Wykonywanie przez pracownika obowiązków służbowych poza stałym miejscem pracy określane jest zazwyczaj mianem podróży służbowej lub delegacji (oddelegowania). W praktyce pojęcia te używane są zamiennie, mimo iż zakwalifikowanie wyjazdu pracownika jako podróży służbowej bądź oddelegowania pociąga za sobą odmienne skutki prawne. W szczególności, w zależności od kwalifikacji prawnej danego wyjazdu, pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty pracownikowi diety i innych świadczeń związanych z podróżą służbową.

Termin oddelegowania

Zgodnie z art. 775 kodeksu pracy podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadań służbowych poza stałym miejscem pracy, w terminie i państwie określonym przez pracodawcę. W konsekwencji, podróż służbowa charakteryzuje się trzema elementami: świadczeniem pracy poza stałym miejscem pracy, co do zasady określonym w umowie o pracę; odbywaniem owej podróży na polecenie pracodawcy i wykonywaniem w czasie wyjazdu zadań służbowych. Wszystkie te cechy muszą wystąpić łącznie (wyrok Sądu Najwyższego z 22 lutego 2008 r., I PK 208/07). Przepisy prawa pracy nie precyzują natomiast terminu oddelegowania. W tym miejscu należy posiłkować się definicją zawartą w dyrektywie 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady, zgodnie z którą za pracownika oddelegowanego uznaje się pracownika, który przez ograniczony czas wykonuje swoją pracę na terytorium innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej, niż państwo, w którym zwyczajowo pracuje.

Podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadań służbowych poza stałym miejscem pracy, w terminie i państwie określonym przez pracodawcę.

Zarówno prawo krajowe, jak i dyrektywa unijna nie wskazują maksymalnego czasu trwania podróży służbowej ani oddelegowania. W praktyce, poprzez analogię do art. 42 par. 4 kodeksu pracy (na mocy którego możliwe jest powierzenie pracownikowi innej pracy na okres do 3 miesięcy w roku kalendarzowym bez potrzeby zmiany warunków zatrudnienia), przyjmuje się, iż wyjazd pracownika stanowi oddelegowanie, a nie podróż służbową, jeżeli trwa on powyżej 3 miesięcy.

Wyraźne polecenie

W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się, że elementem przesądzającym o kwalifikacji danego wyjazdu jako podróży służbowej jest odbycie tego wyjazdu na polecenie pracodawcy. Ma ona na celu skonkretyzowanie obowiązków pracownika, określonych w umowie o pracę i nie wymaga akceptacji ze strony pracownika. W drodze polecenia nie można zmienić istotnych elementów umowy o pracę, w tym miejsca wykonywania czynność służbowych. Dlatego też, jeżeli z uwagi na długość danego wyjazdu pracownika niezbędna jest zmiana stałego miejsca pracy pracownika, wyjazd ten będzie stanowić oddelegowanie. Ponadto, jeżeli podjęcie podróży połączonej z wykonywaniem obowiązków służbowych następuje na drodze porozumienia między pracownikiem a pracodawcą, wyjazd ten również nie będzie kwalifikowany jako podróż służbowa – brak jest bowiem elementu polecenia (wyrok Sądu Najwyższego z 20 lutego 2007 r., II PK 165/06).

Kwoty diety

W zależności od kwalifikacji danego wyjazdu służbowego, pracodawca będzie miał odmienne obowiązki wobec pracownika. Podwładny przebywający w takiej podróży będzie uprawniony do otrzymania diety i innych świadczeń na pokrycie kosztów z nią związanych, określonych w wewnętrznych regulacjach pracodawcy lub indywidualnej umowie o pracę. Postanowienia przepisów płacowych czy też umowy o pracę nie mogą ustalać kwoty diety z tytułu podróży krajowej lub zagranicznej w wysokości niższej niż przewidziana przepisami rozporządzeń obowiązujących pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Natomiast w przypadku pracownika oddelegowanego pracodawca nie jest zobowiązany do wypłaty jakichkolwiek dodatkowych należności (np. diet) poza świadczeniami należnymi pracownikowi na mocy umowy o pracę, chyba że przepisy płacowe pracodawcy przewidują szczególne dodatki do wynagrodzenia z tytułu oddelegowania.

Prawo polskie

W przypadku oddelegowania do innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej wobec polskich pracowników, co do zasady, zastosowanie nadal znajdują przepisy prawa polskiego. Wyjątek od tej zasady ustanawia art. 3 ust. 1 dyrektywy 96/71/WE, zgodnie z którym pracodawca delegujący pracownika na terytorium innego państwa członkowskiego zobowiązany jest do zapewnienia mu warunków zatrudnienia obowiązujących w tym państwie m. in. w zakresie maksymalnych norm czasu pracy, minimalnej stawki wynagrodzenia, wraz ze stawką za nadgodziny, czy też ochrony zdrowia, bezpieczeństwa i higieny w miejscu pracy. W konsekwencji, pracodawca delegujący pracownika np. na terytorium Niemiec będzie zobowiązany ukształtować warunki pracy pracownika delegowanego, mając na uwadze niemieckie przepisy prawa pracy i wykształconą w tym kraju praktykę.

Niezależnie od skutków na gruncie prawa pracy, kwalifikacja wykonywania przez pracownika zadań służbowych poza granicami Polski będzie pociągać za sobą określone konsekwencje w zakresie prawa podatkowego.

Katarzyna Kopylowska, prawnik z Kancelarii prawnej DLA Piper