W jaki sposób zatrudnić nowego pracownika

Decydując się na zatrudnienie nowej osoby, pracodawca musi spełnić wszystkie ciążące na nim obowiązki. Dotyczą one głównie zgłoszenia do odpowiednich urzędów. Pracownikowi trzeba też zapewnić miejsce pracy i zaprowadzić dokumentację.

Stosunek pracy rozpoczyna się z momentem podpisania umowy o pracę. Od tej chwili między stronami powstaje zależność oparta na wzajemnych prawach i obowiązkach. Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik podejmuje się wykonywania określonej pracy określonego rodzaju, w miejscu i czasie wskazanym, na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy. Pracodawca jest zobowiązany do zapłaty pracownikowi umówionego wynagrodzenia. Cechą najważniejszą powstałego stosunku pracy jest podległość służbowa pracownika wobec pracodawcy i odpłatność za wykonane zadania.

Co ważne w aplikacji o zatrudnieniu

Na etapie negocjacji w sprawie pracy strony powinny ustalić wszystkie warunki, na jakich ma nastąpić zatrudnienie. Wynik negocjacji zawarty zostaje w umowie o pracę. Strony uzgadniają również, jaki rodzaj umowy zawrą, choć w praktyce często o tym decyduje pracodawca, pozostawiając pracownikowi decyzję czy się na nią godzi. Pracodawca podając informację o rekrutacji powinien wyraźnie określić, jakiego pracownika poszukuje. Warto więc wskazać nie tylko proponowane stanowisko, ale również szczegółowe wymagania, zwłaszcza gdy poszukuje specjalisty bądź gdy jest to wymagane z uwagi na specyfikę zajęcia. Jeżeli zainteresowany jest zatrudnieniem pracownika o określonych predyspozycjach, powinien je wyraźnie wskazać. Pracownicy powinni być równo traktowani m.in. w zakresie nawiązywania stosunku pracy, bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także na zatrudnienie na czas nieokreślony lub określony czy wymiar etatu. Zakaz dyskryminowania zawarty jest w art. 183a kodeksu pracy. W formułowaniu ogłoszenia o poszukiwanym kandydacie do pracy pracodawcy nie wolno więc zamieszczać informacji, które mogłyby mieć cechy dyskryminacji, np. wskazywać, że poszukuje tylko mężczyzny, jeżeli rodzaj pracy nie jest wzbroniony dla kobiet.

Jakich danych można wymagać

Od osoby ubiegającej się o pracę pracodawca może zażądać podania następujących danych: • imienia i nazwiska (lub imion), • imion rodziców, • daty urodzenia, • miejsca zamieszkania (ewentualnie adresu do korespondencji), • informacji o wykształceniu, • dotyczących przebiegu dotychczasowej pracy zawodowej, • numeru PESEL. Jeżeli strony dojdą do porozumienia w kwestii nawiązania stosunku pracy pracodawca powinien kompletować niezbędne dokumenty kandydata. Dodatkowe informacje, o tym czego pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie znajdują się w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. Zgodnie z nim można wymagać złożenia następujących dokumentów: • wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (wzór 1: kwestionariusz osobowy osoby ubiegającej się o pracę), • świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, • dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy, • świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego, • orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, • innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów. Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. Pracodawca może także zażądać od zatrudnionego pracownika złożenia kwestionariusza osobowego. Ma także prawo wystąpić do osoby już zatrudnionej o podanie jego innych danych osobowych, imion i nazwisk, dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie tych informacji jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w kodeksie pracy (przykład 1). Pracodawca ma prawo zażądać od pracownika podania innych danych osobowych niż wymienione wyżej, jeżeli obowiązek taki wynika z odrębnych przepisów. Nie może jednak, bez podstawy prawnej, domagać się dostarczenia danych niezwiązanych z zajmowanym stanowiskiem czy charakterem pracy. Może on jednak poprosić pracownika o przedstawienie dokumentów potwierdzających przedstawione dane osobowe.

