Potrącenie jest instytucją prawa cywilnego. Zgodnie z art. 498 k.c., gdy dwie osoby są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami, każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony, jeżeli przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości oznaczone tylko co do gatunku, a obie wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym. Wskutek potrącenia obie wierzytelności umarzają się nawzajem do wysokości wierzytelności niższej. Nie każde wierzytelności mogą być jednak potrącone. Nie mogą być potrącone np. wierzytelności, co do których potrącenie jest wyłączone przez przepisy szczególne. Takim przepisem jest art. 87 k.p., który określa, jakie należności i w jakich granicach mogą być potrącone z wynagrodzenia za pracę. Co do zasady, potrącenie wierzytelności wzajemnej pracodawcy (np. o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia) może być dokonane tylko na podstawie tytułu wykonawczego (np. prawomocnego wyroku sądowego) lub za zgodą pracownika.

Pracodawca powinien zatem wystąpić do pracownika o wyrażenie zgody na potrącenie. Jeśli pracownik odmówi pracodawcy, pozostaje droga sądowa. Pracownik ma prawo odmówić takiej zgody, np. gdy roszczenie pracodawcy o zwrot nadpłaconego składnika pensji się przedawniło. Roszczenie takie przedawnia się w terminie 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne. Dniem wymagalności jest dzień płatności nienależnego składnika wynagrodzenia, przy czym bieg terminu przedawnienia nie jest zależny od świadomości pracodawcy co do braku podstaw wypłaty nienależnego składnika wynagrodzenia za pracę (wyrok SN z 8 czerwca 2010 r., I PK 31/10). Pracownik, który nie zawinił ani nie przyczynił się do wypłaty nienależnego mu składnika pensji, co do zasady, nie musi liczyć się z obowiązkiem zwrotu tego typu płatności, choćby nie był mu on należny.