Jak wypełniać i korygować dokumenty rozliczeniowe ZUS

Pracodawca ma obowiązek zgłosić do ZUS siebie jako płatnika składek oraz wszystkie osoby podlegające ubezpieczeniom. Zobowiązany jest też do przekazywania kompletu dokumentów rozliczeniowych oraz opłacania składek za dany miesiąc. Gdy w dokumentach tych wystąpiły nieprawidłowości, musi dokonać korekty.

Obowiązki płatników, w tym dotyczące rozliczania, opłacania i korygowania dokumentów rozliczeniowych, zostały określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Wzory formularzy ubezpieczeniowych zawarte są w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z dnia 4 grudnia 1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów.

Jakie dokumenty rozliczeniowe składa płatnik

Sporządzając dokumenty ubezpieczeniowe, w tym dokumenty rozliczeniowe, należy zwrócić szczególną uwagę na poprawność danych. W oparciu o te dokumenty Zakład Ubezpieczeń Społecznych dokonuje bowiem zapisów i rozliczenia należności na kontach płatników składek oraz ewidencjonuje dane na kontach ubezpieczonych. Nieprawidłowo sporządzone dokumenty mogą być niezidentyfikowane z odpowiednim kontem płatnika lub ubezpieczonego albo spowodować, że dane na tych kontach będą błędne. W konsekwencji, mogą wystąpić trudności z prawidłowym rozliczeniem konta płatnika składek, a ubezpieczeni mogą otrzymać błędne informacje o stanie swojego konta w ZUS, natomiast w przypadku ubezpieczonych, którzy są członkami otwartych funduszy emerytalnych, może się zdarzyć, że składki do funduszu emerytalnego nie zostaną przekazane lub zostaną przekazane w niewłaściwej wysokości, albo też zostaną przekazane z opóźnieniem. Jeżeli płatnik rozlicza składki wyłącznie za siebie, składa tylko deklarację rozliczeniową ZUS DRA. Nie załącza do niej imiennych raportów miesięcznych. Co miesiąc płatnik składek ma obowiązek przekazywać ubezpieczonemu na piśmie informacje zawarte w imiennych raportach w celu ich weryfikacji. Informacje te płatnik składek może przekazywać na formularzu ZUS RMUA – Raport miesięczny dla osoby ubezpieczonej. Informacja powinna zawierać także symbol oddziału wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia, datę jej sporządzenia oraz podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej. Dokumenty ubezpieczeniowe powinny być przekazywane zgodnie z następującymi zasadami: • płatnicy składek rozliczający składki za więcej niż 5 osób – obowiązkowo poprzez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego, utworzonego w aktualnej wersji programu Płatnik (nie dotyczy to dokumentów: ZUS ZFA, ZUS ZPA w trybie zgłoszenia oraz ZUS ZIPA, które należy przekazywać wyłącznie w formie papierowej), • płatnicy składek rozliczający składki za nie więcej niż 5 osób – w formie papierowej, tj. na formularzach dostępnych w każdej jednostce terenowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub jako wydruki z aktualnej wersji programu Płatnik albo poprzez teletransmisje danych w formie dokumentu elektronicznego. W uzasadnionych przypadkach ZUS może upoważnić płatnika składek rozliczającego składki za więcej niż 5 osób do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w innej formie niż poprzez teletransmisję danych. Osoby prowadzące pozarolniczą działalność, opłacające składki za siebie i/lub za osoby współpracujące są zwolnione z obowiązku składania dokumentów rozliczeniowych (tzn. deklaracji lub deklaracji i imiennych raportów miesięcznych) za kolejne miesiące, w przypadku gdy nic się nie zmienia w danych wykazanych w ostatnio złożonej deklaracji lub komplecie dokumentów rozliczeniowych. Zwolnienie dotyczy także tych sytuacji, gdy następuje zmiana w danych rozliczeniowych wykazanych w poprzednich dokumentach, ale wynikająca ze zmiany wysokości minimalnej podstawy wymiaru składek.

