Co najmniej dwa miesiące, a nierzadko nawet pięć miesięcy muszą czekać firmy, żeby dowiedzieć się, czy mogą płacić składki do ZUS od swoich pracowników delegowanych do państw unijnych dłużej niż dwa lata.
Tyle czasu trwa bowiem zawarcie porozumienia między kieleckim oddziałem ZUS, który działa w imieniu Polski, i zagranicznym organem rentowym w państwie unijnym. Od stycznia bieżącego roku tylko on zajmuje się ich podpisywaniem. W ciągu ostatnich sześciu miesięcy wpłynęło do kieleckiego oddziału 455 wniosków od firm, a 245 zostało zakończonych.
– Większość przedsiębiorców i tak dostaje zgodę na płacenie składek w Polsce, nawet jeżeli już to robili przez dwa lata – mówi Paweł Szkalej, rzecznik prasowy w oddziale ZUS w Kielcach.
Firmy wybierają rodzimego ubezpieczyciela, bo mimo wszystko oznacza to dla nich niższe koszty niż np. opłacanie składek w Niemczech.
Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, przez dwa lata za delegowanych pracowników firmy mogą płacić do ZUS, ale po tym okresie niezbędne jest uzyskanie specjalnej zgody, jaką jest porozumienie między ZUS i jego odpowiednikami zagranicznymi.
– Wszystkie sprawy staramy się załatwiać jak najszybciej i bez zbędnej zwłoki. Jeśli złożony przez firmę wniosek o zawarcie porozumienia przez płatnika jest kompletny, to cała procedura po naszej stronie trwa krótko. Takie wnioski wysyłamy za granicę zazwyczaj w ciągu tygodnia – mówi Paweł Szkalej.
Dodaje, że to, po jakim czasie przychodzi odpowiedź, nie zależy już od nich. W sytuacji z gdy instytucje, do których się zwraca oddział ZUS, zwlekają z udzieleniem odpowiedzi, to po 60 dniach wysyła tak zwany monit przypominający o danej sprawie.
Czasami procedura porozumienia wydłuża się również dlatego, że przedsiębiorcy składają niekompletne wnioski o zawarcie porozumienia. Najczęściej firmy zapominają o wpisaniu informacji o obrotach firmy w Polsce i za granicą oraz o liczbie zatrudnionych osób w kraju i w innym państwie. W takiej sytuacji ZUS wzywa płatnika do uzupełnienia tych danych.
Firma zgodnie z prawem unijnym może płacić od delegowanych pracowników składki do ZUS, o ile ten wyda jej formularz A1. Zrobi to, gdy ten prowadzi znaczącą działalność w Polsce. Za taką uznaje się, gdy przedsiębiorca generuje około 25 proc. całości obrotów, ma w kraju pracowników (poza personelem administracyjnym), realizuje umowy i kontrakty.