Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Jeżeli w tym terminie urlop nie zostanie wykorzystany, staje się zaległym, a pracodawca obowiązany jest udzielić go do końca pierwszego kwartału następnego roku, czyli pracownik musi rozpocząć urlop najpóźniej 31 marca.
Udzielenie urlopu w terminie
Niewykorzystanie urlopu w ustalonym terminie nie powoduje żadnych ujemnych skutków dla pracownika, który z zaległego urlopu może skorzystać aż do upływu terminu przedawnienia. Oznacza to, że pracodawca nie może przymusowo skierować pracownika na urlop, czy nałożyć na niego karę porządkową za niewykorzystanie urlopu. Nieudzielenie urlopu do końca pierwszego kwartału następnego roku jest jednak wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Pracodawca jest obowiązany do udzielania urlopu, natomiast, jak wspomniano wyżej, nie ma żadnych środków, aby zmusić pracownika do wykorzystania urlopu. Może jedynie egzekwować korzystanie z urlopów w terminach zgodnych z planem urlopu. Wyjątkowo pracownik w okresie wypowiedzenia jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli pracodawca udzieli mu go w tym okresie. Jeżeli pracodawca nie udzielił zaległego urlopu do 31 marca, pracownik nie może rozpocząć po tym terminie urlopu bez udzielenia mu zwolnienia przez pracodawcę, mimo że ma pełne prawo do skorzystania z zaległego urlopu. Nieobecność w pracy w wyniku podjęcia samodzielnej decyzji o udaniu się na urlop może być potraktowana przez pracodawcę jako nieusprawiedliwiona nieobecność, a więc jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracownika i stanowić przyczynę rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Pracodawca może również wybrać w takim przypadku łagodniejszą formę rozwiązania stosunku pracy i wypowiedzieć umowę albo nie rozwiązywać stosunku pracy, tylko zastosować karę porządkową (przykład).
 PRZYKŁAD: WYPOWIEDZENIE UMOWY ZA SAMOWOLNY URLOP Z powodu zwiększonych planów ubiegłorocznych pracownica nie mogła w ubiegłym roku wykorzystać przysługującego jej urlopu. Sądziła jednak, że pracodawca udzieli zaległego urlopu do końca marca. Pracodawca jednak nie wyraził zgody na urlop. Pracownica zdecydowała się wykorzystać przysługujący jej zgodnie z prawem urlop, nie czekając na zgodę pracodawcy. Pracodawca wypowiedział z tego powodu umowę o pracę. Wniosek Na wykorzystanie zaległego urlopu pracownik musi uzyskać zgodę pracodawcy. Samo zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy.
Kiedy sporządzać planu urlopów
Plan urlopu jest dokumentem, zgodnie z którym powinny być udzielane urlopy, zarówno aktualne (z wyjątkiem urlopu na żądanie), jak i zaległe. W planie podane są terminy wykorzystania urlopu przez poszczególnych pracowników. Urlopów należy udzielać zgodnie z ich planem. Plan ten ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Wnioski pracowników nie są wiążące dla pracodawcy, ale może się do nich przychylić. Pracodawca jest związany wnioskiem pracownicy/pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Jest także obowiązany udzielić pracownikowi młodocianemu uczęszczającemu do szkoły urlopu podczas ferii, bez składnia przez niego wniosku. W kodeksie pracy nie określono terminu, w jakim należy sporządzić plan urlopów. Plan ustalany jest najczęściej na rok (można na krócej, np. na kwartał). Powinien być sporządzony przed rozpoczęciem lub na początku roku. Późniejsze sporządzenie planu nie może być podstawą odmowy udzielenia pracownikowi urlopu od początku roku kalendarzowego. W trakcie roku plan może być uzupełniany bądź korygowany. Tworzenie planu urlopów przed rozpoczęciem lub na początku roku kalendarzowego czasami jest trudne dla pracodawcy, ze względu na niemożność zdecydowania już na początku roku, jakie będą bieżące potrzeby zapewnienia pełnej obsady załogi, a kiedy będzie możliwe wykorzystanie przez pracowników urlopu bez uszczerbku dla normalnego toku pracy w firmie. Jeżeli w związku z tym plan urlopów zostanie sporządzony później, nie będzie to przeszkodą w udzieleniu urlopu od początku roku. Wówczas plan obejmie urlop zmniejszony o jego wykorzystaną część. Termin ustalania planu urlopów i jego procedurę określa się zazwyczaj w przepisach wewnątrzakładowych, np. w regulaminie pracy. Po sporządzeniu planu urlopów pracodawca powinien podać go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w jego firmie. Można wywiesić plan na tablicy ogłoszeń, wyłożyć do wglądu w dziale kadr lub rozesłać pocztą internetową, np. w sytuacji gdy firma ma oddalone od siebie oddziały. Od momentu takiego ogłoszenia plan jest wiążący zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników. Oznacza to, że: • wyjątkowo, na zasadach określonych przez kodeks pracy, terminy wykorzystania urlopu mogą zostać zmienione (przesunięcie terminu rozpoczęcia urlopu, odwołanie z urlopu, niemożność wykorzystania urlopu), • nie trzeba indywidualnie zawiadamiać pracowników o terminie rozpoczęcia urlopu przez każdego z nich. Pracodawca nie jest zawsze obowiązany do ustalania planu urlopów. Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa (lub międzyzakładowa) wyraziła na to zgodę albo u pracodawcy nie działa taka organizacja i pracodawca sam podejmuje decyzję o rezygnacji z planu urlopów. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. W praktyce może się więc okazać, że trudniej jest ustalić z pracownikiem termin urlopu wypoczynkowego nie tworząc planu urlopów, aniżeli w przypadku jego tworzenia. Zatem niekiedy dla pracodawców bezpieczniej jest pozostać przy obowiązku tworzenia planu urlopów i nie rezygnować z niego.
Wniosek i karta urlopowa
Termin wykorzystania urlopu i jego czas trwania pracownik ma obowiązek uzgodnić z pracodawcą (w formie planu urlopu lub innej). Samo złożenie przez pracownika wniosku o urlop, bez uzgodnień z pracodawcą, nie usprawiedliwia jego nieobecności w pracy (wyrok SN z 13 maja 1998 r., I PKN 99/98, OSNAPiUS z 1999 r. nr 10, poz. 331). Samowolne udanie się przez pracownika na urlop może być uznane za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i stanowić przyczynę rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.