TERMINY SKŁADANIA DOKUMENTÓW ROZLICZENIOWYCH Płatnicy składek zobowiązani są przesłać w tym samym terminie deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłacić składki za dany miesiąc nie później niż: • do 5 dnia następnego miesiąca – jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze (art. 24–26 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych – Dz.U. nr 249, poz. 2104 z późn. zm.), • do 10 dnia następnego miesiąca – osoby fizyczne opłacające składkę wyłącznie za siebie, • do 15 dnia następnego miesiąca – pozostali płatnicy oraz płatnicy opłacający składki na ubezpieczenie zdrowotne, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Jak należy ustalać właściwe identyfikatory

W każdym dokumencie rozliczeniowym w bloku I należy bezwzględnie podać identyfikator dokumentu. Składa się on z numeru identyfikatora oraz oznaczenia miesiąca i roku, za który dokonane jest rozliczenie. Imienne raporty miesięczne lub imienne raporty miesięczne korygujące muszą być oznaczone takim samym numerem identyfikatora jak deklaracja rozliczeniowa albo deklaracja rozliczeniowa korygująca, do której są dołączone. Numer identyfikatora oznacza numer deklaracji/raportu za dany okres rozliczeniowy, przy czym: – 01 – oznacza deklarację rozliczeniową i imienny raport miesięczny, – 02 – oznacza deklarację rozliczeniową korygującą i raport imienny miesięczny korygujący, – ...każdy kolejny numer (03-39) – oznacza kolejną deklarację lub raport korygujący za ten miesiąc. Numery 40-49 W przypadku zakładów pracy chronionej lub zakładów aktywności zawodowej stosuje się następujące numery identyfikatorów: 40 – dla deklaracji rozliczeniowej i imiennego raportu miesięcznego: a) składanych za część miesiąca, w której płatnik nie posiadał statusu zakładu pracy chronionej lub zakładu aktywności zawodowej, w sytuacji gdy uzyskanie tego statusu nastąpiło w trakcie miesiąca, b) składanych za część miesiąca, w której płatnik posiadał status zakładu pracy chronionej lub zakładu aktywności zawodowej, w sytuacji gdy utrata tego statusu nastąpiła w trakcie miesiąca, 41-49 – dla deklaracji rozliczeniowej korygującej i imiennego raportu miesięcznego korygującego. Numery 51-69 W przypadku: • powiatowych urzędów pracy, za bezrobotnych oraz osoby pobierające stypendium w okresie odbywania szkolenia, stażu lub przygotowania zawodowego w miejscu pracy, na które zostały skierowane przez powiatowy urząd pracy, • wojskowych biur emerytalnych, Zakładu Emerytalno-Rentowego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Biura Emerytalnego Służby Więziennej, za emerytów i rencistów, • jednostek organizacyjnych pomocy społecznej albo wójtów, burmistrzów i prezydentów miast, za osoby pobierające świadczenia rodzinne oraz za osoby korzystające ze świadczeń z pomocy społecznej, za które opłacane są składki, • banków rozliczających składki na ubezpieczenie