Terminy udzielenia urlopu wypoczynkowego w danym roku określa się w planie urlopów, który pracodawca podaje do wiadomości pracowników. Plan ten ustala pracodawca, który ma w tej kwestii decydujący głos, ale powinien wziąć pod uwagę wnioski pracowników, o ile nie kolidują z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy. Jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyrazi na to zgodę albo u danego pracodawcy w ogóle nie działa związek zawodowy, z ustalania planu urlopów można zrezygnować. Wtedy terminy poszczególnych urlopów pracodawca ustala w porozumieniu z poszczególnymi pracownikami.

Wyjątek od wskazanych zasad ustalania terminu wypoczynku dotyczy czterech dni urlopu na żądanie (w roku kalendarzowym). Udziela się je w terminie żądanym przez pracownika. W tym przypadku pracodawca nie może odmówić, chyba że zachodzą szczególne przyczyny.

W przypadku urlopu zaległego powyższe zasady ulegają zaostrzeniu. Stosownie do par. 5 rozporządzenia z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.) niewykorzystanego wypoczynku pracodawca udziela pracownikowi w terminie z nim uzgodnionym, a więc nie wystarcza „wzięcie pod uwagę ich wniosków”.

Nie oznacza to, że pracownik może odmówić zgody na udzielenie zaległego urlopu. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05, OSNP 2006/23 – 24/354) pracodawca powinien w terminie określonym w art. 168 k.p., tj. do końca września kolejnego roku, wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. Tym razem wyjątkiem nie jest też urlop na żądanie. Niewykorzystany w ten sposób w danym roku urlop przestaje być urlopem na żądanie i wchodzi do ogólnej puli niewykorzystanego urlopu, który powinien być pracownikowi udzielony do 30 września następnego roku.