Od niedzieli pracodawców czeka mniej papierkowej roboty. Wtedy bowiem wchodzi w życie ustawa deregulacyjna bis. Zdejmuje ona z firm niektóre obowiązki administracyjne i ułatwia prowadzenie działalności. Problem mogą mieć jednak pracownicy. Ponieważ firma będzie wydawała druki ZUS RMUA raz na rok, to może być im trudniej potwierdzić chociażby prawo do nieodpłatnego leczenia.

Na wniosek pracownika

Zgodnie z ustawą z 16 września 2011 r. o redukcji obowiązków informacyjnych oraz o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców (Dz.U. nr 232, poz. 1378) firmy nie będą musiały (tak jest obecnie) co miesiąc przedstawiać zatrudnionym druku RMUA. Płatnik będzie przekazywał go ubezpieczonemu w podziale na poszczególne miesiące, za rok ubiegły w terminie do 28 lutego roku następnego. Zrobi to w formie pisemnej lub za zgodą ubezpieczonego – w elektronicznej. Częstsze wystawianie druków będzie możliwe, ale na wyraźny wniosek zainteresowanego.

– Dzięki temu firmy poświęcą mniej czasu na wypełnianie papierków – mówi Jeremi Mordasewicz z PKPP Lewiatan.

Dodaje jednak, że rzadsze przekazywanie druku ZUS RMUA może spowodować, że pracownikom będzie trudniej kontrolować stan konta w otwartym funduszu emerytalnym i ZUS. Dla własnego bezpieczeństwa powinni na bieżąco sprawdzać, czy firma odprowadza regularnie składki. Ubezpieczony, który uważa, że informacje zawarte na druku są niezgodne ze stanem faktycznym, może zgłosić na piśmie lub do protokołu do płatnika składek, w terminie trzech miesięcy od otrzymania dokumentu, wniosek o ich sprostowanie. Firma będzie musiała wtedy wydać nowy RMUA. W razie gdy odmówi sprostowania, sprawą zajmie się ZUS. To on rozstrzygnie, czy dane na druku są prawidłowe. Jeśli uzna, że nie, sam wyliczy kwoty składek, jakie powinny być potrącone z pensji ubezpieczonego.

Krótsze przedawnienie

Ustawa zawiera też inne ułatwienia dla prowadzących działalność gospodarczą. Należności ZUS i płatników przedawnią się po pięciu latach, a nie jak obecnie – po 10. To oznacza, że zakład będzie miał mniej czasu na ściągnięcie od dłużnika niezapłaconych składek. Podobny termin będzie obowiązywał firmy domagające się od ZUS zwrotu nadpłaconych składek.

– Skrócenie okresu przedawnienia oznacza, że zakład będzie musiał sprawniej egzekwować należności składkowe – mówi Przemysław Stobiński, radca prawny z CMS Cameron McKenna Dariusz Greszta Spółka Komandytowa.

Trzeba jednak pamiętać o wielu sytuacjach, które w rzeczywistości wydłużą ten okres. Są one wymienione w ustawie z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.). Zgodnie z nią nie ulegają przedawnieniu należności z tytułu składek zabezpieczone hipoteką lub zastawem. Jego bieg zostaje zawieszony od dnia podjęcia pierwszej czynności zmierzającej do wyegzekwowania składek, o której dłużnik został zawiadomiony, do dnia zakończenia postępowania egzekucyjnego. Przedawnienie przerywa ogłoszenie upadłości, potem rozpoczyna się na nowo od dnia następującego po uprawomocnienia się postanowienia o ukończeniu postępowania upadłościowego lub jego umorzeniu.

Chudsze archiwum

Od 1 stycznia skraca się również czas, przez który pracodawcy muszą przechowywać dokumenty potwierdzające odprowadzenie składek, czyli deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne oraz dokumenty je korygujące. Obecnie muszą je trzymać przez 10 lat, po zmianach okres ten zostanie skrócony do pięciu lat, licząc od dnia ich przekazania do ZUS w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. W dalszym ciągu przez 10 lat będą archiwizowane dokumenty przesłane do ZUS do końca bieżącego roku. Jako pierwsze przez pięć lat będą przechowywane dokumenty za grudzień 2011 r., które trafią do zakładu na początku stycznia 2012 roku.

Etap legislacyjny

Wchodzi w życie 1 stycznia 2012 r.