– To jest prawdziwy koszmar. Pracownik pracuje w naszej firmie przez dwa lub trzy dni, a my musimy przechowywać jego teczkę osobową przez 50 lat. Z tego też powodu zgromadzona przez nas dokumentacji mierzy ponad pół kilometra! – mówi Tomasz Szpikowski, przewodniczący Rady Nadzorczej Work Service.

Dodatkowo firmy za przechowywanie oraz nadzór nad dokumentacją pracowniczą muszą słono płacić.

Agnieszka Bulik, prezes Związku Agencji Pracy Tymczasowaj, podkreśla że w dobie informatyzacji należy zezwolić pracodawcom na przechowanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Dodatkowo tak zapisane świadectwo pracy powinno być archiwizowane przez pracodawcę tylko przez pięć lub 10 lat.

Ustawa z 18 grudnia 2002 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 241, poz. 2074) nałożyła obowiązek przechowywania tego rodzaju dokumentacji przez 50 lat w odpowiednich warunkach. Takie rozwiązanie powoduje, że pracownicy nie mają żadnych powodów do niepokoju w razie upadłości czy likwidacji pracodawcy. Zasady przechowywania dokumentacji zostały uściślone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).

Pomysłodawcą skrócenia okresu przechowywania dokumentacji do 5 lat jest PKPP Lewiatan. Projekt w tej sprawnie wciąż czeka na przekazanie rządowi i posłom. Ci jak na razie skrócili tylko czas przechowywania dokumentacji przekazywanej przez firmy do ZUS. Od nowego roku będą musieli ją archiwizować przez 5 lat, a nie jak obecnie przez 10 lat.

Propozycję pracodawców dotyczącą przechowywania dokumentów pracowniczych krytykują związkowcy. Ich zdaniem może to doprowadzić do sytuacji, że wiele osób dostanie niższe emerytury, niż to wynika z wysokości odprowadzonych do ZUS składek.