Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego,  z dobrowolnych odpisów dodatkowych oraz ze zwiększeń. Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z zasadami zawartymi w ustawie o ZFŚS na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września tego roku, z tym że w terminie do 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych (art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS). Jeżeli pracodawca nie miał obowiązku utworzenia ZFŚS, a zrobił to na zasadzie dobrowolności, to nie dotyczą go te dwa terminy.

Pozostałe 25 proc.

W terminie do 30 września musi wpłynąć na rachunek funduszu pozostała część odpisów, o których mowa w art. 5 ust. 1 – 3 ustawy o ZFŚS. Przepisy te dotyczą odpisu podstawowego dokonywanego na pracowników: zatrudnionych w normalnych warunkach, wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze oraz młodocianych. Ponadto do 30 września musi przekazać na rachunek bankowy funduszu całość kwot, które są dobrowolne. Jeżeli więc pracodawca zdecyduje się zwiększać:
• odpis na pracowników niepełnosprawnych lub
• fundusz na emerytów i rencistów lub
• fundusz na każdą zatrudnioną osobę pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie zakładowego żłobka lub klubu dziecięcego,
to kwoty tych zwiększeń musi przelać na konto funduszu najpóźniej do końca września.

Odpis w innym terminie

Jeśli pracodawca nie przekaże do 30 września pozostałej kwoty odpisu, to organizacja związkowa ma prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o przekazanie należnych środków na fundusz (zob. wyrok SN z 19 listopada 1997 r., I PKN 373/97, OSNAP 1998/17/ 507). Ponadto za niedotrzymanie tego terminu może pracodawcy grozić kara grzywny. Nie ma wtedy obowiązku uiszczenia odsetek od kwot nieprzekazanych w terminie na rachunek bankowy funduszu (zob. wyrok SN z 13 kwietnia 1999 r., I PKN 663/98, OSNP 2000/14/534).
Pracodawca może na bieżąco monitorować zmiany w stanie zatrudnienia i przy znacznych różnicach odpowiednio dostosowywać wartość środków pieniężnych na rachunku ZFŚS. Co do zasady zmniejszanie lub zwiększanie kwot odpisów w trakcie roku kalendarzowego jest dopuszczalne. Trzeba jednak pamiętać o zachowaniu ustawowych terminów przekazania.

Korekty odpisów pracodawca może dokonać na koniec września. Musi jednak ustalić, że naliczone odpisy różnią się znacznie od rzeczywistej sytuacji. Będzie tak przykładowo, jeśli w trakcie następnego roku wystąpią duże zmiany w stanie zatrudnienia, których pracodawca nie przewidział przy planowaniu odpisów i nie zakłada innych dużych zmian. Wrześniowe przekazanie można traktować jako wstępne oszacowanie środków pieniężnych z tytułu corocznego odpisu. Będą one skorygowane na koniec roku.
ZFŚS tworzy się z corocznego odpisu podstawowego naliczanego w stosunku do przeciętnej planowanej w danym roku kalendarzowym liczby osób zatrudnionych u pracodawcy. Do 31 grudnia trzeba dokonać ostatecznej korekty przekazanych środków pieniężnych. W tym celu należy wykazać faktyczne średnioroczne zatrudnienie, na którego podstawie ustalany jest odpis.

Kara grzywny

Zgodnie z art. 12a ustawy o ZFŚS kto, będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym, w imieniu pracodawcy za wykonywanie przepisów ustawy, nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny. W takich sprawach orzeka się na podstawie wniosku pochodzącego od właściwego organu Państwowej Inspekcji Pracy w trybie określonym przepisami kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia. Takim wykroczeniem może być np. niedokonywanie odpisów na ZFŚS, a także nieterminowe przekazywanie środków na rachunek ZFŚS. Grzywnę wymierza się w wysokości od 20 do 5000 zł (art. 24 kodeksu wykroczeń).

PRZYKŁAD

Druga rata odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Pracodawca zatrudniał:
• 20 pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach,
• 10 pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych,
• pracownika młodocianego w pierwszym roku nauki.
Ustalił, że odpis podstawowy wynosił 36 610,16 zł (20 x 1093,93 zł) + (10 x 1458,57 zł) + 145,86 zł.
Do 31 maja 2012 r. przekazał 27 457,62 zł (75 proc. równowartości odpisu podstawowego). Pozostałą kwotę 9152,54 zł musi przekazać do końca września.
Do końca września musi przekazać też dobrowolne zwiększenia funduszu na 10 emerytów i rencistów (10 x 182,32 zł = 1823,20 zł).

Magdalena Sobczak i Kinga Sułot