Pracodawca, podpisując z pracownikiem umowę o pracę, wskazuje miejsce i czas świadczenia przez niego pracy. Zdarza się jednak, że pracownik w ramach swoich obowiązków służbowych musi opuścić na polecenie pracodawcy stałe miejsce pracy, po to by wykonać zadanie służbowe poza miejscowością, w której jest siedziba firmy. W takiej sytuacji na pracodawcy ciążą pewne obowiązki. Najważniejszy z nich to wypłacenie pracownikowi należności związanych z podróżą służbową, takich jak dieta, koszty noclegu, koszty przejazdów i inne wydatki. Zasady rekompensowania pracownikom kosztów związanych z krajową delegacją zostały określone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Pracodawcy prywatni mogą w układach zbiorowych bądź regulaminach wynagradzania określić własne zasady obliczania i wpłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowych. Wewnątrzzakładowe postanowienia w tej sprawie nie mogą być mniej korzystne dla pracowników od tych obowiązujących w sferze budżetowej. Jeżeli pracodawca nie umieści w prawie zakładowym odpowiednich przepisów, wówczas w stosunku do jego pracowników będą miały zastosowanie przepisy zawarte w rozporządzeniu ministra pracy z 19 grudnia 2002 r. W drogę Pracodawca może wysłać pracownika w podróż służbową. Nie musi w tym celu przeprowadzać specjalnej procedury. Pracownikowi nie trzeba wręczać dokumentu typu polecenie wyjazdu. Pracownik jedzie w podróż, gdy otrzyma od pracodawcy wyraźne polecenie wykonania zdania służbowego poza stałym miejscem pracy. W takim przypadku pracownikowi przebywającemu w delegacji przysługują diety oraz zwrot wydatków na przejazdy, noclegi, dojazdy środkami komunikacji miejscowej. Pracownik może też liczyć na zwrot innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Podstawowym świadczeniem, jakie należy się pracownikowi, jest dieta. Ma ona pokryć zwiększone koszty wyżywienia w czasie podróży. Od 1 stycznia 2007 r. jej wysokość w przypadku delegacji krajowej wynosi 23 zł. Nie zawsze pracownik może za tę kwotę zapewnić sobie suty posiłek, jednak dieta ma być tylko elementem wspomagającym codzienny koszt utrzymania i wyżywienia pracownika. Co więcej, pracownik nie zawsze ma prawo do diety w pełnej wysokości. Należność z tytułu diet oblicza się za czas rozpoczęcia podróży do momentu powrotu po wykonaniu zadania. Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi od 8 do 12 godzin, to pracownikowi przysługuje połowa diety. Gdy delegacja trwa ponad 12 godzin, wówczas przysługuje dieta w pełnej wysokości. Czasami pracownik przebywa kilka dni w podróży służbowej. W takich sytuacjach za każdą pełną dobę delegacji przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za każdą niepełną, ale rozpoczętą dobę do 8 godzin, przysługuje połowa diety. Jeżeli jednak powrót z delegacji następuje po 8 godzinie rozpoczętej kolejnej doby, wówczas przysługuje dieta w pełnej wysokości (przykład). Pracodawca nie ma prawa uzależniać wypłaty diet od okazania przez pracownika rachunków za posiłki. Pracownik może wydać dietę w dowolny nieudokumentowany sposób.
Pracodawcy prywatni mogą w układach zbiorowych bądź regulaminach wynagradzania określić własne zasady obliczania i wpłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowych
Samolot czy pociąg
O tym, jakim środkiem transportu pracownik pojedzie w delegację, decyduje pracodawca. Pracownik otrzyma zwrot poniesionych kosztów transportu po przedstawieniu biletów. Pracodawca zwraca faktycznie poniesione koszty. Jeżeli pracownik miał zniżkę na skorzystanie ze środka transportu, wówczas pracodawca nie ma obowiązku pokrycia różnicy między ceną biletu bez zniżek a ceną, jaką zapłacił pracownik. Nie ma znaczenia, z jakiego tytułu pracownikowi przysługuje zniżka u przewoźnika. Jeżeli pracodawca wyrazi zgodę, pracownik może odbyć podróż służbową swoim prywatnym samochodem lub innym pojazdem mechanicznym. W takim jednak przypadku pracownikowi należy się zwrot kosztów w kwocie będącej wynikiem mnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustalaną przez ministra transportu. W 2006 roku stawka ta wynosiła 0,4894 zł dla samochodu o pojemności skokowej do 900 cm3 i 0,7846 zł dla samochodów powyżej 900 cm3. Na 2007 rok wysokość stawki za kilometr nie została jeszcze ogłoszona. W projekcie, jaki minister transportu skierował do konsultacji, zaproponował, by dla samochodów do 900 cm3 wynosiła ona 0,5117 zł, a dla samochodów o pojemności większej niż 900 cm3 – 0,8202 zł. Podróż służbowa własnym środkiem transportu jest zwykle bardziej kosztowna niż korzystanie ze środków komunikacji publicznej. Podwyższonych kosztów nie rekompensuje zwolnienie z obowiązku wypłacania ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20 proc. diety. Zgoda pracodawcy, by pracownik podróżował własnym pojazdem, zwalnia go z obowiązku wypłaty ryczałtu na bilety na metro, tramwaj itp. Pracodawca nie musi płacić ryczałtu, jeżeli na wniosek pracownika zgodzi się na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Pracownik w takim przypadku musi zbierać wykorzystane przez siebie bilety.
Noc poza domem
Oprócz kosztów dojazdu i diety pracownikowi zwracane są koszty poniesione na noclegi trwające co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 a 7. Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Pracodawca umawia się z pracownikiem co do ceny noclegu, który jest w stanie zaakceptować. Jeżeli pracownik nie przedstawi rachunku, pracodawca wypłaca mu tylko ryczałt za nocleg w wysokości 150 proc. diety. Na ryczał za nocleg nie może liczyć pracownik, jeżeli pracodawca lub podmiot, do którego udał się pracownik, zapewnił mu nocleg w czasie podróży służbowej. Ponadto ryczałt za noclegi nie będzie przysługiwał za czas przejazdu, a także gdy pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
 PRZYKŁAD JAK LICZYĆ Pracownik wyjechał w podróż służbową pociągiem do Krakowa o godz. 6.05 w poniedziałek. Wrócił w środę o godz. 17.00. W takim przypadku pracodawca wypłaci mu dietę za trzy dni podróży. Pracownik bowiem był w delegacji przez dwie pełne doby i prawie 11 godzin w dobie trzeciej.
DELEGACJA BEZ KOSZTÓW Pracodawca nie płaci diety: • gdy wyjazd służbowy trwa krócej niż 8 godzin • pracownik został oddelegowany do miejscowości, w której mieszka na stałe • jeżeli pracownik miał zapewnione całodzienne wyżywienie
ILE NALEŻY SIĘ ZA DELEGACJĘ W KRAJU Pracodawca płaci: • 11,5 zł diety za delegację trwającą 8-12 godzin • 23 zł diety za dobę • 34,50 zł ryczałtu za nocleg • 4,6 zł ryczałtu na bilety komunikacji miejscowej