zdrowotne w przypadku dokonywania wypłaty emerytury lub renty z zagranicy, • innych podmiotów rozliczających składki na ubezpieczenie zdrowotne w przypadku dokonywania wypłat emerytury lub renty z zagranicy, • instytucji rozliczającej składki na ubezpieczenie zdrowotne, dokonującej wypłaty renty strukturalnej zgodnie z przepisami o rentach strukturalnych i przepisami o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich ze środków pochodzących z sekcji Gwarancji Europejskiego Funduszu Orientacji Gwarancji Rolnej stosuje się następujące numery identyfikatorów: 51 – dla deklaracji rozliczeniowej i imiennego raportu miesięcznego, 52-69 dla deklaracji rozliczeniowej korygującej i imiennego raportu miesięcznego korygującego. Numery 70-79 W przypadku sędziów, prokuratorów, żołnierzy lub funkcjonariuszy, za których powstał obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku służbowego, stosuje się następujące numery identyfikatorów: 70 – dla deklaracji rozliczeniowej i imiennego raportu miesięcznego, 71-79 dla deklaracji rozliczeniowej korygującej i imiennego raportu miesięcznego korygującego. Numery 80-89 Jeżeli chodzi o deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne za dany miesiąc kalendarzowy, składane przez syndyka upadłości za okres od dnia ogłoszenia upadłości, stosuje się następujące numery identyfikatorów: 80 – dla deklaracji rozliczeniowej i imiennego raportu miesięcznego, 81-89 dla deklaracji rozliczeniowej korygującej i imiennego raportu miesięcznego korygującego. W przypadku gdy płatnik składek opłacający składki wyłącznie za siebie składa za dany miesiąc więcej niż jedną deklarację rozliczeniową z różnymi kodami tytułu ubezpieczenia, oznacza je odpowiednio: • pierwszą – numerem identyfikatora 01, • drugą – numerem identyfikatora 40, • trzecią – numerem identyfikatora 51. W razie konieczności złożenia deklaracji rozliczeniowej korygującej oznacza się ją odpowiednio numerem: 02-39 – dla deklaracji rozliczeniowej korygującej składanej do deklaracji oznaczonej numerem 01, 41-49 – dla deklaracji rozliczeniowej korygującej składanej do deklaracji oznaczonej numerem 40, 52-69 – dla deklaracji rozliczeniowej korygującej składanej do deklaracji oznaczonej numerem 51. W razie wyczerpania przez płatnika składek numerów przeznaczonych do oznaczania jego dokumentów rozliczeniowych korygujących (deklaracji i imiennych raportów miesięcznych) za dany miesiąc w przypadku konieczności sporządzania i przekazania do ZUS następnych korekt płatnik powinien używać ostatniego numeru. W przypadku płatnika składek, dla którego przeznaczone są numery od 01 do 39, po ich wyczerpaniu – w razie sporządzania kolejnych korekt dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc – płatnik powinien używać numeru 39. Musi przy tym zwrócić szczególną uwagę na prawidłowe wpisanie daty wypełnienia dokumentów.

