcy prawnego lub organu założycielskiego przedsiębiorstwa, do którego należała dokumentacja pracownicza zlikwidowanej firmy. – Przepis ten pozwoli na uratowanie niszczejących dokumentów porzuconych przez skrajnie nieuczciwych pracodawców, którzy zamiast przeprowadzić postępowanie umożliwiające przekazanie akt osobowych do archiwum, po prostu porzucali je w lesie, polu, w opuszczonych lub wilgotnych magazynach – wyjaśnia Stefan Cimaszewski z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Obecnie pracodawca zamykający zakład pracy ma obowiązek przekazać dokumentację pracowniczą do archiwum i zapewnić środki fiansowe na jej przechowywanie przez 50 lat. Nic dziwnego, że wielu zamiast płacić, woli po prostu jej się pozbyć. Tylko likwidatorzy bądź syndycy mają prawo wystąpić do sądu o stwierdzenie, że brakuje im środków na koszty przechowania dokumentacji pracowniczej. – W takim przypadku archiwum przyjmuje dokumentację bez wcześniejszej zapłaty. W toku prowadzonego postępowania likwidacyjnego lub upadłościowego część środków pozyskiwanych ze sprzedaży majątku jest przekazywana do archiwum – mówi Wiesława Majak, dyrektor Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku. – Mieliśmy już wcześniej przypadki przejęcia dokumentów bez żadnego wynagrodzenia. Tak jest, gdy syndyk informuje nas, że firma jest zadłużona, nie ma środków na opłacenie archiwum, a pracownicy mogą zostać pozbawieni zaświadczeń o wysokości zarobków. Musieliśmy tak postąpić bo nie można dokumentacji płacowej pozostawić bez opieki – mówi Jacek Sałasiński, właściciel archiwum EMIKS w Lublinie.
Niebezpieczeństwa ustawy
Na proponowanej nowelizacji na pewno skorzystają ubezpieczeni, którym łatwiej będzie teraz uzyskać zaświadczenie o zarobkach. Archiwiści twierdzą jednak, że jeśli zaproponowane przez rząd rozwiązania wejdą w życie bez szczególowych aktów wykonawczych, to archiwa państwowe mogą mieć poważne problemy finansowe. – Nowe przepisy będą wręcz zachęcać mało odpowiedzialnych syndyków i likwidatorów do pozbywania się dokumentacji płacowej i osobowej bez ponoszenia kosztów postępowania sądowego – ostrzega Zbigniew Pustuła. Co prawda ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. nr 121, poz. 591 z późn. zm.) wyraźnie stwierdza, że syndyk lub likwidator jest zobowiązany do zawiadomienia sądu gospodarczego o miejscu złożenia dokumentacji pracowniczej, lecz jest to przepis martwy. – Nie znam ani jednego przypadku, aby którykolwiek z syndyków czy likwidatorów został pociągnięty do odpowiedzialności za brak informacji o dalszym losie dokumentacji pracowników – dodaje Zbigniew Pustuła.
Zalety ustawy
Nowelizacja umożliwić ma też ubieganie się przez likwidowane firmy o zwolnienie z obowiązku ponoszenia kosztów przechowywania dokumentacji pracowniczej ze względu na trudną sytuację finansową. Archiwiści obawiają się, że przepis ten będzie nadużywany, gdyż archiwa państwowe nie mają narzędzi do sprawdzania, czy oddający dokumentację płacową faktycznie nie posiada środków pozwalających na sfinansowanie jej przechowywania. Może się także okazać, że dokumentacje płacową do archiwów państwowych będą chciały także oddać prywatne archiwa, które kilka lata temu wzięły od likwidowanych firm pieniądze za jej przechowanie, a teraz zechcą się pozbyć niewygodnego balastu. – Jeśli dokumenty niszczeją w wilgotnej piwnicy lub zagrzybionym magazynie nieprzystosowanym do 50-letniego przechowywania, to w trybie egzekucji administracyjnej z rygorem natychmiastowej wykonalności będzie można zabrać je do archiwum państwowego. Natomiast archiwa nie będą przejmować prywatnych dokumentów należących do osób fizycznych – twierdzi Stefan Cimaszewski.
Pracownik znalazcą
– Znamy przypadki, że pracownicy sami zabierali swoje dokumenty z kadr i teraz nie mogą z nich skorzystać. Kiedy chcieli zwrócić te dokumenty syndykowi, ten odmawiał ich przejęcia nie wiedząc, czy są autentyczne – dodaje Jacek Sałasiński. – Rzeczywiście, w przypadku np. ustalania kapitału początkowego ZUS jako wiarygodny dokument uznaje zaświadczenie lub kopie dokumentacji płacowej sporządzonej przez archiwum lub uwierzytelnione kopie sporządzone przez inne podmioty przechowujące dokumentację danego zakładu pracy – wyjaśnia Zuzanna Turowska, naczelnik Wydziału Kapitału Początkowego Departamentu Świadczeń Emerytalno­Rentowych w Centrali ZUS. Oznacza to, że byli pracownicy posiadający w domowych archiwach listy płac czy kartoteki nie mogą wykorzystać ich jako środka dowodowego przy ustalaniu wysokości świadczenia. W wyniku nowelizacji ich sytuacja nie zmieni się, chyba że będąc właścicielami takich dokumentów zgłoszą, że znalazły je np. w niezabezpieczonym magazynie, piwnicy, na polu lub w lesie. – Osoby zgłaszające takie przypadki powinny jednak pamiętać, że archiwa będą przejmować dokumenty tylko w przypadku zagrożenia czynnikami atmosferycznymi lub bezprawnego działania osób trzecich – dodaje Stefan Cimaszewski. Choć nowelizacja ustawy ułatwi przejmowanie dokumentacji pracowniczej przez archiwa państwowe, pracodawcy nie mogą czuć się całkowicie bezkarni. Kiedy dokumenty będą już zabezpieczone, prokuratura na wniosek archiwum państwowego zajmie się poszukiwaniem firmy, która je porzuciła. Dopiero jeśli nie uda się jej znaleźć takiego przedsiebiorcy, to za przechowanie dokumentów zapłaci budżet.
Nasz komentarz Spóźniona nowelizacja