Pracownik chcąc mieć pełną wiedzę w zakresie przysługujących mu uprawnień i warunków pracy musiałby wnikliwie zapoznać się nie tylko z treścią aktów zakładowych obowiązujących u pracodawcy, ale przestudiować także kodeks pracy i wiele innych aktów prawnych. Ułatwieniem w takiej sytuacji są niewątpliwie różnego rodzaju informacje, które ma on prawo otrzymać od pracodawcy. Obowiązki informacyjne pracodawcy są dość szerokie. Dotyczą one zarówno sfery uprawnień i obowiązków pracownika, jak i warunków pracy. Pracodawca musi także informować o czasie pracy, zakresie tajemnicy służbowej czy obowiązujących u niego aktach zakładowych. Większość informacji musi dotrzeć do pracownika jeszcze przed dopuszczeniem go do wykonywania pracy.
O warunkach zatrudnienia
Już na początku zatrudnienia pracownik ma prawo do dodatkowych informacji (art. 29 par. 3 k.p.). Ich celem jest dostarczanie mu przejrzystych informacji o warunkach zatrudnienia i jego uprawnieniach, które wynikają z różnych przepisów rozproszonych w licznych aktach prawa pracy (np. kodeks pracy, rozporządzenia, układy zbiorowe pracy, regulaminy pracy). Informacja o warunkach zatrudnienia powinna być przedstawiona każdemu nowo zatrudnionemu pracownikowi w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę. Powinna ona uwzględniać warunki zatrudnienia dotyczące konkretnego pracownika i należy ją sporządzać dla każdego pracownika oddzielnie. Zakres informacji może być natomiast węższy lub szerszy w zależności od tego, czy u pracodawcy obowiązuje regulamin pracy czy też nie.
Zróżnicowane obowiązki
Pracodawca, który nie jest zobowiązany do wydania regulaminu pracy, czyli zatrudnia mniej niż 20 pracowników, ma obowiązek podać pracownikowi dodatkowo niektóre informacje zawarte zwykle w tym akcie. Tam, gdzie dokument ten obowiązuje, takiej potrzeby nie ma, a zakres informacji jest węższy. U każdego pracodawcy dokument ten powinien więc obejmować informacje dotyczące: • obowiązującej dobowej i tygodniowej normy czasu pracy, • częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę, • wymiaru urlopu wypoczynkowego, • długości okresu wypowiedzenia umowy, • układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty. Zamiast sporządzania opisowej informacji, pracodawca może skorzystać z alternatywnej formy informowania pracowników o najistotniejszych warunkach zatrudnienia. Obowiązek ten może on zrealizować przez wskazanie pracownikowi konkretnych przepisów prawa pracy (np. układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy, umowy o pracę) regulujących dane warunki zatrudnienia. Szerszy obowiązek informacyjny dotyczy pracodawcy, u którego nie obowiązuje regulamin pracy. Wówczas pracodawca umieszcza w tym dokumencie dodatkowe informacje dotyczące pory nocnej, miejsca, terminu i czasu wypłaty wynagrodzenia, przyjętego sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Delegowani za granicę
Dodatkowy obowiązek informacyjny dotyczy pracownika skierowanego do pracy na obszarze państwa niebędącego członkiem Unii Europejskiej na okres przekraczający 1 miesiąc (art. 291 par. 2 k.p.). Dla niego bowiem pracodawca jest zobowiązany przygotować pisemną informację, której celem jest zaznajomienie go z warunkami i uprawnieniami, związanymi z wykonywaniem pracy poza granicami kraju. Powinna być ona przedstawiona pracownikowi przed skierowaniem go do pracy. Obowiązek sporządzenia dodatkowej informacji oraz jej aktualizacji dotyczy także pracowników zatrudnionych w ramach stosunków pracy nawiązanych na innej podstawie niż umowa o pracę. Pracodawca jest zobowiązany w tej formie poinformować pracownika o dwóch kwestiach, a mianowicie: • świadczeniach przysługujących z tytułu skierowania do pracy poza granicami kraju, obejmujących zwrot kosztów przejazdu oraz zapewnienie zakwaterowania, • warunkach powrotu pracownika do kraju.
