Współczynnik do ekwiwalentu pieniężnego za urlop ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje się przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu danego roku. Oznacza to, że przy wypłacie ekwiwalentu stosuje się współczynnik z tego roku, w którym ekwiwalent jest wypłacany. Jeżeli zatem w 2007 roku pracodawca będzie wypłacał ekwiwalent za niewykorzystany urlop, należny za 2006 lub 2005 rok, wówczas do obliczenia ekwiwalentu za ten urlop stosuje się współczynnik z roku 2007.
Jak ustalić współczynnik
Współczynnik stosowany przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu urlopowego ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel i świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12. Pierwszą kwestią przy obliczaniu współczynnika jest ustalenie liczby niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy, wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Dni świąteczne ustalone są w ustawie z dnia18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy. W 2007 roku tylko 9 dni świątecznych przypada w dzień inny niż niedziela (nie liczymy 11 listopada, który w 2007 roku wypada w niedzielę) i tylko te święta należy uwzględnić przy ustalaniu współczynnika. Przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy współczynnik ekwiwalentowy ulega proporcjonalnemu pomniejszeniu w stosunku do etatu. Zatem w 2007 roku współczynnik wynosi: • dla półetatowca – 10,5 (21 x 1/2), • dla zatrudnionego na 1/3 etatu – 7 (21 x 1/3), • dla świadczącego pracę na 3/4 etatu – 15,75 (21 x 3/4).
Jaka podstawa ekwiwalentu
Aby obliczyć wysokość należnego ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop, należy najpierw ustalić miesięczne wynagrodzenie pracownika, które w zależności od rodzaju składników oblicza się z różnych okresów. Wyróżnia się trzy grupy składników wynagrodzenia: • pierwsza grupa – określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, • druga grupa – przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc (zmienne składniki), • trzecia grupa – wypłacane za okresy dłuższe niż 1 miesiąc. Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu. Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, uzyskane przez pracownika w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się do podstawy wymiaru ekwiwalentu jako średnią z tych 3 miesięcy. Jeśli pracownik nie przepracował wymaganego pełnego okresu 3 miesięcy, to dla ustalenia kwoty ekwiwalentu wynagrodzenie, jakie faktycznie otrzymał z całego okresu, dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy (tzw. dopełnienie podstawy). Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, faktycznie wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, przyjmuje się jako średnią z tego okresu.
Jak obliczyć ekwiwalent
Ustalone kwoty wszystkich składników wynagrodzenia sumuje się i oblicza ekwiwalent za jeden dzień urlopu. Otrzymaną sumę należy podzielić przez współczynnik ekwiwalentowy. Następnie ustalony ekwiwalent za dzień urlopu dzieli się przez 8 godzin i mnoży otrzymany wynik przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.
WSPÓŁCZYNIK W 2007 R. W 2007 roku współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień urlopu wypoczynkowego będzie wynosił 21.
 PRZYKŁAD JAK USTALIĆ EKWIWALENT URLOPOWY W 2007 ROKU Z pracownikiem rozwiązano umowę o pracę w dniu 6 stycznia 2007 r. W dniu rozwiązania umowy pracownik nabył prawo do 5 dni ekwiwalentu za urlop z 2006 r. oraz 3 dni ekwiwalentu za urlop z 2007 r. Jak obliczyć ekwiwalent za ten urlop, jeśli pracownik zatrudniony był na 3/4 etatu (pracę świadczył przez 5 dni w tygodniu po 6 godzin), a jego pensja składała się ze stałej płacy zasadniczej w kwocie 2000,00 zł oraz zmiennego wynagrodzenia prowizyjnego? Pracownik otrzymał następujące premie: • w grudniu 2006 r. – 380,00 zł, • w listopadzie 2006 r. – 400,00 zł, • w październiku 2006 r. – 420,00 zł. Ponieważ wynagrodzenie zasadnicze określone jest w stałej wysokości, uwzględnia się je w wysokości należnej w miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu, tj. 2000,00 zł. Do podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop ze zmiennych składników przyjmujemy przeciętną wysokość wynagrodzenia prowizyjnego wypłaconego pracownikowi w okresie od października do grudnia 2006 r.: 420,00 zł + 400,00 zł + 380,00 zł = 1200,00 zł, 1200,00 zł: 3 miesiące = 400,00 zł. Następnie ustalamy łączne miesięczne wynagrodzenie pracownika. W tym celu sumujemy wynagrodzenie ze stałych i zmiennych składników: 2000,00 zł + 400,00 zł = 2400,00 zł. Otrzymana kwota to podstawa ekwiwalentu za urlop. Po ustaleniu jej wysokości możemy przystąpić do obliczania ekwiwalentu za 1 dzień urlopu. W tym celu podstawę ekwiwalentu dzielimy przez współczynnik do ekwiwalentu. Ponieważ pracownik zatrudniony był na 3/4 etatu, wysokość współczynnika wyniesie: 21 x 3/4 = 15,75 Obliczamy ekwiwalent za 1 dzień urlopu. W tym celu podstawę ekwiwalentu dzielimy przez ustalony współczynnik: 2400,00 zł : 15,75 = 152,38 zł. Obliczamy ekwiwalent za 1 godzinę urlopu. Ekwiwalent za 1 dzień urlopu dzielimy przez 8 godzin: 152,38 zł : 8 godzin = 19,05 zł za godz. Ostatnim etapem jest wyliczenie ekwiwalentu za wszystkie godziny niewykorzystanego w naturze urlopu wypoczynkowego przysługującego na dzień rozwiązania umowy o pracę. Otrzymamy go, mnożąc ekwiwalent za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu. Ekwiwalent za 8 dni (48 godzin) urlopu: 19,05 zł za godz x 48 godzin = 914,40 zł. Pracownikowi należy wypłacić ekwiwalent za urlop w kwocie 914,40 zł.