Można zawrzeć umowę przedwstępną

Przed podpisaniem właściwej umowy o pracę strony mogą zawrzeć umowę przedwstępną, w której zapiszą dokonane uzgodnienia. Taka forma umowy może być zastosowana właściwie przed każdym z rodzajów umów, choć nie wydaje się to przydatne, jeżeli umowę o pracę poprzedzać będzie umowa na okres próbny. W umowie przedwstępnej strony powinny zapisać wszystkie porozumienia, m.in. rodzaj umowy, wynagrodzenie czy inne dodatkowe przywileje pracownika. Zawarcie tego rodzaju umowy zabezpiecza obie strony, pracodawca ma pewność, że będzie miał odpowiedniego pracownika, a ten zaś zyskuje większą gwarancję zatrudnienia. W takiej sytuacji podpisanie umowy właściwej będzie często tylko formalnością.

Na jaki rodzaj umowy

Pracodawca i pracownik ustalając warunki zatrudnienia określają rodzaj umowy, jaka ma ich wiązać. Pracodawca ma możliwość wyboru jednej z kilku rodzajów umów: • na czas nieokreślony, • na czas określony, • na czas wykonania określonej pracy. Możliwe jest też zawarcie umowy na zastępstwo nieobecnego pracownika, choć tę umowę traktuje się jako rodzaj umowy na czas określony. Z reguły przed podpisaniem umowy na czas nieokreślony bądź określony pracodawca decyduje się za zawarcie umowy na czas próbny. Umowa taka maksymalnie nie może przekraczać trzech miesięcy i może być zawarta tylko raz. Przez ten czas pracodawca ma możliwość sprawdzenia umiejętności pracownika, jego predyspozycji, przystosowania się do rodzaju i charakteru wykonywanej pracy czy specyfiki firmy. Również pracownik ma czas na przekonanie się, czy praca ta spełnia jego oczekiwania i czy daje mu szanse rozwoju. Po upływie okresu próby strony mogą zawrzeć umowę na czas określony lub nieokreślony. Zawierając umowę na czas nieokreślony mają z reguły na uwadze potrzebę związania się stron, gwarancje i bezpieczeństwo wzajemnej współpracy (wzór 2: umowa o pracę na czas nieokreślony). Umowa o pracę powinna określać strony umowy, jej rodzaj, datę zawarcia oraz uzgodnione warunki pracy i płacy. Minimalne wymagania, co musi się znaleźć w tym dokumencie określa art. 29 kodeksu pracy, wskazując na: • rodzaj pracy, • miejsce jej wykonywania, • wynagrodzenie za pracę (powinno ono odpowiadać rodzajowi pracy, ze wskazaniem poszczególnych składników wynagrodzenia), • wymiar czasu pracy, • termin rozpoczęcia pracy (jest nim termin wskazany w umowie, a jeżeli nie jest określony – dzień, w którym umowę zawarto). W umowie powinny być zapisane precyzyjne i jasne sformułowania. W ten sposób strony mogą uniknąć w przyszłości wyjaśniania wątpliwości co do znaczenia jej zapisów. Warto podkreślić, że jeżeli w umowie nie zaznaczono, jakiego rodzaju jest to umowa, przyjmuje się, że strony zawarły umowę na czas nieokreślony ze wszystkimi tego konsekwencjami, np. koniecznością stosowania odpowiednich okresów wypowiedzenia.

Forma zawarcia umowy o pracę

Umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie. Należy sporządzić ją w języku polskim, w co najmniej dwóch egzemplarzach. Po podpisaniu przez obie strony, jeden egzemplarz pracodawca daje pracownikowi, drugi zaś pozostawia u siebie w aktach. Jeżeli jednak z jakichś względów umowy nie zawarto na piśmie, pracodawca najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika musi potwierdzić mu na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju oraz jej warunków (przykład 2).

Informacja o warunkach zatrudnienia

Kolejnym obowiązkiem pracodawcy zatrudniającego pracownika (po zawarciu umowy o pracę) jest opracowanie i wręczenie pracownikowi pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia. Powinna ona zawierać co najmniej dane wskazane w art. 29 par. 3 k.p. (wzór 3: informacja dla pracownika o warunkach zatrudnienia). Na przekazanie takiej informacji pracodawca ma 7 dni od dnia zawarcia umowy z pracownikiem. Warto podkreślić, że jeżeli u pracodawcy nie obowiązuje regulamin pracy (nie ma obowiązku ich tworzenia, jeżeli liczba zatrudnionych jest mniejsza niż 20), należy w takiej informacji dodatkowo podać: • w jakich godzinach jest pora nocna, • miejsce, termin i czas wypłacania wynagrodzenia, • sposób potwierdzania obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności (przykład 3).