Tajemnica i ochrona danych
Szereg obowiązków pracowniczych powiązanych jest z rodzajem wykonywanej pracy. Dlatego pracodawca zobowiązany jest także przekazywać pracownikowi inne informacje. Jedną z nich jest informacja o zakresie tajemnicy określonej w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy, z którą powinien on zapoznać się jeszcze przed rozpoczęciem pracy, potwierdzając to na piśmie. Dla pracowników zatrudnionych przy przetwarzaniu danych pracodawca powinien natomiast sformułować informację w zakresie ochrony danych osobowych. Należy ją sporządzić w formie pisemnej i przekazać pracownikowi w chwili umożliwienia mu dostępu do danych osobowych podlegających ochronie. Natomiast na każdym pracodawcy spoczywa obowiązek informowania o możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy, a w stosunku do pracowników zatrudnionych na czas określony – przekazania informacji o wolnych miejscach pracy. Tego rodzaju informacje pracodawca przekazuje według zwyczajowo przyjętej u niego praktyki (art. 942 k.p.).
Ryzyko zawodowe
Kolejne obowiązki informacyjne pracodawcy dotyczą sfery bezpieczeństwa i higieny pracy. W tym zakresie pracodawca przede wszystkim musi zaznajomić pracownika z przepisami bhp przed dopuszczeniem go do pracy i uzyskać na tę okoliczność jego pisemne potwierdzenie. Poza tym pracodawca ma obowiązek sporządzić dla pracownika informację o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed tymi zagrożeniami (art. 226 k.p.). W informacji tej trzeba poinformować pracownika o rodzajach czynników szkodliwych dla jego zdrowia oraz o innych uciążliwościach i niebezpieczeństwach występujących w środowisku pracy, wypadkach przy pracy i chorobach zawodowych, jakie miały miejsce na danym lub podobnym stanowisku pracy, oraz o przyczynach i skutkach tych zdarzeń, a także o środkach zapobiegających takim zagrożeniom oraz sposobach stosowania środków ochrony indywidualnej i zbiorowej. Informacja o ryzyku zawodowym powinna dotrzeć do pracownika przed dopuszczeniem go do określonej pracy, np. w czasie przeprowadzania szkolenia wstępnego w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Poza tym powinna być ona przekazywana pracownikom w każdym przypadku zmian w ryzyku zawodowym, pojawienia się nowych zagrożeń bądź też w razie zwiększenia prawdopodobieństwa niekorzystnego oddziaływania warunków pracy na ich bezpieczeństwo i zdrowie.
Trzeba znać regulacje
Pracownik musi orientować się, jakie reguły obowiązują u pracodawcy. Większość informacji dotyczących organizacji pracy oraz wynikających stąd obowiązków pracowniczych wynika z aktów zakładowych, tj. układu zbiorowego pracy lub regulaminu pracy. W zakresie uprawnień płacowych pracownika istotne znaczenie ma zaś treść regulaminu wynagradzania. Potrzeba znajomości przez pracownika powyższej materii obliguje pracodawcę do zapoznania go z treścią regulaminu pracy jeszcze przed dopuszczeniem do wykonywania pracy. Pracodawca powinien włączyć do akt osobowych pracownika pisemne potwierdzenie zapoznania się przez niego z treścią przepisów zakładowych. Pracownik ma także prawo do informacji o zakresie jego obowiązków, sposobie wykonywania pracy na wyznaczonym stanowisku oraz jego podstawowych uprawnieniach (art. 94 pkt 1 k.p.). Informacja tego rodzaju ma charakter instruktażu, którego celem jest przekazanie pracownikowi informacji dotyczących konkretnego stanowiska, na którym podejmuje on pracę. Pracodawca musi także zapoznać pracownika z tekstem przepisów dotyczących równego traktowania kobiet i mężczyzn w zatrudnieniu. Obowiązek ten może być zrealizowany w formie przekazania pracownikom pisemnej informacji lub zapewnienia im dostępu do tych przepisów w inny przyjęty u niego sposób.