Jak unikać błędów przy wypełnianiu dokumentów rozliczeniowych

ZUS RCA. Wypełniając raporty składkowe ZUS RCA należy zwrócić uwagę na podanie: • prawidłowych – zgodnych z podanymi w dokumencie zgłoszeniowym ZUS ZUA lub ZUS ZIUA – danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej, w tym identyfikatora numerycznego (numeru PESEL, a jeśli ubezpieczonemu nie nadano tego numeru – NIP, a jeśli ubezpieczonemu nie nadano również tego numeru – serii i numeru dowodu osobistego albo paszportu). • prawidłowego, zgodnego ze zgłoszeniem danej osoby do ubezpieczeń, kodu tytułu ubezpieczenia, z którego rozliczane są składki za daną osobę – przy czym składki za dany miesiąc – z danego sześcioznakowego kodu tytułu ubezpieczenia – należy wykazać tylko w jednym bloku raportu, • prawidłowych podstaw wymiaru składek oraz prawidłowo wyliczonych (zaokrąglonych do pełnych groszy) składek, z uwzględnieniem właściwego – dla danego kodu tytułu ubezpieczenia – podziału na źródła finansowania, • prawidłowych danych o wypłaconych zasiłkach/świadczeniach podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne. ZUS RSA. W raportach świadczeniowych ZUS RSA należy zwrócić szczególną uwagę na podanie: • prawidłowych – zgodnych z podanymi w dokumencie zgłoszeniowym ZUS ZUA lub ZUS ZIUA – danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej, w tym identyfikatora numerycznego (numeru PESEL, a jeśli ubezpieczonemu nie nadano tego numeru – NIP, a jeśli ubezpieczonemu nie nadano również tego numeru – serii i numeru dowodu osobistego albo paszportu). • prawidłowego – zgodnego ze zgłoszeniem danej osoby do ubezpieczeń – sześcioznakowego kodu tytułu ubezpieczenia, • prawidłowego kodu przerwy w opłacaniu składek, • prawidłowej liczby dni zasiłkowych, • prawidłowego, dla danego kodu przerwy „okresu: Od... Do...”. Ponadto, wypełniając raport ZUS RSA, należy pamiętać o następujących zasadach: • w przypadku gdy płatnik nie wypłaca ubezpieczonemu zasiłku/świadczenia (tzn. pole „Kwota” jest puste lub wpisane jest „0,00”) – nie wypełnia się pola „Liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat”, • w przypadku wypłaty zasiłków i wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy (kod 212, 214, 311, 312, 313, 314, 331, 332, 333, 334), w polu „Liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” należy wykazać liczbę dni wynikającą z wyliczenia „okresu: Od... Do...”, a w przypadku wypłaty świadczeń rehabilitacyjnych (kod 321, 322), w polu „Liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” należy wykazywać liczbę świadczeń. Warto podkreślić, że kod 214 został wprowadzony od 1 października 2003 r. Kod ten może być wykazywany w dokumentach rozliczeniowych za okres od października 2003 r., a służy do wykazywania świadczenia/przerwy za okres od 1 stycznia 2003 r. Od 1 października 2003 r. wprowadzone zostały kody wyrównań: 215, 216, 315, 316, 317, 318, 323, 324, 335, 336, 337 i 338, z tym że: • kod świadczenia/przerwy 216 może być wykazywany w dokumentach rozliczeniowych składanych za okres od października 2003 r., a służy do wykazywania świadczenia/przerwy za okres od 1 stycznia 2003 r., • kody świadczenia/przerwy 215, 315, 316, 317, 318, 323, 324, 335, 336, 337 i 338 mogą być wykazywane w dokumentach rozliczeniowych składanych za okres od października 2003 r., a służą do wykazywania świadczenia/przerwy za okres od 1 stycznia 1999 r. Kody te należy stosować w przypadku sporządzania raportu ZUS RSA w związku z dokonaniem dopłaty do wcześniej wypłaconego świadczenia danego rodzaju. W przypadku wypłaty wyrównań zasiłków i wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy (kod 215, 216, 315, 316, 317, 318, 335, 336, 337 i 338), w polu „Liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” należy wykazać liczbę dni wynikającą z wyliczenia „okresu: Od... Do...”, a w przypadku wypłaty wyrównania świadczeń rehabilitacyjnych (kod 323, 324), w polu „Liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” należy wykazywać liczbę świadczeń.