Gdzie zgłosić pracownika

Z zatrudnieniem pracownika wiążą się też obowiązki zgłoszeniowe do właściwych urzędów. Tak jest w przypadku gdy pracownik przed podjęciem pracy był zarejestrowany jako bezrobotny. O jego zatrudnieniu należy zawiadomić powiatowy urząd pracy – w terminie 5 dni od zawarcia umowy o pracę, (wzór 4: zawiadomienie urzędu pracy). Pracodawca ma obowiązek zgłosić zatrudnioną osobę do ZUS w ciągu 7 dni od nawiązania stosunku pracy. Obowiązek ten dotyczy zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego osoby zatrudnionej (druk ZUS ZUA) lub tylko zdrowotnego (druk ZUS ZZA). Jeżeli pracownik wnioskuje o objęcie ubezpieczeniem uprawnionych członków rodziny składa odpowiednio formularz ZUS ZCZA (zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celów ubezpieczenia zdrowotnego) lub ZUS ZCNA (w przypadku członków rodziny, których adres nie jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celów ubezpieczenia zdrowotnego). Pracodawca jako płatnik składek będzie musiał obliczać i przekazywać i terminie pobierane składki na ubezpieczenia. Za każdy miesiąc zatrudnienia będzie też zobowiązany wystawiać pracownikowi informację o wysokości odprowadzonych składek (druk RMUA).

Przy zatrudnieniu odebrać oświadczenia

Pracodawca powinien uzyskać od osoby zatrudnionej oświadczenie o jej pozostawaniu lub niepozostawaniu w rejestrze osób bezrobotnych. Jeżeli zatrudni osobę poprzednio uwzględnianą w takim rejestrze, musi powiadomić o tym powiatowy urząd pracy. Należy jednak podkreślić, że nie ponosi on żadnej odpowiedzialności, jeżeli osoba zatrudniana złoży fałszywe oświadczenie, czego efektem będzie niepowiadomienie urzędu. Jeżeli u pracodawcy obowiązuje regulamin pracy (lub wynagradzania) pracodawca musi zadbać o to, aby zapoznać pracownika z nim oraz odebrać pisemne poświadczenie od pracownika o zapoznaniu się z nim. Jeżeli w zakładzie obowiązują inne, organizacyjne procedury, trzeba o tym poinformować nowo zatrudnioną osobę. Ponadto pracodawca, na podstawie obowiązujących przepisów może żądać złożenia przez pracownika dodatkowych oświadczeń, np. dla celów podatkowych czy ubezpieczeniowych. Dotyczy to szczególnie oświadczeń wymaganych do celów podatkowych. Pracownik powinien złożyć PIT-2 w celu ustalenia m.in., jakie koszty podatkowe należy potrącać z jego wynagrodzenia.

Przed pracą przebadać i przeszkolić

Dopuszczony do wykonywania pracy może być tylko pracownik, który ma aktualne zaświadczenie lekarskie o braku przeciwskazań do jej wykonywania i odpowiednio przeszkolony. Przed rozpoczęciem pracy musi być więc skierowany na badania lekarskie. Osoba przyjmowana do pracy jeszcze przed zawarciem umowy musi się poddać wstępnym badaniom lekarskim w celu określenia jej zdolności do pracy na określonym stanowisku. Skierowanie na badanie wystawia pracodawca, określając w nim m.in. rodzaj wykonywanej pracy, stanowisko oraz czy występują warunki szkodliwe dla zdrowia (wzór 5: skierowanie na badania lekarskie). Pracodawcy wolno dopuścić do pracy tylko osobę posiadającą orzeczenie lekarskie o zdolności do wykonywania pracy na wskazanym stanowisku. Ponadto pracodawca musi przeszkolić pracownika w zakresie przepisów bhp i przeciwpożarowych oraz przeprowadzić instruktaż na stanowisku pracy. W zależności od charakteru pracy instruktaż ten będzie mniej lub bardziej szczegółowy (przykład 4). Pracodawca powinien też poinformować pracownika o ryzyku zawodowym, jakie wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniem. Musi mieć także określony zakres prac wzbronionych kobietom w ciąży i młodocianym oraz prac lekkich, przy których może ich zatrudniać.

