Ponoszą oni odpowiedzialność za wybór hotelu, pensjonatu albo innego miejsca pobytu, bezpieczny przewóz uczestników na miejsce, za zapewnienie tam wyżywienia i opieki wychowawców, którzy będą czuwali nad bezpiecznym wypoczynkiem.

Wychowawcy muszą spełniać odpowiednie wymogi: mogą nimi być m.in. nauczyciele, studenci kierunków, których program obejmuje przygotowanie pedagogiczne, słuchacze kolegiów nauczycielskich oraz instruktorzy harcerscy w stopniu co najmniej przewodnika, pod warunkiem, że ukończyli 18 lat i mają co najmniej średnie wykształcenie.

Kierownikiem wypoczynku może być m.in. nauczyciel, czynny instruktor harcerski (co najmniej podharcmistrz) lub osoba z co najmniej trzyletnim stażem pracy opiekuńczo-wychowawczej lub dydaktyczno-wychowawczej.

Informacje o kwalifikacji kadry organizator wypoczynku powinien przedstawić w zgłoszeniu kuratorowi. Informuje go też o programie pracy z dziećmi i młodzieżą, rodzaju zakwaterowania, miejscach wypoczynku i opieki medycznej, a w razie zorganizowania obozu wędrownego – o przebiegu trasy.

Organizator wypoczynku ponosi odpowiedzialność również za zapewnienie młodzieży bezpiecznych warunków korzystania z kąpielisk. Chodzi o to, aby kąpano się tylko w wyznaczonych miejscach pod opieką wychowawcy i wykwalifikowanego ratownika.

Aby wybrać właściwego organizatora kolonii albo obozu, rodzice i opiekunowie powinni zapoznać się z informacjami zawartymi w elektronicznej bazie danych wypoczynku, którą prowadzi kuratorium oświaty. W razie zastrzeżeń mogą też za pośrednictwem tej bazy zgłosić nieprawidłowości.

Nadzór nad wypoczynkiem sprawuje kurator oświaty właściwy ze względu na jego lokalizację. Gdy uzna, że kolonie lub obóz prowadzone są niezgodnie z przepisami (np. warunki zagrażają zdrowiu lub bezpieczeństwu dzieci), może zawiesić prowadzenie imprezy, a nawet przenieść podopiecznych do innego obiektu lub zapewnić im powrót do domu.

Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra edukacji narodowej z 21 stycznia 1997 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania (Dz.U. nr 12, poz. 67 z późn zm.).