Sytuacje szczególne przy stosowaniu kodów

Kody świadczenia/ przerwy 333, 334, 337 i 338 mają zastosowanie tylko w przypadku wynagrodzeń lub ich wyrównań wypłaconych za okres niezdolności do pracy przypadających przed 1 stycznia 2003 r. Kod 211 – zasiłek porodowy, służy do wykazywania zasiłków porodowych przysługujących do 14 stycznia 2002 r. (nie należy stosować go w przypadku wypłaty dodatku do zasiłku rodzinnego z tytułu urodzenia dziecka). Od 1 października 2003 r. wprowadzony został kod 155, który może być wykazywany w dokumentach rozliczeniowych składanych za okres od października 2003 r., a służy do wykazywania świadczenia/przerwy za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2003 r. Okres przerw w opłacaniu składek o kodach 111, 121, 122, 151, 152 musi być wykazywany w obrębie miesiąca kalendarzowego, za który jest składany raport ZUS RSA (tj. „okres: Od... Do...” nie może wykraczać poza pierwszy i ostatni dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport). Okres, za który zostało wypłacone świadczenie w razie choroby i macierzyństwa albo z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych lub wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy (kod 212, 214, 311, 312, 313, 314, 321, 322, 331, 332, 333, 334) oraz okres, za który zostało wypłacone wyrównanie świadczenia (kod 215, 216, 315, 316, 317, 318, 323, 324, 335, 336, 337 i 338) nie może wykraczać poza ostatni dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport ZUS RSA (oznacza to, iż „okres: Od... Do...” może być wcześniejszy niż pierwszy dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport, i nie może być późniejszy niż ostatni dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport). Warto podkreślić, że podawany „okres: Od... Do...” nie może wykraczać poza rok kalendarzowy. Jeżeli okres wypłacanego w danym miesiącu kalendarzowym świadczenia wykraczałby poza rok kalendarzowy, należy w raportach ZUS RSA składanych za miesiąc, w którym dokonano wypłaty, wykazać okres i kwotę wypłaconego świadczenia w rozbiciu na dwa raporty, tj.: • w pierwszym raporcie należy wykazać okres do 31 grudnia oraz kwotę świadczenia przypadającą na wykazany okres, • w drugim raporcie należy wykazać okres od 1 stycznia następnego roku oraz kwotę świadczenia przypadającego na ten okres. Należy jednak pamiętać, że data w polu „okres: Od... Do...”, wykazana w tym raporcie, nie może wykraczać poza miesiąc kalendarzowy, za który jest sporządzany raport (i w którym nastąpiła wypłata). ZUS DRA. W deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA należy zwrócić szczególną uwagę na wypełnienie: • bloku I „Dane organizacyjne” – w polu 01 „Termin przesyłania deklaracji i raportów” – należy wpisać odpowiednią cyfrę: „1, 2, 3, 4 lub 5”: 1 – dla deklaracji składanych do 5. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni, 2 – dla deklaracji składanych do 10. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni, 3 – dla deklaracji składanych do 15. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni, 4 – dla deklaracji składanych do 15. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni przez wspólników spółek, którzy opłacają składki wyłącznie za siebie, natomiast spółka zatrudnia pracowników lub inne osoby, podlegające z tego tytułu ubezpieczeniom oraz przez osoby podlegające dobrowolnie ubezpieczeniu zdrowotnemu, 5 – dla deklaracji składanych za sędziów i prokuratorów oraz żołnierzy i funkcjonariuszy, za których istnieje obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku służbowego, – w polu 02 „Identyfikator deklaracji” należy wpisać właściwy numer identyfikatora (zgodnie z zasadami opisanymi w części „Identyfikator dokumentu rozliczeniowego”). • W bloku IV i V deklaracji ZUS DRA („Zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne i wypłaconych świadczeń podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne”) szczególną uwagę należy zwrócić na: – prawidłową wysokość i źródło finansowania (ubezpieczeni, płatnik składek, budżet państwa, PFRON lub Fundusz Kościelny) składek wykazanych w poszczególnych polach deklaracji, – prawidłowość danych dotyczących wypłaconych w danym miesiącu (przez uprawnionego do tego płatnika) zasiłków/świadczeń podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne. Nie podlegają rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne zasiłki i/lub świadczenia wypłacone przez płatnika bezpodstawnie. W deklaracji nie należy wypełniać bloku XI. Blok ten wypełniają tylko płatnicy, będący jednocześnie osobami ubezpieczonymi, którzy opłacają składki wyłącznie na własne ubezpieczenia. Przed przekazaniem dokumentu ubezpieczeniowego do ZUS należy sprawdzić: • czy podana jest prawidłowa (faktyczna) data wypełnienia dokumentu i czy dokument został opatrzony podpisem (płatnika lub osoby przez niego upoważnionej), • czy liczba załączników podana w bloku XII deklaracji rozliczeniowej jest zgodna z liczbą faktycznie załączonych kartek poszczególnych raportów.