Ustalić zakres obowiązków

Pracodawca powinien tak zorganizować pracę, aby odpowiednio wykorzystać możliwości i potencjał pracowników. Nowy pracownik powinien być zapoznany z zakresem czynności, jakie ma wykonywać. Trzeba podkreślić, że pracodawca nie ma obowiązku podawania na piśmie zakresu obowiązków pracownika. Może to zrobić również ustnie. Jednak w tym przypadku trudniejsze będzie udowodnienie, że pracownik został z nimi zapoznany. Pracodawca może to uczynić w umowie o pracę, podając informacje, jakie są obowiązki pracownika. Możliwe jest też późniejsze ich określenie. Warto zadbać, by opis był precyzyjny i nie zawierał niejasnych zapisów. Zlecane pracownikowi czynności powinny być odpowiednie do zajmowanego stanowiska i jego wykształcenia. Zawarcie w opisie zakresu czynności sformułowania – wykonywanie innych poleceń przełożonego, nie może prowadzić do dowolnego zlecania pracownikowi obowiązków (przykład 5).

OBOWIĄZKI PRACODAWCY ZATRUDNIAJĄCEGO PRACOWNIKA Podstawowe obowiązki pracodawcy związane z zatrudnieniem pracownika: • zawrzeć umowę z pracownikiem, jeżeli wykonywana praca ma cechy stosunku pracy, • zawiadomić odpowiednie urzędy i instytucje, • skierować pracownika na badania lekarskie i przeszkolić pracownika, • zaprowadzić dokumentację dotyczącą pracownika, • stworzyć odpowiednie stanowisko pracy.

Wymiar, system czasu pracy i wynagrodzenie

W umowie o pracę powinna być informacja, w jakim wymiarze pracownik jest zatrudniony, np. na pełen etat, 3/4 etatu. Jeżeli strony nie określiły wymiaru czasu pracy, uznaje się, że z pracownikiem zawarta została umowa na cały etat. Należy więc podać wymiar czasu pracy i ustalić, jeżeli jest taka możliwość lub konieczność system czasu pracy, w jakim będzie pracować. Podstawową normą czasu pracy jest 8 godzin dziennie i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy. Tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Oczywiście, w kodeksie pracy przewidziana jest możliwość zastosowania, w określonych przypadkach, innych norm i okresów rozliczeniowych. Pracodawca musi więc wskazać, jaki obowiązuje u niego okres rozliczeniowy czasu pracy. W przypadku osób zatrudnianych na część etatu należy odpowiednio obliczyć dla nich liczbę godzin do przepracowania. Wykraczanie poza przyjęte normy czasu pracy jest pracą w nadgodzinach, za które pracownikowi należy wypłacić dodatkowe wynagrodzenie. Niektórzy pracodawcy, ze względu na charakter działalności, mogą wprowadzić inne niż podstawowy systemy czasu pracy, np. równoważny czy przerywany. W taki sposób może być np. zorganizowana praca polegająca na pilnowaniu osób lub mienia czy dozorze urządzeń. Pracownik powinien dostosować się do takiego systemu czasu pracy. Strony mogą też ustalić inny niż powszechnie stosowany system czasu pracy. W przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracodawca może zastosować zadaniowy czas pracy. Oznacza to, że będzie miał prawo rozliczać pracownika z wykonania powierzonego mu zadania, nie będzie mógł natomiast np. wymagać obecności pracownika w pracy. Strony same ustalają, na czym ten zadaniowy charakter pracy polega, muszą też wyraźnie wskazać, jakiego rodzaju zadanie ma być wykonane. Warto jednak podkreślić, że również w tym przypadku należy tak ustalić zakres obowiązków pracownika, aby ich wykonywanie nie było zbyt dużym obciążeniem dla pracownika, np. aby nie pracował stale po 12 godzin, gdyż wówczas pracę tę wykonywałby w nadgodzinach. Na wniosek pracownika, złożony na piśmie, pracodawca może zastosować wobec pracownika indywidualny czas pracy w ramach systemu, jaki jest on objęty. Przy ustalaniu systemu pracy pracodawca ma dość dużą swobodę. Może zastosować np. zadaniowy czas pracy do pewnej kategorii osób, do jednej osoby indywidualny, zaś do pozostałych system obowiązujący w zakładzie. Powinien jednak kierować się troską o realizację zadań i efekty pracy oraz zadowoleniem pracowników z przyjętych rozwiązań. Wynagrodzenie w umowie o pracę z reguły wpisywane jest poprzez podanie określonej sumy. Możliwe jest również ustalenie wynagrodzenia według stawki prowizyjnej czy akordowo. Ważne jest jednak wskazanie jakie elementy będą uwzględniane do obliczenia pensji. Jeżeli strony ustaliły, że wypłacane będą inne świadczenia, powinny być one wskazane oraz zasady ich przyznawania. Kwestie wynagrodzeń, premii, dodatków czy nagród należy określić w umowie, jeżeli nie ma u pracodawcy regulaminu wynagradzania (analogicznie zbiorowego układu pracy). W umowie mogą być również zawarte dodatkowe ustalenia co do innych przywilejów pracownika, np. korzystania z samochodu służbowego czy specjalistycznej opieki lekarskiej.

