Urlop wypoczynkowy jest jednym z podstawowych praw pracowniczych o charakterze osobistym. Pracodawca, respektując prawa urlopowe pracowników, ma jednak prawo wyważać własne interesy. Nieobecność pracownika z reguły bowiem wiąże się z pewną dezorganizacją pracy. Dlatego też terminy wypoczynku muszą być planowane lub uzgadniane z pracodawcą, tak by nie zakłócały normalnego toku pracy.
Wola pracownika
Według obowiązujących zasad terminy wykorzystania urlopów wypoczynkowych ustalane są w oparciu o wnioski pracowników i korygowane potrzebą zapewnienia normalnego toku pracy. Inny słowy chodzi tu o wyważenie z reguły zróżnicowanych potrzeb pracownika i pracodawcy. Swobodę w tym zakresie zakreślają natomiast generalne zasady, wyznaczające ramy czasowe wykorzystania urlopów wypoczynkowych. Podstawową zasadę w tym zakresie wyraża art. 161 kodeksu pracy. Według niego urlop powinien być wykorzystany w tym roku, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Druga z zasad, która ma zastosowanie w przypadku niewykorzystania urlopu w danym roku, wyznacza najpóźniejszy termin wypoczynku na koniec pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego.
Zgodnie z planem
Urlopy wypoczynkowe przysługujące pracownikom w konkretnym roku kalendarzowym, powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Planowanie wypoczynku pracowników ma istotne znaczenie w zakresie organizacji pracy, a sam plan stanowi dokument umożliwiający rozłożenie w czasie urlopów przypadających do wykorzystania w danym roku. W planie urlopów uwzględnia się zarówno urlopy zaległe, tj. niewykorzystane w poprzednim roku kalendarzowym, jak i urlopy, do których pracownicy nabędą prawo w okresie obowiązywania planu (w tym także urlopy uzupełniające i dodatkowe przysługujące na mocy odrębnych przepisów). Plan nie obejmuje natomiast 4 dni urlopu na żądanie (art. 1672 k.p.). Sporządzenie planu nie dotyczy każdego pracodawcy. Obowiązku takiego nie ma pracodawca, jeżeli działająca u niego zakładowa organizacja związkowa wyrazi na to zgodę. Podobnie pracodawca, u którego nie działają związki zawodowe, może uzgadniać terminy udzielenia urlopów w porozumieniu z pracownikami, bez konieczności konstruowania planu. Plan urlopów pracodawca podaje do wiadomości pracowników zgodnie z przyjętą praktyką zakładową (np. poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń lub wyłożenie do wglądu w dziale kadr). Przyjmuje się, że od tego momentu jest on wiążący dla obu stron, a tym samym stanowi wystarczającą informację o terminach urlopów poszczególnych pracowników. W wielu zakładach utarła się jednak praktyka potwierdzania faktu udzielania urlopów. Jest to materia nieuregulowana w przepisach prawa, która należy do sfery organizacyjnej pracodawcy i normowana jest z reguły w przepisach zakładowych. W praktyce najczęstszym sposobem potwierdzania udzielenia urlopu jest karta urlopowa lub wniosek podpisany przez przełożonego.
Wnioski nie są wiążące
Niezależnie od tego, czy urlop wypoczynkowy udzielany jest na podstawie planu urlopów czy w drodze indywidualnego porozumienia z pracownikiem, pracodawca ma możliwość oddziaływania na wykorzystywanie urlopów także z uwzględnieniem swoich potrzeb. Nieobecność pracownika musi być wkomponowana w organizację pracy, dlatego proponowane terminy wykorzystania urlopów są weryfikowane potrzebami pracodawcy w zakresie konieczności zapewnienia niezakłóconej pracy. Z drugiej strony celem urlopów wypoczynkowych jest wypoczynek i regeneracja sił, dlatego zasadniczo pracownik powinien korzystać z urlopu zgodnie ze swoimi potrzebami. Wniosek urlopowy pracownika wyraża zaś jego wolę w zakresie intencji najefektywniejszego i najpełniejszego wykorzystania przysługującego mu wypoczynku. Pracodawca powinien więc brać pod uwagę wnioski składane przez pracowników. Nie są one jednak dla niego wiążące. Wyjątkiem są tu dwie sytuacje. Do udzielenia urlopu we wskazanym terminie obliguje pracodawcę wniosek urlopowy złożony przez pracownika bezpośrednio po urlopie macierzyńskim oraz przez młodocianego uczęszczającego do szkoły na okres ferii szkolnych.
