Jak zaplanować pracę w 2007 roku

Sporządzenie planu urlopów wypoczynkowych, rozplanowanie czasu pracy, ustalenie harmonogramu szkoleń to tylko niektóre kwestie, jakimi zajmą się pracodawcy w nowym roku.

Organizacja pracy należy do kompetencji pracodawcy, dlatego też kodeks pracy traktuje te kwestie marginalnie. Przepisy statuują jedynie zasadę, że organizowanie pracy powinno odbywać się w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy zatrudnionych pracowników, oraz zakreślają granice czasowe, w jakich można dysponować czasem pracy pracownika. Pracodawca sam musi więc zadbać o sprawną organizację pracy, i to z odpowiednim wyprzedzeniem. Początek roku to właściwy moment na sporządzenie planu urlopów i rozplanowanie czasu pracy. Pracodawca powinien także przeanalizować stan załogi, jaką będzie mógł dysponować w nowym roku, bo może zaistnieć konieczność ustalenia zastępstwa dla pracowników, którzy będą dłuższy czas nieobecni w pracy. Zrewidowania wymagają także obowiązki pracodawcy, które wiążą się z określonym terminem. W roku 2007 może bowiem przypadać termin przeprowadzenia okresowych badań lekarskich lub upływać okres używalności odzieży i obuwia roboczego.

Czas pracy

Planowanie czasu pracy to rutynowa czynność, ale co roku pracodawca musi pamiętać o kilku generalnych zasadach. Przede wszystkim trzeba tak zaplanować pracę pracowników, aby nie tworzyć stałego systemu pracy nadliczbowej, gdyż praca ponad ustalone normy czasu pracy dopuszczalna jest tylko w sytuacjach określonych w kodeksie pracy. Pracodawca musi więc prawidłowo ustalić wymiar czasu pracy obowiązujący w danym okresie rozliczeniowym i pamiętać o zapewnieniu pracownikom dobowego i tygodniowego wypoczynku. Ustalając wymiar czasu pracy w 2007 roku pracodawca powinien mieć także na uwadze zmieniony art. 130 k.p., który usunął wątpliwości przy ustalaniu rozkładu czasu pracy, jeżeli w jednym tygodniu występują dwa święta w inne dni niż niedziela. W tym roku nie będzie więc wątpliwości z odpracowywaniem święta w maju i grudniu, gdyż w obu miesiącach wymiar czasu pracy trzeba będzie pomniejszyć z tytułu dwóch świąt. Istotnym elementem organizacji pracy są systemy i rozkłady czasu pracy. Być może potrzeby firmy wymuszą w tym roku zmiany w tym zakresie (przykład 1). W takim przypadku pracodawca powinien pamiętać, że wybór określonego systemu i rozkładu czasu pracy musi znaleźć swój formalny wyraz, poprzez wskazanie go w odpowiednich regulacjach zakładowych.

Plany urlopów

Sporządzenie planu urlopów wypoczynkowych to czynność powtarzająca się co roku, ale nie należy podchodzić do niej schematycznie. Co roku bowiem pracodawca musi dokładnie przeanalizować sytuację w swojej firmie i tak ustalić terminy wykorzystania urlopów, aby nieobecność pracowników nie zakłóciła normalnego toku pracy (przykład 2). Przypomnijmy, że plan urlopów jest z jednej strony konstruowany w oparciu o wnioski składane przez pracowników, z drugiej natomiast – weryfikowany potrzebami pracodawcy, w zakresie konieczności zapewnienia normalnego toku pracy. W istocie więc pracodawca może oddziaływać na wykorzystywanie urlopów także z uwzględnieniem swoich potrzeb. Przy konstruowaniu planu urlopów pracodawca musi mieć orientację, jak przedstawia się stan wykorzystania wypoczynku za rok 2007. Może się bowiem okazać, że u niektórych pracowników pozostała na koncie pula zaległego wypoczynku. Najpóźniejszą datę wykorzystania urlopu za miniony rok wyznacza koniec pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. Z obowiązku sporządzania planu urlopów zwolnieni są pracodawcy, u których działająca zakładowa organizacja związkowa wyrazi na to zgodę. Podobnie pracodawca, u którego nie działają związki zawodowe, może uzgadniać terminy udzielenia urlopów w porozumieniu z pracownikami, bez konieczności konstruowania planu (art. 163 par. 2 k.p.). Plan urlopów powinien być podany do wiadomości pracowników zgodnie z przyjętą praktyką zakładową (np. poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń lub wyłożenie do wglądu w dziale kadr).

Przegląd kadry

Początek roku to również właściwy moment na dokonanie przeglądu kadry pracowniczej pod kątem ewentualnych zmian personalnych i dłuższych nieobecności pracowników w pracy. Jeżeli bowiem w 2007 roku zaistnieją sytuacje, w których z wyprzedzeniem wiadomo, że powstanie konieczność uzupełnienia załogi, już teraz warto zatroszczyć się o zastępstwo. W zależności od sytuacji pracodawca może w pierwszej kolejności szukać rezerw w posiadanej kadrze, uwzględniając w razie potrzeby możliwość przekwalifikowania pracowników lub zmian organizacyjnych. W razie nieobecności pracownika w pracy (np. urlop macierzyński, choroba, urlop bezpłatny) wystarczą z reguły rozwiązania doraźne, np. rozłożenie obowiązków nieobecnego pracownika pomiędzy innych pracowników lub zawarcie umowy o zastępstwo.

ORGANIZACJA PRACY W FIRMIE Pracodawca, który planuje w 2007 roku zmiany w firmie, powinien rozważyć, czy: • nie zachodzi potrzeba innego zorganizowania pracy, np. wprowadzenia systemu dwuzmianowej pracy, • ustalone systemy i rozkłady czasu pracy sprawdzą się pod kątem nowych potrzeb firmy, np. czy nie jest konieczne wprowadzenie elastyczniejszych systemów czasu pracy, • w planie urlopów nie trzeba uwzględnić innego rytmu pracy, np. większego natężenia pracy w określonych miesiącach, • liczba zatrudnionych pracowników jest wystarczająca, aby zapewnić realizację nowych zadań, np. czy nie istnieje konieczność zatrudnienia dodatkowych pracowników lub dokonania przesunięć organizacyjnych, • nie zachodzi potrzeba przekwalifikowania lub dokształcenia kadry pracowniczej, np. w zakresie nowego systemu informatycznego, nowej technologii czy nowych technik obsługi klienta.