Jeżeli pracownik nie jest w stanie dojechać do miejsca pracy, powinien jak najszybciej powiadomić o tym pracodawcę, najpóźniej następnego dnia. Zaspy, zamiecie śnieżne oraz niskie temperatury mogą usprawiedliwić nieobecność, jeśli firma uzna, że rzeczywiście uniemożliwiły one stawienie się w pracy. Dlatego pracownicy powinni np. uzyskać z gminy zaświadczenie o ciężkiej sytuacji spowodowanej warunkami pogodowymi.

– W przypadku indywidualnych zdarzeń, takich jak zakopanie się samochodem w zaspie, jeśli została wykorzystana pomoc policji lub straży pożarnej, należy postarać się o stosowne zaświadczenie o udzielonej pomocy – wyjaśnia adwokat Paweł Sulowski z kancelarii adwokackiej w Warszawie.

Za taką usprawiedliwioną nieobecność pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia. Aby nie stracić prawa do niego, może jednak wykorzystać urlop na żądanie. Przysługują mu cztery takie dni w roku, które są odliczane z urlopu wypoczynkowego.

Gdy pracownik przez złe warunki pogodowe wie, iż spóźni się do pracy, powinien spróbować umówić się z pracodawcą na odpowiednie odpracowanie zaległych godzin w późniejszym terminie

Jednak w tym przypadku należy niezwłocznie zgłosić nieobecność, jeszcze przed rozpoczęciem godzin pracy. Paweł Sulowski proponuje jeszcze inne, bardziej nieoficjalne rozwiązanie, obecnie bardzo powszechnie stosowane w firmach.

Gdy pracownik przez złe warunki pogodowe wie, iż spóźni się do pracy, powinien spróbować umówić się z pracodawcą na odpowiednie odpracowanie zaległych godzin w późniejszym terminie. Ta niesformalizowana forma porozumienia jest powszechna ze względu na łatwość rozwiązania dla obu stron.

Pracodawca musi jednak pamiętać, że odpracowywanie spóźnienia po zakończeniu zwykłej dniówki może być potraktowane jako praca w godzinach nadliczbowych.

Warto wspomnieć, że przy usprawiedliwieniu nieobecności, o ile nie zostało to wyszczególnione w regulaminie pracy, pracownik może powiadomić zwierzchnika w dowolny sposób o absencji. Powinien jednak zrobić to tak, by móc w razie konfliktu z pracodawcą udowodnić zgłoszenie nieobecności.

Warto podkreślić, że pracownikowi, który posiada przynajmniej jedno dziecko w wieku poniżej czternastego roku życia, przysługują dodatkowo dwa dni urlopu tzw. rodzicielskiego służące do opieki nad dzieckiem z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Urlop ten może być wykorzystany między innymi w razie zamknięcia szkoły lub przedszkola z powodu złych warunków atmosferycznych. Podobnie jak w przypadku urlopu na żądanie należy poinformować pracodawcę o nieobecności przed rozpoczęciem godzin pracy.