Kodeks pracy nakazuje wydać świadectwo pracy niezwłocznie po rozwiązaniu lub wygaśnięciu pracy. Nie określa przy tym, co należy rozumieć przez pojęcie niezwłocznie. Rozporządzenie uściśla te terminy i nakazuje wydanie świadectwa pracy bezpośrednio w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Dopiero jeśli nie jest to możliwe, pracodawca może doręczyć świadectwo w ciągu siedmiu dni od dnia ustania stosunku pracy. Może to zrobić osobiście, za pośrednictwem poczty lub w inny sposób (np. za pośrednictwem osób trzecich). Jedynym przypadkiem, w którym nie trzeba wydać świadectwa pracy, jest nawiązanie z pracownikiem kolejnej umowy o pracę bezpośrednio po ustaniu poprzedniej. Kodeks posługuje się terminem bezpośrednio, co oznacza, że odstęp np. 30 dni pomiędzy obiema umowami zobowiązuje do wydania świadectwa pracy. Niezależnie od powyższego, pracownik może żądać wydania świadectwa pracy, nawet jeśli bezpośrednio nawiązał kolejną umowę o pracę.

Pracownicy domagają się czasem od pracodawcy listu referencyjnego, który mogliby wykorzystać przy ubieganiu się o pracę u nowego pracodawcy. Zwykle z takim żądaniem występują pracownicy, z którymi rozwiązany został stosunek pracy na podstawie porozumienia stron, lub którzy sami złożyli wypowiedzenie umowy o pracę. Przepisy prawa nie nakładają na pracodawcę obowiązku wydania takiego dokumentu. Pracodawca może go jednak dobrowolnie wystawić. Powinien jednak pamiętać, aby zawarte w nim informacje były zgodne z prawdą. Przykładowo, jeśli pracodawca wypowiedział umowę o pracę z powodu nierzetelności pracownika, nie powinien w liście referencyjnym wskazywać, że pracownik był sumienny i należycie wypełniał obowiązki służbowe. Teoretycznie, nowy pracodawca, jeśli zatrudni pracownika opierając się na takim liście, a następnie wykaże szkodę, którą poniósł z tego tytułu, mógłby dochodzić odszkodowania od poprzedniego pracodawcy z tytułu deliktu. W takim przypadku bezpiecznym rozwiązaniem dla pracodawców jest wystawianie listów referencyjnych, w których wskazany będzie jedynie zakres obowiązków pracownika. Taki list będzie miał charakter neutralny, a dla pracownika wciąż użyteczny, gdyż będzie zawierał więcej informacji niż świadectwo pracy.