 PRZYKŁAD 1 WSZYSTKO O CZASIE PRACY Pracodawca zamierza poinformować pracowników o obowiązujących w zakładzie systemach i rozkładach czasu pracy. Nie jest on objęty zbiorowym układem pracy ani też nie ma obowiązku wydawania regulaminu pracy. Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. Pracodawca, u którego nie obowiązują regulacje układowe lub regulaminowe, zobowiązany jest przekazać informacje o czasie pracy w formie stosownego obwieszczenia, które wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Ponadto pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią obwieszczenia o czasie pracy przed rozpoczęciem przez niego pracy i uzyskać na tę okoliczność pisemne potwierdzenie. W zakresie formułowania treści tego dokumentu kodeks pracy przewiduje pewne ograniczenia. W tym trybie nie można bowiem wprowadzić przerywanego czasu pracy (tylko w zbiorowym układzie pracy, a jeżeli chodzi o rolnika, system przerywanego czasu pracy może być stosowany na podstawie umowy o pracę). Poza tym, gdy nie działa u pracodawcy zakładowa organizacja związkowa, albo działa, ale nie wyraża zgody na ustalenie lub zmianę systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych, może on stosować wydłużone okresy rozliczeniowe po uprzednim zawiadomieniu właściwego inspektora pracy. Wreszcie zastosowanie do pracownika systemów czasu pracy w postaci skróconego tygodnia i pracy weekendowej następuje na podstawie umowy o pracę.
 PRZYKŁAD 2 WSZYSTKO O CZASIE PRACY Pracownik w dniu rozpoczęcia pracy na stanowisku referenta został zaznajomiony przez pracodawcę o spoczywających na nim obowiązkach. Z uwagi na to, że obowiązki powierzone pracownikowi nie były złożone i ograniczały się tylko do prostych czynności technicznych, pracodawca poinformował go o nich ustnie. Kodeks pracy nie określa, w jakiej formie pracodawca ma zaznajomić pracownika podejmującego pracę z zakresem jego obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonym stanowisku oraz z jego podstawowymi uprawnieniami. Dlatego też zakres szczegółowości instrukcji dotyczących pracy powinien być adekwatny do jej charakteru i stopnia złożoności, a także wykształcenia pracownika i jego zawodowego doświadczenia. Im praca jest mniej skomplikowana, a pracownik nie należy do osób podejmujących pierwsze zatrudnienie i wymagających adaptacji w zakładzie, tym prostszy i bardziej ogólny może być wspomniany instruktaż. Pracodawca może go przekazać zarówno na piśmie, jak i w drodze informacji ustnej.
OPIS JEST KONIECZNY Dodatkowe informacje podawane przez pracodawcę, u którego nie obowiązuje regulamin pracy, muszą być sformułowane opisowo, gdyż kodeks pracy nie dopuszcza tu alternatywnej formy polegającej na wskazaniu odpowiednich przepisów prawa pracy.
PRACA ZA GRANICĄ Informację o świadczeniach przysługujących z tytułu skierowania do pracy poza granicami kraju oraz warunkach powrotu pracownika do kraju pracodawca może sporządzić przez wskazanie odpowiednich przepisów.
ZAGROŻENIA W FIRMIE Informacja o zagrożeniach występujących w zakładzie może być przekazana pracownikom w dowolnym trybie przyjętym u danego pracodawcy, np. w formie pisma dla każdego pracownika z osobna za pisemnym potwierdzeniem złożonym do akt osobowych albo w formie obwieszczenia na tablicy ogłoszeń.