Jak korygować dokumenty rozliczeniowe

W sytuacji gdy zachodzi konieczność korekty danych wpisanych w imiennym raporcie miesięcznym, w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przez: • płatnika składek we własnym zakresie, • ZUS płatnik jest zobowiązany złożyć imienny raport miesięczny korygujący w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe informacje. Imienny raport miesięczny korygujący należy złożyć w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS. Jeżeli konieczność korekty danych wpisanych w imiennym raporcie miesięcznym jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze: • decyzji – imienny raport miesięczny korygujący powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji, • kontroli – imienny raport miesięczny korygujący powinien być złożony nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. Płatnicy muszą także pamiętać o tym, że przepisy wyznaczają termin, w którym powinni sprawdzić poprawność danych zawartych w imiennych raportach miesięcznych przekazanych do ZUS za dany rok kalendarzowy. Mają na to czas najpóźniej do 30 kwietnia następnego roku. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości muszą dokonać odpowiedniej korekty dokumentów. Jeżeli płatnik koryguje dane w imiennych raportach miesięcznych, musi pamiętać, że przekazuje je zawsze z deklaracją rozliczeniową korygującą. W przypadku gdy korekta dotyczy danych wykazanych wyłącznie w deklaracji rozliczeniowej, nie składa raportów miesięcznych korygujących. Nie koryguje się jednak danych wpisanych w imiennych raportach miesięcznych w przypadku stwierdzenia we własnym zakresie lub przez ZUS różnicy w podstawie wymiaru składek w wysokości nieprzekraczającej 2,20 zł. Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota (przykład 1). W przypadku gdy nieprawidłowości w przekazanych do ZUS dokumentach zostały stwierdzone w związku z reklamacją ubezpieczonego, który otrzymał informację o stanie indywidualnego konta w ZUS, obowiązuje wówczas następujący tryb postępowania: • Jeżeli po otrzymaniu informacji o stanie indywidualnego konta w ZUS ubezpieczony będący np. pracownikiem lub zleceniobiorcą stwierdzi, że na jego koncie nie zostały zewidencjonowane wszystkie należne składki na ubezpieczenie emerytalne lub zostały zewidencjonowane w niewłaściwej wysokości, powinien zgłosić do płatnika składek, np. pracodawcy, zleceniodawcy, na piśmie lub do protokołu wniosek o sprostowanie danych przekazanych do ZUS w dokumentach ubezpieczeniowych. • Płatnik składek jest zobowiązany poinformować ubezpieczonego na piśmie o sposobie rozpatrzenia wniosku o sprostowanie danych w terminie 60 dni od dnia jego otrzymania. • W przypadku uwzględnienia wniosku o sprostowanie danych płatnik jest zobowiązany skorygować błędny lub uzupełnić brakujący dokument ubezpieczeniowy w terminie 30 dni od dnia przekazania ubezpieczonemu informacji o sposobie rozpatrzenia jego wniosku o sprostowanie danych. • W przypadku nieuwzględnienia przez płatnika wniosku o sprostowanie danych ubezpieczony powinien złożyć w jednostce terenowej ZUS właściwej według jego miejsca zamieszkania wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego. • Jeżeli w wyniku postępowania wyjaśniającego prowadzonego przez ZUS okaże się, że przyczyną niezewidencjonowania na koncie ubezpieczonego wszystkich należnych składek na ubezpieczenie emerytalne lub zewidencjonowania ich w niewłaściwej wysokości są błędy w dokumentach ubezpieczeniowych, płatnik jest zobowiązany złożyć korygujące lub brakujące dokumenty w terminie 30 dni od: – otrzymania z ZUS zawiadomienia o stwierdzonych, w wyniku przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego, nieprawidłowościach w dokumentach, – uprawomocnienia się decyzji – jeżeli stwierdzenie nieprawidłowości następuje w drodze decyzji, – otrzymania protokołu kontroli – jeżeli stwierdzenie nieprawidłowości nastąpiło w drodze kontroli. W przypadku korekty dokumentów rozliczeniowych płatnik powinien złożyć komplet dokumentów korygujących, który składa się z: • imiennych raportów miesięcznych korygujących – dotyczą one osób, za które zostały przekazane błędne dane oraz • deklaracji rozliczeniowej korygującej – zawiera ona łączne dane rozliczeniowe dotyczące wszystkich ubezpieczonych: zarówno tych, za których składki zostały poprawnie rozliczone w poprzednim komplecie dokumentów, jak i tych, za których zostały sporządzone imienne raporty miesięczne korygujące. W przypadku korekty danych znajdujących się wyłącznie na deklaracji płatnik składa jedynie korygującą deklarację rozliczeniową (przykład 2). Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma prawo korygować błędy w deklaracji rozliczeniowej i imiennych raportach miesięcznych, które uzna za możliwe do poprawienia we własnym zakresie. W razie stwierdzenia rozbieżności między kwotą podstawy wymiaru składek a kwotą składek za prawidłową przyjmuje się kwotę podstawy wymiaru składek. W takiej sytuacji ZUS dokonuje rozliczenia na koncie płatnika składek i zewidencjonowania danych na koncie ubezpieczonego na podstawie skorygowanych przez siebie dokumentów rozliczeniowych. O dokonanej korekcie ZUS zawiadamia płatnika. Jeżeli płatnik składek nie zgadza się z korektą dokonaną przez ZUS, w ciągu 7 dni od otrzymania zawiadomienia powinien złożyć deklarację rozliczeniową korygującą oraz imienne raporty korygujące. Nie składa się raportów korygujących, gdy korekta dotyczy danych wykazanych wyłącznie w deklaracji rozliczeniowej. W takiej sytuacji, jeżeli płatnik nie zgadza się z korektą sporządzoną przez ZUS, składa tylko korektę deklaracji rozliczeniowej.