Jaki czas na odpoczynek

Każdemu pracownikowi przysługuje prawo do odpoczynku. Jeżeli pracownik pracuje na dobę co najmniej 6 godzin, należy mu zapewnić co najmniej jedną 15-minutową przerwę, wliczaną do czasu pracy. Na mocy przepisów szczególnych, pracodawca może mieć obowiązek wprowadzenia dodatkowych przerw, np. dla pracowników obsługujących monitory lub w stosunku do osób niepełnosprawnych. Pracodawca może samodzielnie ustalić też inne przerwy lub w wyższym wymiarze. Pracodawca musi pamiętać, że pracownik musi mieć zagwarantowany co najmniej 11-godzinny, nieprzerwany, dobowy odpoczynek. Należy w związku z tym tak zorganizować jego pracę, aby miał ten odpoczynek zapewniony. Tygodniowo pracownik ma prawo do co najmniej 35-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego w ciągu doby co najmniej 11 godzin. W szczególnych przypadkach, wskazanych w kodeksie, pracodawca może przekroczyć tę normę, lecz musi to zrekompensować pracownikowi odpoczynkiem w innym czasie lub dodatkiem za pracę w nadgodzinach.

Jak zorganizować stanowisko pracy

Nowo zatrudnionemu pracownikowi należy zapewnić odpowiednie warunki pracy. Pracownik musi mieć zapewniony dostęp do podstawowych narzędzi pracy, w zależności od tego, jaka będzie wykonywana. Inne wymogi dotyczą pracy w biurze, gdzie powinien otrzymać np. biurko, komputer, dostęp do innych urządzeń i materiały biurowe, a inne w zakładzie produkcyjnym – tutaj konieczne będą narzędzia i odzież robocza. Warto zaznaczyć, że zwiększone kryteria będą stosowane w przypadku organizacji miejsca pracy dla osoby niepełnosprawnej. Na pracodawcy spoczywa obowiązek wyposażenia pracownika w obuwie i odzież roboczą, zapewnienia mu środków ochrony indywidualnej chroniących przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy, jeżeli taki obowiązek istnieje na określonym stanowisku pracy. Odpowiednio też pracodawca musi zagwarantować pranie, konserwację i naprawę itp. odzieży i obuwia roboczego lub wypłacić pracownikowi ekwiwalent. Miejsce pracy musi spełniać wymagania określone w przepisach bhp. Kodeks pracy zawiera także wymagania co do bezpieczeństwa budynków i pomieszczeń, w których ma być wykonywana praca. Wskazuje m.in., że pomieszczenia te powinny być odpowiednie do rodzaju wykonywanych prac i liczby zatrudnionych pracowników. Należy zapewnić odpowiednią temperaturę pomieszczeń, oświetlenie i filtrację powietrza. Przy pracach monotonnych i uciążliwych należy zapewnić odpowiednie przerwy w pracy. Dla pracodawców prowadzących produkcje dodatkowe obowiązki w zakresie bhp dotyczą maszyn i urządzeń technicznych. Muszą one posiadać odpowiednie certyfikaty, dopuszczalności do użytkowania, ponadto odpowiednio konserwowane i poddawane regularnym przeglądom. Jeżeli w procesie produkcji stosowane są materiały lub procesy szkodliwe, należy o tym powiadomić pracowników, a dopuścić do używania można tylko po uprzednim zbadaniu stopnia ich szkodliwości dla zdrowia pracowników. Substancje, materiały czy preparaty szkodliwe czy rakotwórcze powinny być wyraźnie oznakowane, a sama konieczność kontaktu pracownika z nimi ograniczona do minimum, przy zachowaniu wszelkich środków ostrożności i wykorzystaniu osiągnięć współczesnej nauki i techniki.

