Wymiar czasu pracy, ustalony zgodnie z art. 129 par. 1 k.p., zmniejsza się w okresie rozliczeniowym o tyle godzin usprawiedliwionej nieobecności, ile pracownik był obowiązany przepracować w okresie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.
Jak ustalić wymiar
Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym oblicza się następująco: • liczbę pełnych tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym mnoży się przez 40 godzin (tygodniowa norma czasu pracy); tygodnie liczy się od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego, • do powyższej liczby dodaje się iloczyn 8 godzin (dobowa norma czasu pracy) i liczby pozostałych dni okresu rozliczeniowego przypadających od poniedziałku do piątku (chodzi o tzw. dni wystające poza pełne tygodnie). Ustalony w powyższy sposób wymiar czasu pracy obniża się o 8 godzin z tytułu święta przypadającego w innym dniu niż niedziela. Nowelizacją kodeksu pracy uchylono art. 130 par. 2 zd. 2, zgodnie z którym, jeżeli w jednym tygodniu kalendarzowym występowały dwa święta i żadne z nich nie przypadało w niedzielę wymiar czasu pracy należało zmniejszyć jedynie o 8 godzin. Obecnie wymiar czasu pracy pomniejsza się o 8 godzin w każdym przypadku wystąpienia w okresie rozliczeniowym święta w innym dniu niż niedziela. W praktyce w jednym tygodniu kalendarzowym dwa święta mogą wystąpić w maju (1 i 3 maja) oraz w grudniu (25 i 26 grudnia). Jeżeli żadne z nich nie nałoży się na niedzielę, to wymiar czasu pracy w każdym z tych miesięcy obniża się o 16 godzin. W 2007 roku, zarówno w maju (1 maja – wtorek i 3 maja – czwartek), jak i w grudniu (25 grudnia – wtorek i 26 grudnia – środa) w jednym tygodniu kalendarzowym wystąpią dwa święta, z których żadne nie przypada w niedzielę. Nowelizacja kodeksu pracy zapewniła zatem korzystanie przez pracowników z 52 dni wolnych od pracy w roku kalendarzowym z tytułu zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, a także usunęła obowiązek pracownika odpracowywania jednego lub dwóch świąt w skali roku.
Jaki okres rozliczeniowy
Wymiar czasu pracy, czyli liczbę godzin do przepracowania, ustala się na okres rozliczeniowy. Okres rozliczeniowy jest potrzebny do ustalania wymiaru czasu pracy przy sporządzaniu harmonogramu pracy oraz do rozliczania czasu pracy w celu ustalenia, czy nie doszło do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. Zgodnie z art. 129 k.p., okres rozliczeniowy nie może – co do zasady – przekraczać 4 miesięcy. Odstępstwa od zasady przewidziano w przepisach dotyczących niektórych systemów czasu pracy. Ponadto w rolnictwie i hodowli, a także przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób można wprowadzić okres rozliczeniowy nieprzekraczający 6 miesięcy, a jeżeli jest to dodatkowo uzasadnione nietypowymi warunkami organizacyjnymi lub technicznymi mającymi wpływ na przebieg procesu pracy – okres rozliczeniowy nieprzekraczający 12 miesięcy. Przedłużenie okresów rozliczeniowych nie jest jednak dopuszczalne w systemach czasu pracy: równoważnym, przy dozorze urządzeń, przy pilnowaniu mienia i ochronie osób oraz w ruchu ciągłym (art. 129 par. 2 k.p.). Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, a także pracodawca, u którego zakładowa organizacja związkowa nie wyraża zgody na ustalenie lub zmianę systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych, może stosować przedłużone okresy rozliczeniowe po uprzednim zawiadomieniu właściwego inspektora pracy. Zgoda inspektora nie jest wymagana, jedynie zawiadomienie. Taka sama zasada dotyczy przedłużenia okresów rozliczeniowych w systemie równoważnego czasu pracy. Długość okresu rozliczeniowego ustala pracodawca. Może to być okres miesięczny, dwu-, trzy- lub czteromiesięczny bądź przeliczony na tygodnie. Okres rozliczeniowy należy ustalić wyraźnie i wskazać w regulaminie pracy lub w układzie zbiorowym pracy.
Jak wprowadzić
W regulaminie pracy powinny się znaleźć postanowienia dotyczące systemów i rozkładów czasu pracy oraz przyjętych okresów rozliczeniowych. Regulaminu pracy nie wprowadza się, jeżeli w zakresie spraw, których powinien dotyczyć, obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy lub gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników. W takim przypadku pracodawca ustala okresy rozliczeniowe w obwieszczeniu. Wymiar czasu pracy ustala się dla całego okresu rozliczeniowego. Oznacza to, że jeżeli okres rozliczeniowy wynosi np. 3 miesiące, styczeń – marzec 2007 r., to wymiar czasu pracy wynosi 176 + 160 + 176 = 512 godzin. Natomiast liczba godzin pracy zaplanowanych np. w lutym nie musi równać się wymiarowi dla tego miesiąca, czyli 160 godzin. Pracodawca może rozłożyć 512 godzin w trakcie okresu rozliczeniowego, dostosowując czas pracy do swoich potrzeb. Dopuszczalny jest nawet skrajny przypadek, gdy pracownicy pracują w styczniu i lutym, a w marcu w ogóle nie pracują. Pracownicy wypracują w ten sposób wymiar czasu pracy w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym. Wynika z tego, że przysługiwać im będzie wynagrodzenie za każdy miesiąc pracy. Jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie określone stawką miesięczną, powinien otrzymać w każdym miesiącu wynagrodzenie w zwykłej wysokości. Miesiąc oznacza miesiąc kalendarzowy, który rozpoczyna się z początkiem danego miesiąca i kończy z upływem ostatniego dnia miesiąca. Pojawiają się jednak opinie, że miesiąc nie oznacza miesiąca kalendarzowego i można rozpocząć miesięczny okres rozliczeniowy np. 20 dnia danego miesiąca. Okres rozliczeniowy można ustalić taki sam dla wszystkich pracowników, ale dopuszczalne jest także przyjęcie różnych okresów rozliczeniowych dla pracowników zatrudnionych w różnych systemach czasu pracy. Czas trwania okresu rozliczeniowego można zmienić. W tym celu należy też zmienić akt, w którym został on ustalony, np. regulamin pracy, przy zastosowaniu wszelkich procedur dotyczących ustalania okresu rozliczeniowego i zmian danego aktu.