Numer identyfikatora w dokumentach korygujących

Imienny raport korygujący musi być oznaczany takim samym numerem identyfikatora (w bloku I, w polu 01 „Identyfikator raportu”) co deklaracja rozliczeniowa korygująca, do której jest dołączony (przykład 3). Jeśli płatnik składek rozlicza składki wyłącznie za siebie, sporządzając korektę dokumentów rozliczeniowych, składa wyłącznie deklarację rozliczeniową korygującą, tj. wypełnioną prawidłowo deklarację rozliczeniową oznaczoną kolejnym numerem identyfikatora podanym w polu 02, w bloku I.

Jak poprawiać nieprawidłowości w imiennych raportach miesięcznych

Raporty koryguje się w ramach raportu danego typu, tj. odrębnie raporty składkowe i odrębnie raporty świadczeniowe w ramach danego sześcioznakowego kodu tytułu ubezpieczenia (przykład 4 i 5). Jeśli w identyfikatorze ubezpieczonego, tj. w nazwisku lub imieniu, albo identyfikatorze numerycznym w imiennym raporcie miesięcznym znalazły się błędy, trzeba złożyć za tego ubezpieczonego poprawnie wypełniony raport korygujący (raport ten i deklarację rozliczeniową oznacza się kolejnym numerem identyfikatora) – przykład 6.

Jak korygować raporty składkowe

Jeśli płatnik składek złożył raport składkowy (ZUS RCA, ZUS RZA) za ubezpieczonego, za którego nie należało złożyć raportu, musi raport ten wycofać. Aby wycofać raport składkowy, powinien wypełnić raport korygujący, wpisując dane identyfikacyjne ubezpieczonego, kod tytułu ubezpieczenia oraz w pola dotyczące podstawy wymiaru i kwoty składek wartość „0,00” (przykład 7). W przypadku gdy płatnik koryguje dane przekazane do ZUS w dokumencie o symbolu ZUS RNA, korektę danych sporządza na formularzu ZUS RCA.

Korygowanie raportów świadczeniowych

Wycofanie raportu świadczeniowego. Imienny raport miesięczny ZUS RSA, niepotrzebnie złożony za danego ubezpieczonego, należy wycofać. Aby wycofać, tj. skorygować „do zera”, raport świadczeniowy ZUS RSA złożony za danego ubezpieczonego, w raporcie korygującym należy wpisać: • dane identyfikacyjne ubezpieczonego, • dany kod tytułu ubezpieczenia, • „0” w polu „liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat”, • dany kod świadczenia/przerwy, okres taki sam jak w wycofywanym raporcie, • pole „kwota” możecie pozostawić puste lub wpisać w nie „0,00”. Wycofanie raportu następuje w ramach danego (sześcioznakowego) kodu tytułu ubezpieczenia. Zdarza się, że płatnik składa za daną osobę kilka raportów świadczeniowych z tym samym sześcioznakowym kodem tytułu ubezpieczenia, ale różnymi kodami świadczenia/przerwy. Wówczas w razie konieczności wycofania: • jednego z nich – musi złożyć tylko raporty, które są aktualne, • wszystkich raportów – musi złożyć wycofanie każdego z raportów oddzielnie, • jednego z nich i korekty drugiego raportu – musi złożyć aktualne raporty bez tego, który chce wycofać. Imienne raporty korygujące zawsze przekazuje się z deklaracją rozliczeniową korygującą. Dokumenty te trzeba oznaczyć takim samym numerem identyfikatora. Błędny kod świadczenia przerwy, okres przerwy, kwota. Może się zdarzyć, że płatnik składek błędnie złożył kilka raportów świadczeniowych za danego ubezpieczonego z danym kodem tytułu ubezpieczenia, ale różnymi kodami świadczenia/przerwy. Jeśli płatnik chce wycofać jeden z nich, składa tylko raporty, które są aktualne, oznaczając je jako korygujące, jeśli wszystkie raporty – składa wycofanie za każdy z nich oddzielnie. W przypadku wycofania jednego z nich i dokonania korekty drugiego raportu składa aktualny komplet raportów bez raportu, który powinien wycofać (przykład 8). W przypadku gdy płatnik koryguje dane przekazane do ZUS w dokumencie o symbolu ZUS RGA, korektę danych sporządza na formularzu ZUS RSA.

