Podróż służbowa polega na tym, że pracownik, na polecenie pracodawcy, wykonuje zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy (art. 775 par.1 k.p.). Definicja ta składa się z 3 elementów: podróż jest odbywana poza miejscowością, w którym pracownik stale wykonuje pracę, pracownik odbywa ją na polecenie pracodawcy, w czasie podróży pracownik wykonuje zadanie określone przez pracodawcę. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 22 lutego 2008 r. (I PK 208/07) wszystkie te cechy muszą wystąpić łącznie.

Podroż służbowa stanowi dla danego pracownika zjawisko nietypowe i wyjątkowe. Jeśli normalne obowiązki pracownika wymagają lub polegają na ciągłym przemieszczaniu się, wykonując te obowiązki nie odbywa on podroży służbowych. Z tego powodu np. przedstawiciele handlowi, których praca polega na przemieszaniu się w obrębie zdefiniowanego obszaru geograficznego, w czasie pracy wykonywanej w granicach tego obszaru nie są w podróży służbowych, ale wykonują swoje zwykle obowiązki.

Pracownik przebywający w podróży służbowej po jej zakończeniu wraca do swoich dotychczasowym obowiązków i miejsca, w którym wykonuje zwykle swoje obowiązki. Odbywanie podroży służbowej nie wpływa na treść umowy o pracę i nie wymaga jej modyfikacji.

Oddelegowanie polega natomiast na czasowej zmianie miejsca wykonywania pracy. W związku z tym, że miejsce pracy stanowi jeden z istotnych elementów umowy o pracę, jego zmiana wymaga dokonania jej modyfikacji. Gdy oddelegowanie nie następuje na podstawie polecenia, lecz jest wynikiem porozumienia między pracodawcą a pracownikiem, prowadzącego do okresowej zmiany rodzaju oraz stałego miejsca pracy, nie jest podróżą służbową (por. wyrok SN z 20 lutego 2007 r., II PK 165/06).