Zakres przedmiotowy regulaminu pracy wyznacza art. 1041 kodeksu pracy, określając kategorie spraw, które powinny zostać uregulowane w regulaminie pracy. Zgodnie z treścią tego przepisu regulamin powinien ustalać organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej. Równie istotne jest określenie w treści regulaminu systemów i rozkładów czasu pracy, przyjętych okresów rozliczeniowych czasu pracy, pory nocnej oraz terminu, miejsca, czasu i częstotliwości wypłaty wynagrodzenia. W regulaminie pracy powinny także znaleźć się wykazy dotyczące prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom, prac i stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego oraz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnianym w innym celu niż przygotowanie zawodowe. Ponadto regulamin pracy w swoich postanowieniach winien określać obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. W treści regulaminu nie może również zabraknąć informacji o karach stosowanych zgodnie z art. 108 k.p. z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników. Zależnie od potrzeb konkretnego pracodawcy w regulaminie pracy mogą zostać uregulowane także inne kwestie związane z porządkiem i organizacją procesu pracy.

Obowiązek tworzenia regulaminu pracy mają pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników, o ile w zakresie materii regulaminowej (dotyczącej organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanych z tym praw i obowiązków pracodawcy i pracownika) nie obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy (zob. art. 104 par. 2 k.p.). Należy zwrócić uwagę, iż pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników zwolniony jest z obowiązku wprowadzania regulaminu pracy tylko wtedy, gdy obowiązujący u niego układ zbiorowy pracy reguluje wszystkie kategorie spraw składające się na treść regulaminu pracy, określone w art. 1041 k.p.

Tryb ustalania regulaminu pracy podlega zróżnicowaniu, w zależności od tego, czy u danego pracodawcy funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa. W przypadku niewystępowania zakładowej organizacji związkowej pracodawca samodzielnie ustala regulamin pracy. Natomiast w razie istnienia w zakładzie organizacji związkowej pracodawca zobowiązany jest do uzgodnienia treści regulaminu z tą organizacją. Jeżeli u pracodawcy działa tylko jedna zakładowa organizacja związkowa, wówczas pracodawca i ta organizacja ustalają wspólnie termin dokonania uzgodnień treści regulaminu. Niedokonanie przez strony uzgodnień w tym terminie powoduje, że regulamin pracy ustala pracodawca. W przypadku, w którym strony nie uzgodnią terminu, w jakim uzgodnienie regulaminu winno nastąpić, pracodawca nie może jednostronnie wprowadzić regulaminu. Sprawa jest bardziej skomplikowana, jeżeli u pracodawcy działa kilka organizacji związkowych. Zagadnienie to, z uwagi na jego złożoność, będzie przedmiotem odrębnego tekstu.

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. W każdym przypadku pracodawca zobowiązany jest zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed rozpoczęciem przez niego pracy.

Przyjmuje się, że zmiany regulaminu pracy nie wymagają wypowiedzeń zmieniających, nawet jeżeli według pracowników zmiany te następują na niekorzyść pracowników. Powyższy pogląd należy uznać za słuszny, przynajmniej w odniesieniu do regulacji dotyczących organizacji i dyscypliny pracy.

ARKADIUSZ SOBCZYK

radca prawny, Kancelaria Prawna Sobczyk i Współpracownicy w Krakowie