Pracodawca jest zobligowany prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 par. 1 k.p.). Obowiązek ten istnieje, nawet jeżeli pracodawca zatrudnia tylko jednego pracownika, i dotyczy wszystkich zatrudnionych bez względu na podstawę prawną nawiązania z nimi stosunku pracy (umowa o pracę, mianowanie, powołanie czy wybór). Kwestie związane ze sposobem prowadzenia ewidencji czasu pracy reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 281 k.p. naruszanie przepisów o czasie pracy lub nieprowadzenie ewidencji czasu pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł. Dolegliwość sankcji jest uzależniona od stopnia naruszenia obowiązku.

W przypadku wykrycia technicznych braków w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy, np. braku zapisu o realizacji przez pracownika prawa do urlopu wypoczynkowego, inspektor pracy może zastosować jedynie wniosek o prawidłowe prowadzenie ewidencji przez umieszczanie w jej treści wszystkich niezbędnych informacji. Inspektor pracy może również nałożyć na pracodawcę karę grzywny do wysokości 2 tys. zł (art. 95 par. 3 k.p.w.). Nakłada ją samodzielnie, jeżeli uzna, że kara ta będzie wystarczająca. O wyższe sankcje występuje, jako oskarżyciel publiczny, z wnioskiem do sądu. W takim przypadku to sąd decyduje o wysokości kary.

Jeżeli inspektor pracy stwierdzi, że ewidencja czasu pracy mogła zostać sfałszowana, ma prawo wystąpić z zawiadomieniem o podejrzeniu popełnienia przestępstwa – fałszerstwa lub poświadczenia nieprawdy. W pierwszym przypadku sprawca podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5, w drugim – karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5, a w wypadku mniejszej wagi – grzywnie albo karze ograniczenia wolności.