Jakie błędy są najczęściej popełniane przez płatników

Do najczęściej popełnianych błędów przez płatników składek przy wypełnianiu dokumentów rozliczeniowych można zaliczyć: • wiele raportów składkowych za tego samego ubezpieczonego z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia w ramach jednego kompletu dokumentów rozliczeniowych. Często zdarza się, że płatnicy składek wypłacając wynagrodzenie składające się z kilku składników (np. wynagrodzenie zasadnicze, premia, godziny nadliczbowe itd.) przekazują raporty osobno z każdej wypłaconej części wynagrodzenia. Jest to postępowanie błędne. Podstawą wymiaru składek pracownika jest przychód osiągnięty przez niego w danym miesiącu, a więc suma wypłaconych wszystkich składników wynagrodzenia w danym miesiącu. Nawet w przypadku, gdy pracownik dodatkowo wykonuje u własnego pracodawcy pracę w ramach umowy zlecenia lub umowy o dzieło, przychód z tych wszystkich źródeł sumuje się i wykazuje jako podstawę wymiaru składek w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 x x. Od tak wykazanej podstawy wylicza się kwoty składek na poszczególne ubezpieczenia. Przekazanie wielu raportów za danego ubezpieczonego skutkuje przetworzeniem danych z jednego raportu i odrzuceniem wszystkich pozostałych. W celu skorygowania tej nieprawidłowości płatnik zobowiązany jest przekazać do ZUS deklarację ZUS DRA oraz raport ZUS RCA za danego ubezpieczonego z prawidłowo wykazaną kwotą podstawy wymiaru składek i prawidłowo wyliczonymi składkami. • nieprawidłowy kod świadczenia /przerwy w raportach świadczeniowych. Zasady prawidłowego wykazywania kodów świadczenia/przerwy w raportach o symbolu ZUS RSA podane zostały w części „Jak uniknąć błędów przy wypełnianiu dokumentów rozliczeniowych”. Podanie niedozwolonego kodu świadczenia przerwy powoduje odrzucenie raportu. W celu skorygowania tego błędu – należy przekazać do ZUS komplet dokumentów korygujących złożony z deklaracji ZUS DRA i raportu świadczeniowego ZUS RSA (lub kompletu raportów ZUS RSA) za danego ubezpieczonego z prawidłowym kodem świadczenia/przerwy. • przekazanie raportu z kodem 01 10 x x za ubezpieczonego, który został wyrejestrowany z ubezpieczeń, a w miesiącu, za który sporządzony został raport nie podlegał ubezpieczeniom. W przypadku konieczności rozliczenia wynagrodzenia wypłaconego byłemu pracownikowi (po jego wyrejestrowaniu) należy użyć kodu 30 00 x x. • nieprzekazanie raportu składkowego w sytuacji, gdy ubezpieczonemu zgłoszonemu do ubezpieczeń nie wypłacono wynagrodzenia w danym miesiącu. W takim przypadku należy przekazać do ZUS „zerowy” raport składkowy, tzn. w pola dotyczące podstaw wymiaru składek i kwot składek należy wpisać „0,00”. Wyjątek stanowi trwające cały miesiąc zwolnienie lekarskie lub urlop bezpłatny – w takich sytuacjach płatnik składa raport świadczeniowy z wykazaną przerwą trwającą cały miesiąc.