Upoważnienia, legitymacje, przepustki

Pracodawca w czasie trwania zatrudnienia będzie dysponował danymi osobowymi pracownika, musi więc zapewnić odpowiednią ich ochronę. Zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych ma on obowiązek wyznaczyć osobę do zajmowania się ochroną i przetwarzaniem danych osobowych pracowników. Osoba ta musi mieć pisemne upoważnienie pracodawcy (administratora danych), z podanym zakresem upoważnienia na przetwarzanie (wzór 6: upoważnienie do przetwarzania danych osobowych). Jeżeli w zakładzie pracy jest to stosowane lub charakter wykonywanego zajęcia tego wymaga, pracodawca w związku z zatrudnieniem pracownika wystawia legitymację służbową, przepustkę albo inny dokument upoważniający pracownika do przebywania na terenie zakładu pracy lub załatwiania spraw służbowych poza zakładem. Ponadto, jeżeli inaczej nie określono w regulaminie lub inny przyjęty sposób zasad wypłaty wynagrodzenia, pracodawca musi uzyskać na piśmie zgodę pracownika na dokonywanie wypłaty przelewem na konto bankowe pracownika.

Trzeba zaprowadzić akta osobowe pracownika

Od daty zatrudnienia pierwszego pracownika pracodawca ma obowiązek założenia dla niego akt osobowych. Musi je prowadzić, chociażby zatrudniał tylko jedną osobę na umowę o pracę. Dla każdej następnej osoby musi tworzyć odrębne akta. Dotyczy to także osób zatrudnionych na część etatu. Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej wskazany jest w art. 94 pkt 9a kodeksu pracy. Szczegółowe zasady związane z tym wymogiem określa rozporządzenie z dnia 28 maja 1996 r. Zgodnie z nim dokumenty dotyczące pracownika podzielone zostały na trzy kategorie. Dokumentację pracowniczą należy gromadzić odpowiednio w trzech częściach: • część A – dokumenty związane z ubieganiem się kandydata o zatrudnienie, • część B – dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu stosunku zatrudnienia, • część C – dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia. W ramach poszczególnych działów dokumenty te powinny być ponumerowane i ułożone chronologicznie. Każda część musi zawierać pełny i chronologiczny wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Pracodawca ma obowiązek prowadzić akta pracownicze przez cały okres zatrudnienia pracownika. Po rozwiązaniu stosunku pracy powinien ją przechowywać w odpowiednich warunkach przez 50 lat. Z uwagi na tak długi okres powinny być one zabezpieczone przed zniszczeniem, teczki osobowe powinny być wykonane z materiałów sztywnych i nie ulegających zniszczeniu. Na pracodawcy ciąży też obowiązek zaprowadzenia innych ewidencji. Należą do nich: • ewidencja czasu pracy pracownika, • lista płac, • ewidencja wynagrodzeń oraz innych wypłacanych świadczeń • ewidencje urlopowe (w tym wypoczynkowe, bezpłatne, okolicznościowe). Tego rodzaju zestawienia są niezbędne do prawidłowego naliczenia wynagrodzenia zasadniczego, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, dni urlopów czy ekwiwalentu za urlop.