NIE ZAPOMNIJ 15 stycznia Gazeta Prawna z książką Kodeks pracy 2007
Zmiana planów
Zdarza się, że urlop zaplanowany zgodnie z obowiązującą procedurą nie może dojść do skutku w uzgodnionym terminie albo urlop już rozpoczęty musi ulec przerwaniu. Przyczyny takich sytuacji mogą być niezależne od woli stron i wiązać się z zaistnieniem określonych zdarzeń powodujących obligatoryjne przesunięcie urlopu na termin późniejszy. Niemożność rozpoczęcia urlopu w uzgodnionym terminie mogą uzasadniać także szczególne potrzeby pracodawcy, a zaistnienie okoliczności nieprzewidzianych w chwili rozpoczęcia urlopu wymagających obecności pracownika w zakładzie zezwalają na przerwanie trwającego wypoczynku. Z ważnych powodów wykorzystaniem urlopu w innym terminie zainteresowany może być sam pracownik.
Gdy pozostaje urlop zaległy
Według podstawowej zasady pracodawca jest obowiązany udzielić urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Przepis ten określa zatem termin wykonania przez pracodawcę ciążącego na nim obowiązku udzielenia w naturze pracownikowi corocznego, nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego. Wyjątek od tej zasady przewiduje art. 168 k.p., który wyznacza najpóźniejszą datę wykorzystania urlopu. Gdy bowiem z różnych powodów skorzystanie z urlopu w danym roku okaże się niemożliwe, najpóźniejszą datę wykorzystania urlopu wyznacza koniec pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. Nieskorzystanie z urlopu w tym terminie nie pozbawia jednak pracownika prawa do urlopu, który przechodzi na kolejny rok. Może się jednak zdarzyć, że pracownik upomni się o zaległy urlop zbyt późno. Ma on bowiem na to trzy lata.
Kiedy przymusowo na urlop
Zasadniczo pracodawca nie może zmusić pracownika do pójścia na urlop wypoczynkowy, który jest udzielany na jego wniosek. Niekiedy jednak pracodawca może go zobligować do urlopu w terminie przez siebie wyznaczonym. Kodeks pracy przewiduje taką sytuację w okresie wypowiedzenia (art. 1671 k.p.). Pracodawca ma zatem prawo udzielić pracownikowi przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w okresie trwającego wypowiedzenia umowy o pracę i to bez względu na długość tego okresu i stronę inicjującą wypowiedzenie stosunku pracy. Dotyczy to wszystkich urlopów wypoczynkowych, a więc zarówno bieżących, jak i zaległych.
Pracownik nie chce wypoczywać
Przymusowy urlop w okresie wypowiedzenia nie budzi większych wątpliwości, gdyż kodeks pracy wprost reguluje taką możliwość. W pozostałych przypadkach udzielenie urlopu powinno odbywać się po konsultacji z pracownikiem. Co jednak zrobić, gdy pracownik ma na swym koncie zaległy urlop i nie chce z niego skorzystać, a zbliża się koniec pierwszego kwartału. Dla pracodawcy jest to sytuacja niedogodna. Przymuszając pracownika do urlopu, może bowiem spotkać się z zarzutem, że narusza w ten sposób jego prawa pracownicze. Z drugiej strony wiąże go najpóźniejsza data udzielenia urlopu określona na 31 marca następnego roku kalendarzowego. Uchybienie temu obowiązkowi traktowane jest zaś jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za które grozi kara grzywny. Sąd Najwyższy udziela w takiej sytuacji przyzwolenia pracodawcy do przymusowego wysłania pracownika na urlop. Według jego stanowiska, gdy pracownik odmawia pójścia na urlop, pracodawca postępując zgodnie z art. 168 k.p., może udzielić go nawet bez jego zgody – wyrok z 2 września 2003 r., I PK 403/02 (OSNP 2004/18/310) i z 25 stycznia 2005 r., I PK 124/05 (M.Pr.Pr. 2006/3/119).
