Przedsiębiorcy protestują przeciwko obowiązkowi przechowania papierowej dokumentacji pracowniczej przez pół wieku. Chcą ją archiwizować w formie elektronicznej.

– To jest prawdziwy koszmar. Pracownik pracuje w naszej firmie przez dwa lub trzy dni, a my musimy przechowywać jego teczkę osobową przez 50 lat. Z tego też powodu zgromadzona przez nas dokumentacji mierzy ponad pół kilometra! – mówi Tomasz Szpikowski, przewodniczący Rady Nadzorczej Work Service.

Dodatkowo firmy za przechowywanie oraz nadzór nad dokumentacją pracowniczą muszą słono płacić.

Agnieszka Bulik, prezes Związku Agencji Pracy Tymczasowaj, podkreśla że w dobie informatyzacji należy zezwolić pracodawcom na przechowanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Dodatkowo tak zapisane świadectwo pracy powinno być archiwizowane przez pracodawcę tylko przez pięć lub 10 lat.

Ustawa z 18 grudnia 2002 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 241, poz. 2074) nałożyła obowiązek przechowywania tego rodzaju dokumentacji przez 50 lat w odpowiednich warunkach. Takie rozwiązanie powoduje, że pracownicy nie mają żadnych powodów do niepokoju w razie upadłości czy likwidacji pracodawcy. Zasady przechowywania dokumentacji zostały uściślone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).

Pomysłodawcą skrócenia okresu przechowywania dokumentacji do 5 lat jest PKPP Lewiatan. Projekt w tej sprawnie wciąż czeka na przekazanie rządowi i posłom. Ci jak na razie skrócili tylko czas przechowywania dokumentacji przekazywanej przez firmy do ZUS. Od nowego roku będą musieli ją archiwizować przez 5 lat, a nie jak obecnie przez 10 lat.

Propozycję pracodawców dotyczącą przechowywania dokumentów pracowniczych krytykują związkowcy. Ich zdaniem może to doprowadzić do sytuacji, że wiele osób dostanie niższe emerytury, niż to wynika z wysokości odprowadzonych do ZUS składek.



– Zawsze musi być możliwość otrzymania kopii świadectwa pracy, bowiem dokument wydany pracownikowi może ulec zniszczeniu, np. w czasie pożaru czy powodzi – zauważa Wiesława Taranowska, wiceprzewodnicząca OPZZ.

Propozycję pracodawców krytykują także archiwiści. Zwracają uwagę, że w przeszłości pracodawcy niszczyli dokumentację płacową po 12 latach. Firmy przestrzegające tych zasad nieumyślnie doprowadziły do tego, że wielu zatrudnionych przez nich pracowników otrzymuje zaniżone emerytury.

– Nie wiemy, jakie będą zasady ustalania wysokości emerytury za 20 – 30 lat. Może się okazać, że w obecnie wystawianych świadectwach pracy nie będzie informacji istotnych w przyszłości – mówi Jolanta Louchin, dyrektor Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku.

Zwraca także uwagę, że przedsiębiorcy lansując tezę o elektronicznym przechowywaniu dokumentów, nie biorą pod uwagę postępu technologicznego.

– Przechowanie dokumentów na elektronicznych nośnikach jest bardzo drogie, bowiem każdy taki dokument musi być co kilka lat sprawdzany, czy nie zawiera błędów czy nośnik nie uległ uszkodzeniu. Konieczne jest także przegrywanie takie dokumentu na przykład z dyskietki na płytę DVD. Do tego każda zmiana musi być potwierdzona kwalifikowanym podpisem – wyjaśnia Jolanta Louchin.

Zwraca uwagę, że w przypadku uszkodzenia takiej płyty nie ma możliwości naprawienia błędu. Z tego też powodu 32 archiwa państwowe na terenie całego kraju przechowują papierową dokumentację pracownicza z 5454 firm, zakładów pracy, instytucji. W sumie jest to około 40 km bieżących. Także 225 prywatnych przechowawców zarejestrowanych w urzędach marszałkowskich także przechowuje papierową dokumentację.

25 zł rocznie musi zapłacić firma archiwum za przechowywanie metra bieżącego dokumentacji