Tyle czasu trwa bowiem zawarcie porozumienia między kieleckim oddziałem ZUS, który działa w imieniu Polski, i zagranicznym organem rentowym w państwie unijnym. Od stycznia bieżącego roku tylko on zajmuje się ich podpisywaniem. W ciągu ostatnich sześciu miesięcy wpłynęło do kieleckiego oddziału 455 wniosków od firm, a 245 zostało zakończonych.

– Większość przedsiębiorców i tak dostaje zgodę na płacenie składek w Polsce, nawet jeżeli już to robili przez dwa lata – mówi Paweł Szkalej, rzecznik prasowy w oddziale ZUS w Kielcach.

Firmy wybierają rodzimego ubezpieczyciela, bo mimo wszystko oznacza to dla nich niższe koszty niż np. opłacanie składek w Niemczech.

Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, przez dwa lata za delegowanych pracowników firmy mogą płacić do ZUS, ale po tym okresie niezbędne jest uzyskanie specjalnej zgody, jaką jest porozumienie między ZUS i jego odpowiednikami zagranicznymi.

– Wszystkie sprawy staramy się załatwiać jak najszybciej i bez zbędnej zwłoki. Jeśli złożony przez firmę wniosek o zawarcie porozumienia przez płatnika jest kompletny, to cała procedura po naszej stronie trwa krótko. Takie wnioski wysyłamy za granicę zazwyczaj w ciągu tygodnia – mówi Paweł Szkalej.

Dodaje, że to, po jakim czasie przychodzi odpowiedź, nie zależy już od nich. W sytuacji z gdy instytucje, do których się zwraca oddział ZUS, zwlekają z udzieleniem odpowiedzi, to po 60 dniach wysyła tak zwany monit przypominający o danej sprawie.

Czasami procedura porozumienia wydłuża się również dlatego, że przedsiębiorcy składają niekompletne wnioski o zawarcie porozumienia. Najczęściej firmy zapominają o wpisaniu informacji o obrotach firmy w Polsce i za granicą oraz o liczbie zatrudnionych osób w kraju i w innym państwie. W takiej sytuacji ZUS wzywa płatnika do uzupełnienia tych danych.

Firma zgodnie z prawem unijnym może płacić od delegowanych pracowników składki do ZUS, o ile ten wyda jej formularz A1. Zrobi to, gdy ten prowadzi znaczącą działalność w Polsce. Za taką uznaje się, gdy przedsiębiorca generuje około 25 proc. całości obrotów, ma w kraju pracowników (poza personelem administracyjnym), realizuje umowy i kontrakty.