 PRZYKŁAD 1 PLAN URLOPÓW I ZWYCZAJ ZAKŁADOWY W planie urlopu pracownik zaplanował wypoczynek w 2007 roku na przełomie lipca i sierpnia oraz w listopadzie i grudniu. Plan został podany do wiadomości pracowników w grudniu ubiegłego roku poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń. Choć plan urlopów podany do wiadomości pracowników jest wiążący dla obu stron, to jednak o tym, czy pracownik może bez dodatkowego powiadomienia skorzystać z urlopu we wskazanych miesiącach, decydować będzie treść obowiązujących przepisów zakładowych (np. regulaminu pracy), względnie zwyczaje przyjęte u danego pracodawcy. Pomimo ustalonego planu urlopów w zakładzie może bowiem istnieć obowiązek składania wniosków urlopowych.
 PRZYKŁAD 2 ZWOLNIENIE W TRAKCIE URLOPU Pracownikowi udzielono urlopu wypoczynkowego na okres od 8 do 16 stycznia 2007 r. W dniu 10 stycznia pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie, według którego jego niezdolność do pracy ma trwać do 24 stycznia. W omawianym przypadku od dnia 10 stycznia urlop ulega przerwaniu aż do końca planowanego okresu jego trwania, tj. 16 stycznia. W takiej sytuacji niewykorzystanego z powodu choroby urlopu pracodawca udziela w terminie późniejszym. Może on udzielić go bezpośrednio po chorobie, czyli od 25 stycznia, jeżeli pracownik nie dostarczy zwolnienia lekarskiego na dalszy okres. W sytuacji gdy obecność pracownika po chorobie jest konieczna dla zapewnienia normalnego toku pracy, pracodawca udziela urlopu w innym późniejszym terminie. Warunkiem skorzystania przez pracownika z urlopu w innym terminie jest zawiadomienie pracodawcy o niezdolności do pracy spowodowanej chorobą i udokumentowanie jej zaświadczeniem lekarskim.
 PRZYKŁAD 3 W OKRESIE WYPOWIEDZENIA Okres trzymiesięcznego wypowiedzenia, na którym aktualnie przebywa pracownik, upływa 31 marca. Pracownik ma na swoim koncie 12 dni zaległego urlopu oraz do wykorzystania urlop bieżący za ten rok. Pracodawca może udzielić pracownikowi w miesiącach styczeń–marzec całego urlopu zaległego oraz urlopu bieżącego w wymiarze proporcjonalnym do czasu przepracowanego w tym roku, a więc za trzy miesiące. Skorzystanie z urlopu w trakcie biegnącego wypowiedzenia nie zależy od wniosku czy zgody pracownika. Innymi słowy pracodawca nie musi w tej kwestii porozumiewać się z pracownikiem. O tym, czy pracownik ma w okresie wypowiedzenia urlopować czy też nie, decyduje pracodawca, który może wyjątkowo zamienić urlop w naturze na świadczenie pieniężne i wypłacić je tytułem ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.
KIEDY URLOP W INNYM TERMINIE Udzielenie urlopu w innym terminie następuje w przypadku: • ważnych przyczyn leżących po stronie pracownika, • szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy, • niemożności rozpoczęcia urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu: czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy, urlopu macierzyńskiego.