Pracownikowi wykonującemu na polecenie firmy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Tak wynika z art. 775 par. 1 k.p. Na podstawie par. 2 tego przepisu wydane zostały rozporządzenia, które określają wysokość i warunki ustalania należności przysługujących pracownikom sfery budżetowej za podróż służbową na obszarze kraju oraz za granicą. Jednakże prywatny pracodawca może odmiennie ustalić warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej w funkcjonującym u niego układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania. Jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania, może to uczynić także w samej umowie o pracę (art. 775 par. 3 k.p.). Dopiero bierność prywatnego pracodawcy w tym zakresie i brak stosownych uregulowań w wewnętrznych przepisach prawa pracy powoduje, że zastosowanie znajdą przepisy wymienionych rozporządzeń (art. 775 par. 5 k.p.).

W konsekwencji prywatny pracodawca może wprowadzać rozwiązania zarówno korzystniejsze, jak i mniej korzystne dla pracowników niż ustalone przez ustawodawcę, jednakże z tym zastrzeżeniem, że diety za dobę podróży krajowej lub zagranicznej nie mogą być niższe niż takie świadczenie z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określone w rozporządzeniu (775 par. 4 k.p.). Oznacza to, że pracodawca może zrównać przykładowo w funkcjonującym u niego regulaminie wynagradzania wysokość należności z tytułu podróży zagranicznych i krajowych, pod warunkiem że nie będą one niższe niż diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (określone w rozporządzeniu). Podobne stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z 10 stycznia 2007 r. (III PK 90/06).